Общие проблемы внедрения систем документооборота - Курсовая работа

На современном предприятии существуют документы двух видов: бумажные и электронные. Несмотря на то, что соотношение бумажный документ: электронный документ изменяется со временем в пользу последнего, на большинстве предприятий (особенно в России) по-прежнему используется бумажный документооборот, а электронные документы хранятся на не связанных между собой носителях (жесткие диски персональных компьютеров, флешки, компакт-диски, DVD-диски и т. д.). Такой вид делопроизводства применим в организациях, где обрабатывается сравнительно небольшое количество электронных документов. Если же количество ежегодно обрабатываемых документов превышает 4000-5000, то стоит организовать электронный документооборот. Система электронного документооборота - компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.Электронный документооборот, или (если сказать более широко) автоматизация процессов подготовки и согласования документов, находит все большее применение в различных сферах деятельности бизнеса и государства. Мировой рынок систем электронного документооборота является одним из быстрорастущих - по данным IDC его рост составляет до 8% в год, при этом наблюдается тенденция к его увеличению. Россия является одним из лидеров этого рынка - IDC сообщает, что российский рынок ECM/СЭД растет на 23% в год.Начнем с проблем, исходящих от руководства: 1. В первом случае руководство компаний обычно не имеет ясного понимания целей внедрения. Во втором случае руководство имеет очень много проблем, связанных с отсутствием документооборота. Чаще всего руководители могут рассуждать в таких случаях так: «У меня и так проблем много, мне не до каких-то там систем электронного документооборота!» Эта очень сложная ситуация, потому что трудно убедить руководство, что после внедрения СЭД многие проблемы предприятия, связанные с отсутствием упорядоченности, решатся. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств.Заказчики не всегда себе хорошо представляют, какие системы есть на рынке и как их выбирать. Прежде чем приступить непосредственно к выбору СЭД, необходимо иметь четкое представление о том, какие потребности должна удовлетворять внедряемая система. В противном случае может случиться, что уже при эксплуатации готовой СЭД обнаружится неожиданно, что система не обладает всем набором операций, которые необходимы заказчику. Нередки случаи, когда при выборе СЭД ориентировались только на популярность системы, которая является результатом эффективной маркетинговой деятельности ее производителя. Но если требуется большая функциональность, у компании есть филиалы, реальные возможности для расширения, то и систему выбирать надо с перспективой на будущее.И наконец приступим к рассмотрению экономических проблем внедрения систем электронного документооборота. Прямые издержки от внедрения СЭД составляют: · покупка лицензий (рассчитывается по количеству рабочих мест) Косвенные издержки от внедрения составляют: · обучение администраторов Здесь важно представить руководству компании данные о лишних затратах, вызванных отсутствием электронного документооборота и данные об экономическом эффекте от внедрения СЭД в аналогичных организациях. Как уже было сказано выше, сотрудники имеют обычно недостаточные знания о работе с ПК вообще и с электронными системами в частности.«Мир детства» уже 20 лет представляет на российском рынке и рынках стран СНГ детские товары под собственными брендами - «Мир детства» и «Курносики», а также представляет лучшие зарубежные бренды. «Мир детства» - это компания, в которой процессы, связанные с производством, закупками, продажами и логистикой тесно переплелись и запутались. Поэтому эффективность работы этой компании во многом связана с эффективностью потоков информации, т.е. с процессами документооборота. Конечно, за 20 лет существования компании многие бизнес-процессы были отшлифованы до блеска - были разработаны регламенты, сотрудники знают маршруты документов и понимают результат. Поэтому для пилотного проекта стали выбирать процесс либо сложный, с условиями, не относящийся к одному отделу-департаменту, либо пусть в процессе будет несколько департаментов, но процесс будет линейным и хорошо отлаженным», - писали впоследствии ответственные за проект.Заканчивая свою курсовую работу, хотелось бы сделать несколько важных выводов. Внедрение систем электронного документооборота позволяет существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов.

Содержание

Введение

1. Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота и пути их решения

1.1 Вступление

1.2 Организационные проблемы

1.3 Технические проблемы внедрения СЭД

1.4 Экономические проблемы внедрения СЭД

2. Общие проблемы внедрения СЭД на конкретном примере

2.1 Компания «Мир детства»

2.2 История внедрения СЭД в «Мире детства»

2.3 Проблемы внедрения СЭД в «Мире детства»

Заключение

Список использованной литературы