Культура делового общения секретаря - Дипломная работа

Под этикой в широком смысле понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведении, реализуемых в процессе общественной жизни. Базируясь на общечеловеческих нормах и правилах поведения, этические нормы служебных отношений имеют некоторые отличительные особенности.Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников. Этот вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю о посетителе, либо (при наличии соответствующих полномочий) сам дает разрешение зайти в кабинет. Следует просто открыть дверь; если руководитель не один или говорит по телефону - закрыть дверь и подождать, когда тот освободится; если же свободен - попросить разрешении войти. Если же хозяин отсутствует, то он может появиться в момент, когда посетитель закрывает дверь, и подумает, что тот выходит из его кабинета. Получив разрешение сесть, посетитель должен начинать излагать свой вопрос лишь после того, как хозяин покажет свою готовность к разговору, например словами: «Слушаю Вас».Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно. Так, худеньким женщинам лучше всего шить или покупать одежду из легких «торчащих» тканей или из тканей с большим ворсом. Женщинам, имеющим полную фигуру, больше идут ткани с мелким рисунком, продольными полосами и однотонные ткани темных расцветок (черные, коричневые, синие и т.п.). такой подбор красок и рисунков объясняется их световыми эффектами: в первом случае они как бы укрупняют фигуру, во втором - делают ее тоньше. Цвет ткани подбирается в зависимости от цвета и характера кожи, волос, лица женщины. Им также идут розовый и оранжевый цвета, оттенки черного, белого, серого цветов.Снимайте трубку не позже четвертого звонка. Подняв трубку, назовите свое учреждение, отдел и вашу должность. · Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это. · Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника. Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию.Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены о разосланы за 24 часа до совещания. Заканчивается этот этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками. Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками.Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия, обращаясь к нему следующим образом: «Вы не пробовали решить этот вопрос с…». Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.Во время телефонного звонка абонента Трубку звонящего телефона следует снимать после первого или второго звонка. Если секретарь переадресует телефонный звонок другому сотруднику В этом случае следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон. Чтобы избежать высказывания по телефону слишком откровенно и не проявить свою осведомленность в делах организации В этом случае следует ответить: «Этот вопрос не в моей