Рассмотрение предназначения электронных таблиц и основных областей их применения. Определение удобства использования наглядности представления информации. Характеристика Microsoft Excel. Изучение процесса подготовки различных табличных документов.
К объектам таблицы помимо уже упомянутых столбцов, строк и ячеек относятся диапазоны столбцов и строк, блоки ячеек, таблица в целом. Диапазоном столбцов (строк) называется последовательность нескольких подряд идущих столбцов (строк) таблицы. В самом простом случае имеет место однозначное соответствие вида и размеров фрагмента-оригинала и фрагмента-копии (ячейка в ячейку, строка в строку, столбец в столбец, блок в блок того же размера). Операция вставки фрагмента предполагает указание места вставки (ячейки, определяющей начало фрагмента) и направление сдвига ячеек для освобождения места вставляемому компоненту электронной таблицы. При этом числовые и текстовые константы используются непосредственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы, а вместо встроенных функций используются возвращаемые ими значения.Итак, в своей работе я попыталась рассказать об основных возможностях процессора Exel и технологии подготовки табличных документов Применение табличного процессора позволяет легко оптимизировать и ускорить работу по обработке информации, ведь не зря доказано что, представление информации в табличном виде позволяет более наглядно и лучше представить информацию.
План
Содержание
Введение
Компьютерные технологии подготовки табличных документов
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Трудно представить себе область нашей повседневной жизни, где бы ни было места для компьютеров и различной автоматизации с их использованием. Там где раньше использовалась пишущая машинка, калькулятор и другие средства автоматизации труда сейчас на смену им пришел компьютер.
Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы? Как показывает практика, для того, чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. А для правильного планирования нужно иметь точную, самую оперативную и удобочитаемую информацию.
Приведем один простой пример, связанный, скажем, с работой обыкновенного магазина. В магазине торгуют спичками, лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются, а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит, известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и, соответственно, терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.
Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течение недели и т.п. Какой человек справится с подобным объемом информации?
В наше время очень актуальным становиться фактор «старения информации». Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией месячной, а то и квартальной давности, то сегодня выписанный счет действует 3-10 дней, Price - list действителен в течение недели и т.д.
Нельзя не сказать и о наглядности представления информации. Для всестороннего анализа ситуации зачастую недостаточно одних лишь числовых показателей: особенно эффективны в этом отношении различные таблицы, графики, диаграммы, на которых все с первого взгляда ясно и понятно.
Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и, самое главное, где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки данных, да еще и чтобы информация всегда была «сегодняшней»?
Решение такой и ряда других подобных проблем, очевидно, лежит в области компьютерных технологий сбора и обработки информации. Скорее всего Вам необходим персональный компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит в самые короткие сроки решить поставленную задачу.
История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более пятнадцати лет, но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, это табличный процессор Microsoft Excel
Объектом исследования в данном реферате служат компьютерные технологии подготовки табличных документов.
Предметом исследования является изучение процесса подготовки различных табличных документов.
Цель исследования - подробно изучить процесс подготовки табличных документов. наглядность электронный таблица excel
Компьютерные технологии подготовки табличных документов
Ввод и редактирование данных в электронной таблице
В начале восьмидесятых годов в исследованиях по искусственному интеллекту сформировалось самостоятельное направление, получившее название "экспертные системы" (ЭС). Цель исследований по ЭС состоит в разработке программ, которые при решении задач, трудных для эксперта-человека, получают результаты, не уступающие по качеству и эффективности решениям, получаемым экспертом. Исследователи в области ЭС для названия своей дисциплины часто используют также термин "инженерия знаний", введенный Е.Фейгенбаумом как "привнесение принципов и инструментария исследований из области искусственного интеллекта в решение трудных прикладных проблем, требующих знаний экспертов".
После запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек является текущей или активной.
При необходимости редактирования данных в процессе ввода (до нажатия клавиши Enter) следует использовать клавиши Del и Backspace. Если же возникает необходимость изменения данных, уже имеющихся в ячейке, или после нажатия клавиши Enter, следует перейти в режим редактирования. Это может быть осуществлено двумя способами: либо нажатием соответствующей функциональной клавиши (обычно F2), либо установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.
Помимо редактирования данных на уровне ячейки в электронной таблице реализуется редактирование на уровне объектов таблицы. К объектам таблицы помимо уже упомянутых столбцов, строк и ячеек относятся диапазоны столбцов и строк, блоки ячеек, таблица в целом.
