Оптимизация механизма документационного обеспечения деятельности организации - Дипломная работа

Документация любой организации состоит из значительного количества документов, каждый из которых имеет свои особенности. Зачастую документы не соответствуют действующим нормативам, ГОСТАМ и инструкциям. Вместе с тем управление современными организациями сталкивается не только с многочисленностью видов и разновидностей документов, сложностью их состава, требованиями к приданию документам юридической силы, хранению и архивированию документов, но и с необходимостью постоянного обновления знаний работников в области делопроизводства в соответствии с постоянно обновляемыми законодательными и нормативными актами. В то же время повышение юридической значимости документов под воздействием экономических факторов обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Систематизировать и раскрыть основные правила документационного обеспечения основных направлений деятельности предприятий; обосновать необходимость применения электронного документирования в организациях и его особенностей.В первой главе дипломного проекта было выявлено, что система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Анализ системы документационного обеспечения, представленный во второй главе дипломного проекта, был осуществлен по материалам МУП «Водоканал», основным направлением деятельности которого является производство многофункциональных квартирных щитков электропитания, устройств защитного отключения. Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом МУП «Водоканал» является отсутствие или недостаток каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно: 1) не усовершенствованные инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников; Исследование системы документационного обеспечения управления МУП «Водоканал» выявило, что для совершенствования системы документационного обеспечения, необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по делопроизводству, в который должны входить положение о функциональной службе документационного обеспечения и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства.