Классификация систем управления электронными документами (СУД - EDMS-системы) - Курсовая работа

На современном этапе развития общества все чаще встает вопрос о развитии и распространении инновационных технологий в делообороте. Компьютеризация документооборота с одной стороны облегчает процесс поиска необходимого документа или источника информации, а с другой стороны это далеко не совершенная система, которая подвержена воздействию различных вредоносных программ и не может гарантировать сохранность всей необходимой информации. Кроме того, говоря о компьютеризации и программировании, нужно иметь в виду, что пользователям придется изучать не только вопросы систематизации документов и информации, но также и новые технологии, систем программирования и кодирования информации. Современное общество - это общество бюрократическое, мы зависим от документов, от системы подсчетов, статистики, подписей и пр. элементов документооборота и делопроизводства. Говоря о классификации и особенностях систем управления электронными документами, важно отметить, что электронное делопроизводство изучается как отечественными, так и зарубежными специалистами, которые стремятся вычленить достоинства и недостатки создания электронных каталогов, архивов и пр. баз данных по документообороту того или иного предприятия.Документы созданы для того что бы фиксировать и отображать информацию, а в век инновационных технологий бумажные носители могут оказаться вытесненными электронными аналогами и это лишний раз подчеркивает важность и необходимость изучения вопроса о развитии документов и об их функциях. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75 % своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45 % рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30 % времени. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) дает аналитическая компания IDC: "Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео-данные, и документы Web.Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Говоря о нормативном регулировании электронного документооборота и управления документацией, то важно понимать, что данный вопрос лучше разработан в зарубежных странах. В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов: принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. Законодательство о защите данных требует от организации ответственного подхода к управлению документами по личному составу, разработки стандартов и практических руководств по работе с такими документами.Предприятия приобретают новые программы, подстраиваются под определенные стандарты и рассматривают все существующие варианты работы и взаимодействия с зарубежными партнерами без личного участия, а при помощи электронных ресурсов и документооборота. Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: · средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GROUPWISE и MS Exchange); Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами: · практическая неограниченность размера электронного архива;Например, для EDMS-систем разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами EDMS-системы. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). Один и тот же

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы системы управления электронными документами

1.1 Определение и требования к СУД - EDMS-системе

1.2 Нормативное регулирование систем управления электронными документами

Глава 2. Классификация и особенности реализации систем электронного управления документами

2.1 Виды и особенности систем электронного управления документами

2.2 Перспективность EDMS как системы управления электронными документами

Заключение

Список литературы

На современном этапе развития общества все чаще встает вопрос о развитии и распространении инновационных технологий в делообороте. Компьютеризация документооборота с одной стороны облегчает процесс поиска необходимого документа или источника информации, а с другой стороны это далеко не совершенная система, которая подвержена воздействию различных вредоносных программ и не может гарантировать сохранность всей необходимой информации.

Кроме того, говоря о компьютеризации и программировании, нужно иметь в виду, что пользователям придется изучать не только вопросы систематизации документов и информации, но также и новые технологии, систем программирования и кодирования информации.

Современное общество - это общество бюрократическое, мы зависим от документов, от системы подсчетов, статистики, подписей и пр. элементов документооборота и делопроизводства. И на данном этапе существования человеческого общества - это положение считается нормой. И действительно, при рождении человеку приписывается определенный номер - ИНН, его родителям выдается свидетельство о рождении и с этого момента он считается гражданином той или иной страны. Так начинается жизнь человека в мире бюрократии и делопроизводства. За свою жизнь мы не однократно получаем различного рода документы и не задумываемся о их значимости в нашей жизни, о том, какую историю развития имеет само это название "документ" и каковы его функции.

Говоря о классификации и особенностях систем управления электронными документами, важно отметить, что электронное делопроизводство изучается как отечественными, так и зарубежными специалистами, которые стремятся вычленить достоинства и недостатки создания электронных каталогов, архивов и пр. баз данных по документообороту того или иного предприятия.

Однако, важно отметить, что компьютеризации позволяет не только систематизировать необходимые знания, но также и улучшить систему ее поиска и предоставления по требованию. Если в случаях создания бумажных архивов документы могут быть утеряны изза пожаров или других катаклизмов, то созданные электронные копии могут храниться на самых различных носителях, дублируя друг друга и попадая в руки по первому требованию, без промедления.

С другой стороны, все системы управления нуждаются в своевременном информировании, если не предоставить администрации необходимую информацию, то всегда остается опасность того, что организация не сможет выполнить возложенную на нее функцию или задачу вовремя.

Таким образом, выбранная тема "Классификация систем управления электронными документами (СУД - EDMS-системы)", является крайне актуальной на сегодняшний день, так как позволяет выявить наиболее полезные и перспективные системы управления электронными ресурсами.

Целью данной работы является рассмотрение существующих систем управления электронными документами. В соответствие с поставленной целью, необходимо реализовать следующие задачи: дать определение сущности и содержанию основ системы управления электронными документами;

раскрыть историю создания и распространения СУД -EDMS-системы;

охарактеризовать нормативное регулирование систем электронного управления документами;

перечислить виды и особенности систем электронного управления документами;

описать перспективные системы управления электронными документами.

Теоретической основой работы являются учебные пособия и электронные ресурсы по рассматриваемой теме.