Диапазоном столбцов (строк) называется последовательность нескольких подряд идущих столбцов (строк) таблицы. Обычно диапазон обозначается именами (номерами) первого и последнего элементов с двоеточием между ними (например, C:F для диапазона столбцов и 6:8 для диапазона строк).
Блок ячеек представляет собой прямоугольный фрагмент таблицы, образованный пересечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками. Обозначается блок клеток адресами ячеек, стоящих в верхнем левом и правом нижнем углах прямоугольного фрагмента, с двоеточием между ними (например, G12:J15).
Для объектов электронной таблицы определены следующие операции редактирования, объединенные в одну группу: удаление, очистка, вставка, копирование. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки. Перед выполнением конкретной операции редактирования необходимо определить объект, над которым выполняется действие. По умолчанию таким объектом является текущая ячейка. Остальные объекты должны быть выбраны (выделены). Это обычно выполняется с помощью мыши или клавиатуры.
Операция очистки содержимого фрагмента электронной таблицы удаляет данные из его ячеек, оставляя на месте сами ячейки.
В отличие от очистки операция удаления приводит не только к очистке содержимого ячеек фрагмента, но и к удалению из электронной таблицы самих ячеек. Но при этом надо указать направление сдвига соседних с удаляемым фрагментом ячеек для заполнения освободившегося места. Обычно указываются направления влево и вверх.
Удаление строк и столбцов (равно как и их диапазонов) приводит к смыканию соответствующих соседних строк и столбцов.
При удалении фрагментов электронной таблицы происходит присвоение новых адресов ячейкам по результатам сдвига на место удаленных фрагментов.
Операция копирования фрагмента электронной таблицы предполагает указание фрагмента-оригинала и фрагмента-копии. Необходимо иметь в виду, что после выполнения копирования старое содержимое ячеек фрагмента-копии будет уничтожено. При этом должно соблюдаться определенное соответствие между указанными фрагментами.
В самом простом случае имеет место однозначное соответствие вида и размеров фрагмента-оригинала и фрагмента-копии (ячейка в ячейку, строка в строку, столбец в столбец, блок в блок того же размера). В этом случае для фрагмента-оригинала достаточно указать его начальную ячейку (для блока - это ячейка в правом верхнем углу).
При указании в качестве фрагмента-копии компонента электронной таблицы больших размеров необходимо, чтобы его длина и высота были кратны соответствующим размерам фрагмента-копии.
Операция вставки фрагмента предполагает указание места вставки (ячейки, определяющей начало фрагмента) и направление сдвига ячеек для освобождения места вставляемому компоненту электронной таблицы. Обычно указываются направления вправо и вниз.
Форматирование фрагментов электронной таблицы
Для правильного оформления таблицы в соответствии с требованиями для отдельных элементов (объектов) таблицы могут быть установлены различные параметры формата.
Формат ячейки (группы ячеек) представляет собой совокупность значений следующих параметров: формат представления значений;
выравнивание значений внутри клетки;
шрифтовое оформление;
оформление границ ячейки;
оформление фона ячейки.
Дополнительно для столбцов и строк таблицы устанавливаются соответственно ширина и высота.
Все указанные параметры форматирования устанавливаются либо с помощью операций из соответствующего меню, либо с помощью соответствующих кнопок-пиктограмм с предшествующим выделением объекта форматирования.
Вычисления в электронной таблице
Каждая ячейка электронной таблицы характеризуется следующими параметрами: адрес ячейки;
содержимое ячейки;
значение ячейки;
формат ячейки.
Обычно при выполнении операций копирования фрагментов фрагменту-копии передаются все свойства соответствующих ячеек фрагмента-оригинала, но возможна передача только содержания, значения или формата.
В качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).
В качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых констант, а также результатов вычисления выражений (формул).
Под выражением понимается совокупность операндов, соединенных знаками операций. В качестве операндов используются числовые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом числовые и текстовые константы используются непосредственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы, а вместо встроенных функций используются возвращаемые ими значения.
Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, например F7). Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком $ перед именем столбца и номером строки (например, $F$7). Возможна абсолютная адресация только столбца или строки ($F7 или F$7). При редактировании объектов электронной таблицы относительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются.
