Организация работы с документами. Организационные структуры службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь. Должностной, численный состав службы. Организационные документы. Требования к организации рабочих мест и труда персонала службы.
Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Я считаю, что изучение данного предмета актуально в наше время, так как делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе. рассказать о должностном и численном составе службы ДОУ; В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений. Выполняет функции: подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; анализ документов, подготовленных структурными подразделениями; подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями; организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т.д. четках формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. Основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «…кроме конфиденциальных документов» и пр.). В разделе «Документирование» определяются: вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию; виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности; общие правила документирования; правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения; порядок изготовления и размножения документов; правила оформления и заверения копий и приложений; порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов; порядок работы исполнителей с документами. Раздел «Оперативное хранение документов» содержит: общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях; порядок составления номенклатуры дел организации; правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.В свою очередь, одной из главных обязанностей работодателя (его полномочного представителя в лице руководителя предприятия и соответствующего структурного подразделения, включая службу ДОУ) является поддержание в каждом помещении (на каждом рабочем месте) условий, полностью соответствующих требованиям охраны труда. Тем не менее рабочие места с ПК не следует располагать в непосредственной близости от технологического оборудования, создающего помехи в работе. В помещениях, в которых работа с использованием ПК является основной и связана с нервно - эмоциональным напряжением, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата, предусмотренные для категории работ 1а и 1б. В помещениях, в которых работа с использованием ПК является вспомогательной, температура, относительная влажность и скорость движения воздуха должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений. Содержание вредных химических веществ в помещениях, в которых работа с использованием ПК является основой, не должно превышать пред
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
