Хранение документов - Реферат

Очень важную роль в делопроизводстве играет функция хранения документов. Это связано, прежде всего, с тем, что документы предприятий могут оставаться на длительное (архивное) хранение или же на короткие сроки, т.е. оперативное хранение затем эти документы уничтожаются. Учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения является важной частью документационного обеспечения управления, так как потом эти документы переходят на длительное хранение (архив). При работе с документами нужно соблюдать нормативные акты Российской Федерации.Хранение документов в них происходит в процессе их исполнения и уже исполненных документов. Документы во время их исполнения должны хранится у исполнителя в папках с пометками «Срочно», «На подпись», «На исполнение» и т.п. Папки с неисполненными документами хранятся, так чтобы их можно было передать другому сотруднику на исполнение. Исполненные документы могут храниться в папках «скоросшивателях» они используются для документов кратковременного хранения, так как располагаются в обратном хронологическом порядке (документ поздней даты первый, с ранней датой последний). Документы до сдачи в архив хранятся в доступных местах, чтобы их можно было легко найти, так же им обеспечиваются определенные условия хранения (температура, защита от пыли, света).Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения оформленный в установленном порядке. Она служит для пайки документов после их исполнения в дела, определяя систему хранения документов в учреждениях. В делах намечают ориентировочный срок хранения документов. В номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащихся в перечнях документов с указанием сроков хранения.Документы из бумаги хранятся в лотках на рабочих столах. Офис сшивка предназначается, как правило, для неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением в лотки, рис. Архивная папка с завязками, позволяет быстро увидеть все документы во время открытия. Оперативное хранение документов, как правило, происходит с помощью архивных коробок, архивных папок и папок на резинках. Электронные документы и документы на носителях обычно хранятся на дискетах, флэш картах и других носителях.Дела хранятся в рабочих комнатах до сдачи в архив. В исключительных случаях оно разрешается только с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением заверительной копии и вложении акта об изъятии документа.Оперативное хранение документов определяет срок и средства хранения документов. Порядок выдачи документов (временная выдача) предотвращает несанкционированный доступ к документам.

Содержание хранение документ справочный архив

Введение

1. Понятие оперативного хранения документов

2. Понятие номенклатуры дел

3. Современные средства оперативного хранения документов

4. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Заключение

Библиографический список