Номенклатура справ - Курсовая работа

У наші дні, коли відбувається модернізація форм управлінської та економічної діяльності, зявилися нові види документів, повязані з підприємницькою діяльністю, збільшується електронний документообіг, питання впорядкування роботи з документами і особливо їх систематизації і класифікації виступають на перший план. Одним з давно апробованих та ефективних інструментів систематизації та класифікації великих документальних комплексів, що утворюються в процесі діяльності організацій, є складання номенклатур справ. Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, які повинні бути заведені в діловодстві організації в майбутньому діловодної році відповідно до структури організації, її функціями та завданнями, із зазначенням термінів зберігання справ.Номенклатура справ - це розроблений за встановленою формою систематизований перелік найменувань (заголовків) справ, що заводяться підприємством (організацією, установою) у процесі здійснення своєї діяльності, із зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ - це систематизований список найменувань справ, що заводяться в діловодстві, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджений в установленому порядку. Документи, присвячені певного питання чи ділянці діяльності організації, після виконання групуються у справу. Номенклатура справ необхідна для розподілу та групування виконаних документів у справи, для закріплення індексації справ, для встановлення термінів зберігання, для створення довідкової картотеки виконаних документів і служить обліковим документом в архіві організації для справ тимчасового зберігання до 10 років включно. Рекомендується зведена форма номенклатури справ, що складається з номенклатур всіх підрозділів.Велике значення для підвищення ефективності примірної номенклатури справ в якості методичного посібника з класифікації та систематизації документів при складанні індивідуальних номенклатур справ має встановлення термінів зберігання документів у номенклатурі справ. Терміни зберігання справ, включених в зразкову номенклатуру справ, визначаються виходячи з їх наукової та практичної цінності відповідно до чинних типових та галузевими (відомчими) переліків документів, а також переліками документів, що підлягають передачі на державне зберігання. Прикладом типового переліку, який необхідно використовувати при визначенні термінів зберігання в номенклатурі справ є Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення у взаємозвязку із загальним комплексом документів за погодженням з відповідним органом управління архівною справою. При розробці примірних номенклатур справ перевіряються і уточнюються терміни зберігання справ, встановлені конкретними індивідуальними номенклатурами.Вивчення особливостей, притаманних організації діловодства підприємства, а в необхідних випадках - його структурних підрозділів (самостійних ділянок документування), беручи до уваги зміст його діяльності, обсяг, інтенсивність і склад документообігу, організаційну структуру і штатну чисельність, розподіл повноважень по роботі з документами між посадовими особами і т. п.; Уточнення заголовків справ, включення резервних індексів, призначених для справ, що заводяться з тих чи інших причин протягом календарного року; При визначенні переліків документів, що утворюються в діяльності підприємств (організацій, установ), та термінів їх зберігання слід керуватися: - Установчими документами підприємства; - Положеннями про структурні підрозділи підприємства; "переліками документів, що утворюються в діяльності підприємств, із зазначенням термінів зберігання; - Номенклатурами справ за попередні 3-5 років; - Описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання; - Документами з планування діяльності та звітності про її результати. Вона включає 12 розділів, в рамках яких перераховані документи, повязані з різним функціональним групам (видами документації), в тому числі: документації, що відбиває організаційно-розпорядчі функції управління; документації з планування діяльності; документації по ціноутворенню, фінансування, кредитування та оподаткування діяльності; документації по звітності та обліку результатів діяльності; документації з організації економічних, науково-технічних і культурних звязків; документації з інформаційного обслуговування; документації з організації праці і трудових відносин; документації з кадрів (персоналу); документації по матеріально-технічному забезпеченню; документації з адміністративно-господарського обслуговування; документації з соціально-побутового розвитку; документації з питань діяльності профспілкових органів (організацій). Заголовок справи повинен складатися з елементів, розташованих в наступній послідовності: - Назва виду справи (листування, журнал і т. д.) або різновиду документів (протоколи, накази і т. д.); - Назва підприємства або структурног

Зміст

Введення

Глава 1. Номенклатура справ, її сутність і зміст

1.1 Номенклатура справ: визначення та функціональне призначення

1.2 Оформлення строків зберігання справ

Глава 2. Розробка номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ

2.1 Загальний порядок розробки номенклатури справ

2.2 Особливості розгляду номенклатури справ структурного підрозділу

2.3 Формування і зберігання справ

Висновок

Список використаної літератури