Корпоративные системы управления документами - достоинства и недостатки - Курсовая работа

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота. Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер.Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы электронного управления документами включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео-данные, и документы Web. Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям: Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания. Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции: - Обработка и хранение документов: регистрация; Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами. Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т.д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами.Электронный документооборот давно стал неотъемлемой частью ИТ-инфраструктуры большинства программных комплексов управления предприятием. Однако автоматизация документооборота, ставшая стандартом де-факто, имеет, кроме несомненных достоинств, и некоторые недостатки. Многие руководители вопросам автоматизации бизнес-процессов в целом и документооборота в частности не уделяют достаточно внимания - просто в силу незнания достоинств этого метода. Основные преимущества электронного документооборота состоят в том, что в результате его внедрения все структуры компании смогут работать в едином информационном пространстве, позволяющем существенно увеличить скорость обработки всех типов документов.Технология обмена электронными документами в системе защищенного электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи предназначена для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота между Абонентами системы электронного защищенного документооборота ПФР и органом ПФР и осуществляется в соответствии со схемой. Правовой основой для разработки данного документа являются федеральные законы от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерац

Оглавление

Введение

Глава 1. Системы электронного управления документами

1.1 Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация

1.2 Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами

1.3 Преимущества и недостатки корпоративных систем управления документами

Глава 2. Применение ЭУД в структуре пенсионного страхования

2.1 Структура ЭУД в деятельности ПФР

2.2 Участники системы защищенного электронного документооборота ПФР

2.3 Порядок информационного обмена

Заключение

Список используемых источников и литературы

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота.

Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер.

Примером статического изображения может быть чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия, сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простейшую рекламную презентацию или настоящий видеофильм.

Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Целью данной курсовой работы является характеристика систем электронного документооборота.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач: - исследование понятия информационных технологий, их видов и специфики;

- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов.