Компьютерные программы, используемые в архивах - Курсовая работа

Согласно Российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета, и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированным на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Недостатки данного способа хранения заключаются в большом физическом объеме архива. Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.· Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; · Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; Общее руководство деятельностью архива организации возлагается на руководителя организации, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения. Организационная структура архива организации определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей организации. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений: · отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;На данном этапе документы уже не используются активно и нужны в основном для справки и соответствия требованиям государственных проверяющих органов по хранению документации. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве-при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Составление и оформление описей дел-необходимо для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.)Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана «Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации». В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов. В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учета и поиска архивных документов; контроль над обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учета использования документов архива. Разработка и ее внедрение осуществляется в несколько этапов: · изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации;На Западе современный уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. Для того чтобы организовать надежное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы. Создание музеев устаревших аппаратных и программных средств периодически обсуждается архивистами, но обычно откладывается как слишком дорогой проект, так как требует не только при

Оглавление

Введение

1. Система автоматизации архивного делопроизводства

1.1 Основные понятия архивной деятельности. Виды архивов и требования к их работе

1.2 Функции и роль архива в структуре предприятия

1.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве

1.4 Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

2. Технология работы в системе автоматизации архивного дела "Архивное дело 4.3"

Заключение

Список литературы и источников

Хранение архивных документов- это обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Согласно Российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако, практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета, и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированным на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Способ хранения информации в бумажном виде - самый распространенный. Недостатки данного способа хранения заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Решить проблемы, описанные мною выше, позволит внедрение систем и средств автоматизации.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Актуальность работы заключается в том, что архивы являются одним из важнейших резервуаров памяти человечества. И программное обеспечение должно быть на уровне, чтоб сохранить те бумаги и документы, которые мы имеем.

Целью курсовой работы является изучение применения компьютерных программ, используемых в архивном деле.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач: 1. Изучить основные понятия архивной деятельности;

2.Рассмотреть автоматизированный научно-справочный аппарат архива;

3. Описать технологию работы в системе автоматизации архивного дела "Архивное дело";

Предмет исследования: архивное дело.

Объект исследования: компьютерные программы, используемые в архивном деле.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы.

В первой главе изучены основные понятия архивной деятельности и изучен автоматизированный научно-справочный аппарат архива.

Во второй главе описана технология работы в системе автоматизации архивного дела "Архивное дело".

Методической основой исследования для решения поставленных задач работы является совокупность различных общетеоретических методов: обобщения, аналитическое изучение, сравнительно-методический анализ научно-исследовательской литературы и нормативно-правовых источников.