Класифікація та систематизація документів - Реферат

Місцем збереження державно - правових документів були церкви та монастирі, які водночас слугами архівами та бібліотеками. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Рід - це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів.Сутність типологізації і класифікації полягає в диференціації обєктів вивчення за певними принципами. Якщо обєм поняття ділять послідовно, багато разів, по убиваючій, в межах однієї ознаки, відбувається класифікація, тобто встановлення місця документа в даному класі, підкласі і т.д. Якщо ставиться задача виділити в масиві документів, що вивчається, групу схожих (типових) рис, здійснюють процес типологізації, тобто обєднання понять (документів) за допомогою комплексного критерію, що поєднує в собі декілька ознак (підстав розподілу). Наприклад, видання - це вид документа, що виділяється за способом документування; науково-популярне видання - це тип документа, що виділяється по декількох ознаках. Загальна класифікація і типологізація створюють основу для подальшої диференціації документів, підлеглої задачам конкретних сфер документально-комунікаційної діяльності або специфіці окремих типів і видів документів.Історично першим практичним способом розподілу документів в логічній послідовності - класи, підкласи і більш дробові частини - є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці (бібліотеки середньовічної Європи IX в., країнах Арабського Халіфату). Подібно класифікаціям творів друку, рукописів і інших документів, на основі предметизації базувалися і перші класифікації описів винаходів: англійська (1852-1855 роки), німецька (1906 р.) і ін. Перші класифікації будувалися з врахуванням інформаційної складової документа. Комплексний підхід до класифікації документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в XX ст. одночасно з введенням в науковий обіг понять «документ» і «документація». Отле в його «Трактаті про документацію» (1934 р.), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знакової природи інформації, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія.Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах. Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.п. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів. По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні.До класу паперових документів відносять книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи і ін. види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії і т.п. Кожний документ має певну зовнішню форму свого матеріального носія. Саме за формою (конструкції) документа на буденному рівні відрізняють книгу від газети, грамплатівку від дискети і т. п., маючи при цьому на увазі, що документ виготовлений у формі книги, диска, магнітної стрічки і ін. Листовий - це документ у вигляді одного або декількох листів будь-якого формату без їх скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка). Документи, що мають форму стрічки або нитки, бережуться в барабані, котушці або касеті.Цільове призначення тісно повязано із специфічними функціями, виконуваними окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документа може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т.п. У основу класифікації можна покласти типологізацію документів по наступних функціонально-цільових установках: · забезпечення управління суспільством (офіційний документ); Цільове призначення - найважливіша характеристика, що в значній мірі визначає його форму, композицію, стиль викладу. Залежно від читацької адреси всі документи діляться на дві великі групи: 1) по віку - документи, призначені для дорослих, дітей і юнацтва; 2) по рівню загальної і професійної освіти - документи, призначені для читачів - фахівців і неспеціалістів, що вчаться, студентів.Ці принципи втілюються в поєднанні наук у класи відповідно до форм руху матерії та розташуванні класів від наук, що вивчають більш прості й загальні форми руху матерії, до наук, що досліджують найскладніші та спец

Зміст

Вступ

1. Загальне поняття та розвиток класифікації документів

1.1 Поняття про класифікацію документів

1.2. Співвідношення видової і типологічної класифікації документа

1.3. Розвиток класифікації документів

2. Класифікація документів

2.1. Класифікація документів за змістом

2.2. Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації

2.3. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації

2.4 Класифікація документів за матеріалом носія інформації

2.5 Класифікація документів за регулярністю виходу у світ

2.6 Типологічна класифікація документів

3. Загальна методика систематизації документів

3.1 Способи документування інформації та їх види

3.2 Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК)

3.3 Універсальна десяткова класифікація (УДК)

Висновок

Список використаної літератури

1. Загальне поняття та розвиток класифікації документів

1.1 Поняття про класифікацію документів

1. Про інформацію: Закон України [Текст] // Україна: інформація і свобода слова. - К., 1997. - С. 58-78.

2. Горбаченко, Т.Г. Аналітико-синтетична переробка документної інформації[Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання /Т.Г. Горбаченко. - 2-ге вид., перероб. І доп. - К.: Ун-т "Україна", 2008. - 312 с

3. Библиотечно-библиографическая классификация [Текст]: рабочие табл. для массовых б-к. - М.: Либерея, 1997. - 687 с.

4. ГОСТ 7.59-2003 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации[Текст]: взамен ГОСТ 7.59-90. - Введен. с 01.01.2004. - (Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу.)

5. ДСТУ 30671-99. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування[Текст]: Введ.26.11.2000. - К.: Держстандарт України, 1999. -9с

6. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации [Текст]: инструкт. - метод. указания / Гос б-ка СССР им. В.И. Ленина; сост. Э.Р. Сукиасян. - М., 1991. - 65 с.

7. Універсальна десяткова класифікація (УДК) [Текст]: у 2 кн. / пер. зангл.. - К.: Кн. палата України, 2002. - Кн. 1. Таблиці. - 932 с. - Кн.2. Алфавітно-предметний покажчик. - 812 с.

8. Зйдельман, Б.Ю. Библиотечная классификация и систематический каталог[Текст]. -М., 1977. - 311с.

9. Библиотечно-библиографическая классификация [Текст]: табл. для науч.б-к.: вып 1-25. - М., 1960-1968.

10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник для студ. вузов культуры. - 2.изд., перераб. и доп. - К.: Знання, 2000. - 460 с.

11. Кудряев В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А., Пшенко А.В. Организация работы с документами: Учебник для студ. вузов, обуч. по спец. "Документоведение и документационное обеспечение управления" и "Менеджмент" / Государственная академия управления им. Серго Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998. - 575 с.

12. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство: навч. посіб. - К.: Ліра-К, 2009. - 395 с.

13. Кулешов С.Г. Документознавство: історія. Теоретичні основи. - К.: ДАКККІМ, 2000. - 163 с.

14. Палеха Ю.І. Класифікація управлінських документів в організації // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: міжвідомч. наук. збірн. - 2007. - Вип. 9. - С. 100-109.

15. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: навч. посіб. для студ. ін-тів культури / Рівн. держ. ін-т культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - 80 с.

Размещено на .ru