Состав и назначение встроенных функций в табличных процессорах
Встроенные функции имеют тот же смысл, что и в языках программирования высокого уровня, но в табличных процессорах их набор существенно больше. Существуют следующие группы встроенных функций: функции для работы с базами данных и списками;
функции для работы с датами и временными значениями;
функции для инженерных расчетов;
функции проверки свойств и значений;
логические функции;
функции для работы со ссылками и массивами;
математические функции;
функции для статистических расчетов;
текстовые функции;
финансовые функции.
Встроенная функция как операнд выражения записывается в виде: FUNCTION (список аргументов)
Здесь FUNCTION представляет собой имя встроенной функции (зарезервированное слово табличного процессора), а список аргументов задается в виде перечня объектов (числовых и текстовых констант, адресов ячеек, диапазонов строк и столбцов, блоков ячеек, имен встроенных функций), разделенных принятым в конкретной операционной среде символом-разделителем.
Для встроенных функций современных табличных процессоров характерны вложенность (задание одной встроенной функции как аргумента другой) и рекурсивность (задание в качестве аргумента встроенной функции имени такой же функции).
В приведенных ниже практических заданиях вы встретитесь с разнообразными встроенными функциями табличного процессора EXCEL, причем одна из них станет темой отдельного задания. Это одна из многочисленных финансовых функций Excel, а именно - функция расчета величины периодических выплат на основе постоянной процентной ставки банка. Функция имеет синтаксис: ПЛТ(ставка, кпер, нз, бз, тип). Аргументы: ставка - процентная ставка за период выплат(год, квартал, месяц и др.) кпер - общее число периодов выплат;
нз - текущая стоимость, или общая сумма всех будущих платежей с настоящего момента;
бз - будущая стоимость, или баланс денежных потоков, который должен быть достигнут после последней выплаты;
тип - число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата: в начале(1) или в конце периода (0).
Примечание: Если в банке берется кредит, то аргумент нз имеет отрицательное значение, символизирующее возврат денежных средств в будущем.
Иллюстрации деловой графики на основе данных электронной таблицы
Представление числовых данных в виде таблиц значительно облегчает их восприятие при анализе конкретных ситуаций и принятии управленческих решений. Но простота и наглядность табличной формы представления данных утрачивается по мере увеличения размеров таблиц. Поэтому важную роль играют иллюстрации деловой графики, подготавливаемые на основе табличных данных и существенно упрощающие качественную оценку управленческих ситуаций.
Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причем их построение существенным образом облегчено за счет использования мастеров диаграмм - встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих соответствующим образом для выбранного типа диаграммы выполнить все необходимые операции оформления ее различных компонентов.
Выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе содержательного анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение определенных явлений и процессов, причем в процессе построения конкретной диаграммы возможно уточнение за счет использования тех или иных разновидностей в рамках отдельного вида.
Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание изменениям во времени.
Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму.
Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее - изменениям во времени. Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.
График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.
Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент.
Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах х и у. Эта диаграмма отображает нечетные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной х, а соответствующие значения у - в смежных строках или столбцах.
Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она отображает и вклад отдельных значений в общую сумму.
Как и круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.
В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.
Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом. Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной х, а соответствующие значения у - в смежных строках или столбцах.
Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных, например, для определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трех и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.
Маркеры данных в виде конуса, цилиндра и пирамиды могут придавать впечатляющий вид объемным гистограммам и объемным линейчатым диаграммам.
Работа с шаблонами электронных таблиц. Консолидация данных
При работе с большими объемами информации удобным средством являются ранее созданные шаблоны электронных таблиц. Шаблон создается на основе ранее сделанной рабочей книги. При ее сохранении выбирается тип файла Шаблон. В результате такого сохранения файл будет иметь прежнее имя, а расширение имени xlt вместо xls.
Следует помнить, что при работе с таблицами Ехсе! в шаблоне сохраняется не только оформление таблицы, но и расчетные формулы. Далее при открытии новой рабочей книги надо указать на основе какого шаблона она будет создана, при этом Ехсе! автоматически скопирует в нее информацию из этого шаблона.
Созданные по шаблону рабочие книги можно обрабатывать совместно друг с другом. Чаще всего здесь применяется одна из функций анализа данных, а именно функция консолидации. Она используется в том случае, если необходимо вычислить итоги для данных, расположенных в различных областях таблицы. Подлежащие консолидации диапазоны ячеек могут располагаться как на одном рабочем листе, так и на разных листах, равно как и в различных книгах. Консолидированные данные помещаются на отдельный лист, на котором выделяется ячейка, начиная с которой должен быть вставлен диапазон ячеек с итогами (достаточно указать только левый верхний угол диапазона).
Функция консолидации данных запускается с помощью команды Данные-Консолидация. В открывшемся одноименном диалоговом окне следует указать консолидируемые диапазоны ячеек и вид операции (функцию). Чтобы при изменении данных в исходном диапазоне ячеек автоматически изменялись бы и консолидированные данные, следует в этом же окне установить опцию Создавать связи с исходными данными. В этом случае между исходными данными и результатами консолидации будет установлена динамическая связь, обеспечивающая автоматическое обновление данных. Если исходные данные находятся в пределах одной рабочей книги, обновление будет происходить автоматически. Но для исходных данных, расположенных в других рабочих книгах, обновление данных придется производить принудительно с помощью команды Правка-Связи
Выполнение табличными процессорами функций баз данных
Для управления большими массивами данных используются специальные программы, предназначенные для работы с базами данных. В составе табличных процессоров, в частности в Microsoft EXCEL, также имеются средства для обработки данных, организованных как в базе данных, - это так называемые функции списка.
В виде списка можно представить таблицу, строки которой содержат однородную информацию. Список EXCEL- это таблица простой структуры, имеющая в первой строке заголовки столбцов и в каждом из столбцов однотипную информацию: либо текстовую, либо числовую. Списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных: Столбцы списков становятся полями базы данных.
Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.
Каждая строка списка преобразуется в запись данных.
Чтобы использовать функции списка EXCEL следует вводить данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями: Размер и расположение списка: На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
Между списком и другими данными листа необходимо оставить хотя бы одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет EXCEL быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.
Заголовки столбцов
Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. Они используются Microsoft EXCEL при составлении отчетов, поиске и организации данных.
Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.
Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.
Содержание строк и столбцов
Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.
Со списками EXCEL определен ряд действий, вызвать которые можно, выбрав пункт меню Данные. Это сортировка, фильтрация, подведение итогов, создание сводных таблиц.
Сортировка. Таблицу можно отсортировать по определенному столбцу, используя кнопки панели инструментов Стандартная
Сортировка по возрастанию или ^ Сортировка убыванию. Предварительно следует щелкнуть по ячейке, находящейся в сортируемом столбце; столбец не выделять. Второй способ сортировки - пункт меню Данные-Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. Можно задать до трех уровней сортировки. Переключатель Идентифицировать поля по подписям, заданный по умолчанию, считает первую строку списка строкой заголовка и не включает ее в диапазон сортировки, если же задано ...по обозначениям столбцов листа, то содержимое первой строки тоже будет участвовать в сортировке.
Фильтрация. Фильтрация нужна, если из большого списка надо выбрать только те строки, которые необходимы в данный момент. Например, из списка студентов надо выбрать только студентов первого курса, или только студентов определенного факультета. Проще всего воспользоваться автофильтром. Выбрав пункт меню Данные-Фильтр-Автофильтр, получим в строке заголовков в каждой ячейке с именем поля кнопку со стрелкой.
Нажав на нее, получим список, в котором столько строк, сколько различных значений в столбце, плюс строки (Все), (Первые 10), (Условие). Если выбрать строку с конкретным значением, то в списке будут показаны только записи с выбранным значением данного поля. Если выбрать Условие, то откроется окно Пользовательский автофильтр. При задании условия в левом поле со списком следует выбрать операцию отношения (равно, не равно, больше, больше или равно, а также для символьных строк: «начинается на», «не начинается на» и т.д.), в правом же поле следует выбрать или ввести значение для сравнения.
Пользовательским автофильтром можно задать два условия, связанных одной из двух логических операций «И» или «ИЛИ». Если выбрать И, то должны выполняться оба условия, если ИЛИ, то для фильтрации достаточно, чтобы было выполнено хотя бы одно условие. При задании фильтра для символьных данных можно пользоваться знаками * и ?. Тогда, например, условие «равно» «Иванов*» будет означать и Иванов, и Иванова, и Иванов И.И. и т.д.
