Компьютерные системы управления документооборотом в сфере здравоохранения - Дипломная работа

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Баласанян «Концепция автоматизации отечественного документооборота», где автор анализирует процесс автоматизации документооборота и пути совершенствования; А.И. Также очень важным моментом является законодательная база, изучение которой начинается с Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи». Пахчанян «Обзор систем электронного документооборота», а эффективность системы электронного документооборота хорошо описывается в книге М.Ю.Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.п.; сократить время на передачу документов между исполнителями.Такая инфраструктура включает в себя государственные информационные системы и ресурсы, а также средства, обеспечивающие их функционирование, взаимодействие между собой, населением и организациями в рамках предоставления государственных услуг. Государственная политика в сфере использования информационных технологий в государственном управлении призвана обеспечить координацию деятельности органов государственной власти по созданию государственных информационных систем и повышение эффективности бюджетных расходов в этой сфере. В соответствии с основными направлениями социально-экономического развития Украины на среднесрочную перспективу определяются следующие приоритеты использования информационных технологий: · повышение эффективности и прозрачности бюджетного процесса предоставление доступа гражданам и организациям к открытой информации; В настоящее время формируются общие стандарты создания, интеграции и совместного использования типовых элементов информационно-технологической инфраструктуры органов государственной власти, что позволит обеспечить согласованное развитие и совместимость между собой применяемых программно-технических решений. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) дает аналитическая компания IDC: «Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. «ДЕЛО» - это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач: · повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности; -http://www.evfrat.ru/about/ 2 ЕВФРАТ-Документооборот позволяет: 1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных; Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WORKFLOW предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Использование системы в практической деятельности организации позволит зна

Содержание

1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления 6

1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления 8

1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО 10

1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот 11

1.1.3 Система электронного документооборота Optima WORKFLOW 12

1.1.4 Система электронного документооборота LANDOCS 13

1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт 15

1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM 16

1.1.7 Система электронного документооборота NAUDOC 17

1.1.8 Система электронного документооборота DOCSVISION 18

2. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска 21

2.1 Состояние документооборота и компьютеризации в ГЗО 21

2.1.1 Характеристика лечебно-профилактических учреждений города 21

2.1.2 Состояние документооборота в отделе здравоохранения и лечебно-профилактических учреждениях города 24

2.2 Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска 32

2.2.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота 32

2.2.2 Эффективность внедрения электронного документооборота 39

Выводы 45

Приложения 47

Список литературы 53

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста».

В работе были использованы материалы, в которых были освещены вопросы электронного документооборота: А.В. Бадьина «Электронный документооборот фирмы», в котором рассматриваются вопросы как функционирует система документооборота в организации; В. Баласанян «Концепция автоматизации отечественного документооборота», где автор анализирует процесс автоматизации документооборота и пути совершенствования; А.И. Вершинин «Электронный документ», в котором делается подробное описание электронного документа и принципы работы с ним. Также очень важным моментом является законодательная база, изучение которой начинается с Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи».

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (УЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию информации.

Обзор систем электронного документооборота описывается в книге А. Пахчанян «Обзор систем электронного документооборота», а эффективность системы электронного документооборота хорошо описывается в книге М.Ю. Круковского «Критерии эффективности систем электронного документооборота».

Управленческая деятельность в Украине, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями, документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Поэтому цель работы - изучение системы электронного документооборота в органах управления, а также изучения ситуации в отделе здравоохранения г. Краматорска и адаптации системы для работы в этом отделе.