Організація документообігу - Практическая работа

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба). Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід прати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами.Кореспонденцію і телеграми приймають централізовано - у загальному відділі (канцелярії, спеціально призначеним І тінником або секретарем). У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник. Якщо на конверті є напис "Терміново", "Вручити негайно", секретар зазначає час отримання документа. Під час розкриття конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Розкриваючи кореспонденцію, конверти необхідно зберігати у таких випадках: - якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа (документи, представлені на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки, пропозиції, заяви, скарги громадян, акти);Метою попереднього розгляду документів є виділення тих, що потребують обовязкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обовязків, визначення необхідності реєстрації документів, а також і мовлення термінів виконання документів, які передають структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. Під час попереднього розгляду документів слід рукатися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів. На розгляд керівника установи та його заступників передають закони України, акти та кореспонденцію мої Ради України, Президента України, Кабінету міністрів України, інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, з принципових питань діяльності установи, які потребують вирішення керівництвом.Реєстрації підлягають документи всіх форм засвідчення. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Децентралізовану реєстрацію документів застосовують в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально розєднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи. Кожен документ реєструють в певній установі лише один раз: вхідні документи - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час внутрішні та вихідні документи - у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють. Під час реєстрації документам надають умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструють, та індексу за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року. Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси. Порядок реєстрації пропорцій, заяв і скарг громадян здійснюють за "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, обєднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб.Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. При

План документ картотека кореспонденція

1. Документобіг як рух потоків управлінської документації

2. Приймання вхідних документів

3. Попередній розгляд документів

4. Реєстрація документів, загальні положення

5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів

6. Форми реєстрації документів

7. Компютеризована реєстрація документів

8. Розгляд документів керівниками закладів та структурних підрозділів

9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Висновок

Список використаних джерел

1. Документообіг як рух потоків управлінської документації