Наукова організація формування архівних документів та їх класифікація - Курсовая работа

Сучасне архівознавство базовим елементом класифікації вважає архівний фонд, основним правилом організації якого є неподільність, що випливає з принципу походження (провенієнц принципу) і вимагає збереження архівного фонду в цілісності: без поділу, вилучення або долучення документів для забезпечення його повної достовірності та інформаційної цінності. Класифікація архівних документів здійснюється на рівнях НАФ (див. розділ 4 "НАФ України, його структура та правові засади") архівної установи та архівного фонду. Архівісти не одразу дійшли висновку про необхідність групування документів за архівними фондами. Вона призводила до руйнування цілісності архівних фондів, що ускладнювало пошук архівної інформації. Формування Національного архівного фонду України, входження його ретроспективної інформації у світовий комунікативний простір вимагають перегляду основ класифікації архівних документів.Нині термін "архівний фонд" розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно повязаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи. В діяльності кожного фондоутворювача виникає комплекс документів, який називають документальним фондом. Класифікація документів за архівними фондами з дотриманням принципу неподільності має важливе значення як для раціонального розміщення документів в архівах, так і для розподілу документів у межах конкретного архіву. Комплекс робіт по визначенню фондової належності документів, створенню на наукових засадах архівних фондів та встановленню їх хронологічних меж називається фондуванням. При фондуванні перед архівістами щоразу постає питання: яка установа чи організація може бути фондоутворювачем, а яка ні?Фондом особового походження називають архівний фонд окремої особи, сімї, роду, який утворився впродовж їх життя і діяльності. Фонди особового походження діляться на особові, сімейні та родові. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сімї Терещенків, родини Грушевських, особові фонди професорів В. Фондоутворювачами можуть бути державні, політичні й громадські діячі, видатні вчені, діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли документи, що мають певну культурно-історичну цінність. Кожен фонд особового походження - це єдиний комплекс документів, котрий не може розпорошуватися, навіть якщо фондоутворювач жив і діяв у різні історичні епохи.У процесі фондування чи підготовки документів до передання на архівне зберігання інколи виникає необхідність визначення фондової належності документів. І якщо на обкладинках справ у більшості випадків вказано назву фондоутворювача, то під час роботи з документами цю назву можна визначити лише за змістом. Ознаками визначення фондової належності документів вважають окремі елементи, якщо в них міститься назва фондоутворювача. Фондову належність вхідних документів встановлюють за назвою установи-одержувача, реєстраційним штампом чи змістом документа. Фондову належність копій вихідних документів можна визначити за назвою установи - автора документа, яку вказано поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа.Обєднаним архівним фондом називають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з історично зумовленими звязками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними. Обєднані архівні фонди створюються для раціональнішого розміщення документів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату. Ознаку відомчої підпорядкованості фондоутворювачів використовують для обєднання в одному фонді документів фондоутворювача з документами підвідомчих йому установ, організацій, закладів, підприємств. За цією ознакою формують і обєднаний архівний фонд з документів адміністративно-господарських та інших установ багатоступеневої підлеглості, якщо вони утворюють такий єдиний комплекс, коли виділення навіть однієї структурної частини порушує його нормальну роботу. Головними передумовами раціонального створення обєднаних архівних фондів є точна класифікація документів в архівних фондах і правильний вибір ознак, за якими ці фонди можуть бути обєднані в один.Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією. На відміну від обєднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних звязків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Вибір і комбінація ознак залежить від змісту і форми документів та цілей створення колекції.Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо), а можуть бути створені в архіві за того ж ознакою з розрізне

Зміст

Вступ

Розділ 1. Класифікація документів у межах архіву

1.1 Архівний фонд як сукупність архівних документів

1.2 Особливості визначення меж фондів особового походження

1.3 Визначення фондової належності документів

1.4 Утворення обєднаних архівних фондів

Розділ 2. Архівна колекція як вид архівного фонду

2.1 Утворення архівних колекцій

2.2 Склад, структура, комплектування архівної колекції

Розділ 3. Класифікація документів у межах архівного фонду

Розділ 4. Класифікація архівних документів: проблеми і пошук

Висновки

Список використаних джерел