Характеристика документопотоков организации - Курсовая работа

«Характеристика документопотоков организации»В организациях, учреждения, на предприятиях вся документация обычно разделяется на три документопотока: 1) Входящие (поступающие) документы; 2) Исходящие (отправляемые) документы; Определение понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизировано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления». По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Документопоток является составляющим документооборота в организации, поэтому от того, насколько рационально построен порядок работы с входящей, исходящей и внутренней документацией, зависит эффективность документооборота в организации в целом.По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы.Входящий документопоток любой организации складывается из: · Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видимому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации; · Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. функцию оперативного регулирования деятельности учреждения выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. Сохраняют конверты (подкладывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет подписи «лично», а документ носит личный характер. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов.Обработка и отправки исходящих документов, также как и прием и обработка входящих, проводится централизовано или секретарем и состоит из следующих этапов: · Составление чернового документа; После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

1.1 ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

1.2 ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

1.3 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

2. ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

2.1 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

2.2 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ

2.3 ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