Нормативне забезпечення електронного документообігу - Реферат

Питання необхідності автоматизації управління документообігом давно перейшов у практичну площину, і більше російських підприємств впроваджують в собі системи електронного документообігу (>СЭД), дозволяючи організаціям вже в власні досвід оцінити переваги нову технологію роботи з документами. Необхідність в автоматизації управління документообігом різні організації сьогодні бачать по-різному: одні - щодо підвищення ефективності організаційно-розпорядчого документообігу, інші - щодо підвищення ефективності роботи функціональних фахівців, створюють документи і використовують в буденній праці, і тільки деякі приділяють увагу обом аспектам.У межах автоматизації процесу обробки документа з його створення, або отримання, відправки кореспонденту чи завершення виконання й списання до справи має бути забезпечене рішення наступних функцій:-реєстрація яка входять у організацію документів, що виходять з організації документів і майже внутрішніх документів; Використання системи електронного документообігу дозволяє організувати передачу даних про перебіг виконання документів які є у електронному вигляді, що якісно змінює організацію контролю виконання документів. Картки зареєстрованих централізовано документів з резолюціями керівництва розсилаються в електронному вигляді співробітникам відповідних підрозділів. Принаймні до появи даних про перебіг виконання документів ці дані вносять у систему. Збереження текстів документів мають у електронному вигляді дозволяє реалізовувати повнотекстовий пошук, що відкриває принципово нові можливості під час інформаційно-довідкової роботи, наприклад, дозволяє робити тематичні добірки документів з їхньої змісту.За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу. Законодавство регулює суперечності між потребами особи, суспільства та держави в розширенні вільного обміну інформацією й окремими обмеженнями на її поширення. У табл.1 подано перелік Законів України, Указів Президента України, Постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і Постанов окремих міністерств, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, а, власне, два із цих законодавчих актів безпосередньо стосуються предмету дослідження. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа, а електронний документообіг (обіг електронних документів) як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. У Законі визначено терміни: електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними повязані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних; електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Закон також визначає: - особливості застосування електронного цифрового підпису;Роль систем автоматизації паперового діловодства і документообігу за умов консервативного стилю роботи з документами, який зумовлено особливостями законодавства, що вимагає чіткого документального підтвердження всіх кроків у різноманітних областях діяльності організації, безперечно, велика. Проте розвиток інформаційних технологій поступово відсуває паперовий документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. Справді, хоча за традиційному діловодстві першочерговим обєктом автоматизації є ведення картотек, то ніщо корисно включити в автоматизовану систему можливість звязку картки з електронним чином документа (текстом, графічним зображенням, аудіо-чи відеозаписом). Одначе відсоток таких документів мають у загальному обсязі щодо невеликий, а переклад в електронну форму принаймні багаторазово прискорить їх пошук і освоєння підвищить доступність у випадках, коли електронної копії до роботи досить.

Зміст

Вступ

1. Поняття електронного документа

2. Нормативне забезпечення електронного документообігу

3. Електронний підпис

Висновок

Список літератури