Характеристика должности секретаря-референта - Контрольная работа

В своей работе я проведу анализ использования рабочего времени и пути сокращения непроизводственных затрат и потерь рабочего времени на примере секретаря-референта. Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что предприятиям, независимо от форм собственности, предоставлены права самостоятельного решения вопросов по организации, нормированию и оплате труда. Изучение затрат рабочего времени и времени использования оборудования производится с целью: 1. выявления структуры затрат рабочего времени, устранения потерь и непроизводительных затрат рабочего времени путем более полного использования возможностей оборудования, технологии, организации труда и производства;Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании. В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества. Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола; документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы; Планировка рабочего места секретаря обеспечивает максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения: рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.№ п/п Фамилия, Имя, Отчество Тарифный разряд Стаж работы по данной специальности Возраст Профессия, образование § Оперативное время, Топ 450мин. § Время перерывов в работе, Тпер : 20 мин. № п/п Наименование затрат рабочего времени Текущее время в часах и минутах (начало операции) Продолжительность (мин) Индекс Так как каждая операция рабочего процесса секретаря-референта единична, уникальна, не имеет повторений, то составление сводки одноименных затрат рабочего времени не имеет смысла.№ п/п Категория затрат рабочего времени Фактический баланс рабочего времени Аналитический баланс рабочего времени Проектируемый баланс рабочего времени мин % мин % мин % Анализ ФРВ: 1.Коэффициент использования рабочего времени: = = 0,976; 2.Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины: ;В результате анализа расчетов, проведенных во второй главе данного проекта можно сделать следующие выводы: 1. Коэффициент использования рабочего времени показывает, что 99,5% сменного времени используется эффективно, а потери рабочего времени составляют 0,5% времени смены.Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц.В основе всех нормативов лежит норматив времени - величина затрат времени на выполнение определенного вида работ при определенных организационно-технических и санитарно-гигиенических условиях труда.

Содержание

Введение

1. Характеристика должности секретаря-референта

1.1 Должность секретаря-референта

1.2 Структура рабочего процесса секретаря-референта

1.3 Планировка и обслуживание рабочего места

1.4 Организация рабочего места и труда секретаря на данном предприятии

2. Исследование процесса выполнения своих обязанностей секретарем-референтом

2.1 Карта ФРВ

2.2 Сводный баланс рабочего дня секретаря-референта

3. Анализ результатов полученных в ходе наблюдения

4. Нормирование и организация труда секретаря-референта

4.1 Организация работы секретаря-референта

4.2 Нормирование труда в области секретарского обслуживания

Заключение

Список использованной литературы