Расширенный фильтр вызывается командой
Данные-Фильтр- Расширенный фильтр. В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на возвращаемое формулой значение. Критерии отбора записей можно задавать в рабочем листе, при этом пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых критериях и может быстро изменить их в зависимости от потребностей. Основой расширенного фильтра является диапазон критериев. Поскольку он может и не размещаться непосредственно под или над таблицей, то для определения диапазона необходимо указывать заголовки столбцов. Обычно применяют простое копирование из списка заголовков фильтруемых столбцов, под которыми размещают конкретные условия отбора. Для объединения критериев с помощью логической функции И следует указать задаваемые критерии в одной и той же строке. Например, для выборки туристов, отправляющихся в Германию и заплативших за тур от 500 до 700 у.е., критерии следует расположить таким образом: СтранаСтоимость тураСтоимость тура
Германия>=500<=700
Для объединения критериев с помощью логической функции ИЛИ следует указать задаваемые критерии в различных строках. Например, для выборки туристов, отправляющихся в Германию или Францию, критерии следует расположить таким образом: Страна
Германия
Франция
Из приведенных примеров видно, что при необходимости в ячейку надлежит ввести оператор сравнения (>, =, <=). Для обозначения точного соответствия поля записи базы данных (списка) заданному критерию знак равенства (=) не используется. Причина в том, что EXCEL будет интерпретировать указанный критерий как формулу, а при задании текста в ячейке появится значение ошибки.
Чтобы выбрать строки, удовлетворяющие одному из нескольких условий, наложенных на разные столбцы, введите критерии в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий. Например, для выборки строк, содержащих либо «Германия» в столбце «Страна», либо «лечение» в столбце «Цель поездки», либо имеющих количество выехавших больше 800, следует расположить критерии в диапазоне так: СтранаЦель поездкиКоличество выехавших
Германия
Лечение
>800
Чтобы наложить сложное условие отбора, являющееся комбинацией логических функций И и ИЛИ, следует ввести его составные части в отдельные строки диапазона критериев. Например, для следующего диапазона условий будут отобраны строки, содержащие «Германия» в столбце «Страна» и имеющие количество выехавших более 1200 или строки, содержащие «Италия» в столбце «Страна» и имеющие количество выехавших более 950: СтранаКоличество выехавши х
Германия>1200
Италия>950
В условии фильтрации можно использовать возвращаемое формулой значение. При задании формул в критерии следует оставить заголовок столбца незаполненным или ввести заголовок, не являющийся заголовком столбцов списка (именем поля базы данных). Например, для следующего диапазона условий будут отображены строки, в которых значение в столбце
G превышает среднее значение в ячейках E5:E14; заголовок условия не используется. =G5>СРЗНАЧ($E$5:$E$1
Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца (например, «Количество выехавших»), либо на соответствующее поле в первой записи. В приведенном примере G5 - адрес поля (столбец G) первой записи (строка 5) списка.
При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо ссылки или имени диапазона, в ячейке будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.
Промежуточные итоги часто сопровождают операции сортировки и фильтрации данных в списке EXCEL. Итоги подводятся следующим образом: Отсортировать список по полю, по которому предполагается группировать данные (например, по факультету).
Выбрать команду меню Данные-Итоги.
В появившемся диалоговом окне Промежуточные итоги (см. рис. 1) необходимо определить следующее:
IMG_3b461e6e-24c4-4938-b5df-dec7bfccac05
Рис.1. Окно Промежуточные итоги. в поле При каждом изменении в выбрать поле, по которому список был предварительно отсортирован; в поле Операция выбрать обрабатывающую функцию, например, Сумма;
в поле Добавить итоги по: выбрать поля, по которым подводятся итоги;
флажок Заменить текущие итоги заменит итоги, если они уже были подведены;
флажок Конец страницы между группами разместит каждую группу данных с итогами на отдельной странице;
выключенный флажок Итоги под данными разместит итоги над данными.
После щелчка по кнопке ОК в списке появятся итоговые строки для каждой группы данных и общий итог по таблице.
В полученной таблице слева от номеров строк появятся линии структуры. Если щелкнуть по кнопке со знаком «минус», можно убрать детали структуры, а щелкнув по кнопке «плюс», можно показать детали.
Подведение итогов часто используется для анализа данных в списке.
Для более наглядного представления и анализа данных в таблице EXCEL используются сводные таблицы. Сводная таблица - это средство, позволяющее по-разному группировать, объединять большие объемы данных и быстро получать итоги для последующего анализа.
Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные.
Сводная таблица создается Мастером сводных таблиц, вызываемым командой Данные-Сводная таблица и используемым для размещения и объединения анализируемых данных. Этот Мастер работает по-разному в различных версиях EXCEL.
Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, на нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице.
Условный анализ данных, моделирование и поиск оптимального решения с помощью табличных процессоров
Одними из самых важных возможностей табличных процессоров являются способы прогнозирования значений с помощью анализа «что будет, если». Используя аналитические методы, можно вводить различные исходные данные в формулы рабочего листа и сравнивать получаемые результаты. Так в табличном процессоре Excel c помощью функции Подбор параметра пункта меню Сервис можно определить, насколько должна измениться исследуемая величина, чтобы результатом формулы, в которой она используется, было бы требуемое значение. Другими словами, если результат для одной формулы известен, а вводимое значение нет, то следует использовать функцию Подбор параметра. При подборе параметра значение влияющей ячейки (параметра) изменяется до тех пор, пока формула, зависящая от этой ячейки, не возвратит заданное значение.
Чтобы выполнить подбор параметров в Excel следует: дать команду Сервис-Подбор параметра. Откроется окно диалога Подбор параметра. в поле Установить в ячейке ввести ссылку на ячейку, содержащую необходимую формулу. Кнопка свертывания окна диалога, расположенная справа от поля, позволяет временно убрать диалоговое окно с экрана, чтобы было удобнее выделить диапазон на листе. Выделив диапазон, следует снова нажать кнопку для вывода на экран диалогового окна. ввести искомый результат в поле Значение. в поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на ячейку, содержащую подбираемое значение. Она должна быть прямо или косвенно влияющей для ячейки, адрес которой указан в поле Установить в ячейке.
В Microsoft Excel предусмотрена еще одна возможность проведения условного анализа данных - с помощью сценариев. Сценарием в Microsoft Excel называется набор значений подстановки, используемый для прогнозирования поведения модели. Существует возможность создания и сохранения в листе различных сценариев и переключения на любой из этих сценариев для просмотра результатов. С помощью Диспетчера сценариев можно исследовать влияние изменения содержимого сразу нескольких ячеек на результат расчета по формулам, в которых используются эти значения. Диспетчер сценариев создает отчет. Отчет содержит как исходные, так и полученные после подстановки в таблицу и произведения необходимых вычислений итоговые значения, что позволяет прослеживать зависимости между данными в таблице. Сценарии можно сохранять, редактировать и удалять в случае необходимости.
Чтобы создать текущий сценарий и новые сценарии на основе данных текущего рабочего листа, следует: дать команду Сервис-Сценарии;
щелкнуть кнопку Добавить;
ввести необходимое имя в поле Название сценария;
ввести ссылки на ячейки, которые необходимо изменить, в поле Изменяемые ячейки;
установить необходимые флажки в наборе флажков Защита;
щелкнуть кнопку OK;
ввести необходимые значения в окне Значения ячеек сценария;
щелкнуть кнопку OK, чтобы создать сценарий.
Для создания дополнительных сценариев щелкнуть кнопку Добавить, а затем повторить пункты с 3 по 7. После завершения создания сценариев выбрать кнопку OK, а затем - кнопку Закрыть в диалоговом окне Диспетчер сценариев.
Для решения задач оптимизации в Microsoft Excel предусмотрен мощный вспомогательный инструмент - программа Поиск решения. Она позволяет по заданному значению результата находить множество значений переменных, удовлетворяющих некоторым указанным критериям (ограничениям). Оптимальное или заданное значение ячейки находится путем подбора значений ячеек, удовлетворяющих нескольким ограничениям. Используемые при поиске решения ячейки должны быть связаны формулами.
Результаты работы программы Поиск решения могут быть оформлены в виде отчета, в котором содержатся исходные и найденные значения целевой и изменяемых ячеек, а также перечислены ограничения. С помощью отчета пользователь всегда сможет восстановить смоделированную ситуацию.
Вывод
Итак, в своей работе я попыталась рассказать об основных возможностях процессора Exel и технологии подготовки табличных документов Применение табличного процессора позволяет легко оптимизировать и ускорить работу по обработке информации, ведь не зря доказано что, представление информации в табличном виде позволяет более наглядно и лучше представить информацию.
