Общие правила и культура оформления документов - Курсовая работа

Современное общество трудно представить без документа - материализованной социальной информации, который неудержимо властно вторгается в мельчайшие микропоры социальной жизни и с каждым днем все больше подчиняет себе собственно человеческие, живые и неповторимые интенции и уникальные стратегии индивидуального существования. Любая профессиональная деятельность людей в организованном обществе предполагает явление культуры. Причины, влияющие на восприятие документа, позволяют инициировать формирование такого подраздела профессиональной культуры, как культура оформления делового документа, сформировать понятие и создать варианты его определения, лежащие в различных плоскостях знания: потребительское и философское. Анализ специальной литературы продемонстрировал, что целостного, многоаспектного исследования проблемы оформления делового документа как явления культуры, а также подготовки специалистов по данному вопросу в наше время не проводилось. Поскольку особую роль в оформлении документа играет выбор речевых средств, нами для отражения данной составляющей делового документа использовались труды в области филологии, языкознания, риторики и культуры речи (Т.Г.В документоведении документ рассматривается как материальный объект, носитель социальной информации, предназначенной для ее передачи и использования [3]. Культурологический анализ предопределяет интерпретацию документа как факта социума и культуры, в системе родовых понятий «общество», «человек», «культура». Не секрет, что понятия «культура», «общество», «человек», хотя и с разных сторон, но, в сущности, являются разными обозначениями одного и того же. Социальная информация представляет собой опыт совместной целесообразной деятельности индивидов, регламентирующей характер и вектор телесных движений (перформаций) для удовлетворения потребностей людей, начало которому было положено в первичных коллективных формах ограничения биологических движений и придания им культурной человеческой формы в виде половых и пищевых табу. Поэтому, любой артефакт является символом (знаком), который несет в себе «сумму технологий», репрезентирует «опредмеченную» информацию, которую в виде функциональных смыслов воспроизводят и прочитывают люди в процессе использования артефакта.Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией - ее формирование, оценку, обработку. При подготовке текста должны соблюдаться последующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдение требований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром. Несоблюдение вышеперечисленных требований значительно осложняет работу с документами. Документы обязаны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.Документы состоят из отдельных составляющих, которые принято называть реквизитами - другими словами требуемое, нужное (пер. с латин.). Совокупность реквизитов документа отображает его форму. А значит, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен по форме, принятой для этой группы документов. От полноты и качества оформления документа зависят доказательная (юридическая) сила, т.к. он служил свидетельством, подтверждающим факт, операцию, позицию. Все документы оформляются на бумаге определенных размеров - форматов, подходящего качества (плотности и белизны).В соответствии с ГОСТ 6.38-90 учтен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов: 1) все страницы, помимо первой, нумеруются. В случае если текст документа печатается с двух сторон, тогда лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными; 2) номер страницы наносится на верхнее поле листа в центре, на дистанции минимум 10 мм от верхнего обреза (края); 3) номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова “страница”, его сокращенных вариантов “стр.” либо “с” и знаков тире (черточек). Дата проставляется одной строкой арабскими цифрами, разделенными точками, без переносов в последовательности: число - месяц - год.В документах допускаются общепризнанные сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. Приведем пример наиболее известных сокращений: село - с.; поселок - П.; поселок городского типа - ПГТ. Перед указанием городов Москва и С-Петербург буква “Г” не ставится. Буква “Г” кроме того не ставится перед наименованиями городов, в заглавии которых наличествует слово “город” (Новгород, Волгоград). Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство - м-во; завод - з-д; производство - пр-во; район - р-н; хозяйство - хоз-во; количество - колво; человеко-час - чел-час, и т.п.Числа в обозначениях (ма

Содержание

Введение

1. Культура оформления документа

2. Исследование понятия «документ» по словарям и специальной литературе

3. Общие правила оформления документов

3.1 Общие требования

3.2 Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

3.3 Нумерация страниц, оформление дат

3.4 Правила сокращения слов

3.5 Правила написания чисел в оформлении документов, физических величин, математических формул

3.6 Оформление таблиц в документах

3.7 Корректурные знаки при правке деловых документов, знаки препинания и символы

Заключение

Список литературы