Керування документацією - Курсовая работа

Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України. Дослідження засад КД на прикладі країн, що досягли високого рівня теоретичного та методичного забезпечення організації роботи зі службовими документами (Австралії, США, Канади та Великої Британії), дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати зазначений досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів.Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту [12, 68]. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один «життєвий» цикл документів, який так само є обєктом пізнання керування документацією. Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.Із метою розвитку стандартизації у сфері діловодства й архівної справи у складі Технічного комітету ТС 46 «Інформація й документація» було створено підкомітет SC 11 «Керування архівами / документами». В умовах глобалізації світового простору, особливо після створення Євросоюзу, коли діяльність економічних, політичних, культурних інфраструктур держав вийшла за межі національних кордонів, Міжнародна організація зі стандартизації активно намагається розвязати проблему єдиного (міждержавного) стандарту з керування документацією.2001 р. підкомітетом ТС 46 / SC 11 було завершено роботу над першим міжнародним стандартом із керування службовою документацією - ISO 15489-2001 «Інформація та документація. Керування документацією», основу якого склали положення національних австралійських стандартів серії AS 4390 «Records management» (1996), що базуються на методології проектування і впровадження систем роботи з документацією DIRKS(автор - Д. Під «керуванням документацією», як зазначено у стандарті, розуміють: 1) керування континуумом документів (континуум документів(Record Continuum) - це графічна і теоретична модель, що охоплює послідовний і взаємоповязаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документа цією, її створення і до зберігання та користування документа ми в архіві. Стандарт набув чинності з 15 вересня 2001 р. і регламентує керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобовязані документувати інформацію та користуватися документами.Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття «керування документаційними процесами» широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію документацією ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття «керування документацією» - це records management, франкомовній - gestion des documents, російській - керування документацією, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документацією» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства. Теоретичні н

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

1.1 Зміст поняття «Керування документацією»

1.2 Стандарт ISO 15489-2001 і його національний аналог

РОЗДІЛ 2. БАЗА ФОРМУВАННЯРОЗВИТКУ СИСТЕМ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ В УКРАЇНІ ТА ЗА КОРДОНОМ

2.1 Досвід керування документацією в зарубіжних країнах

2.2 Етапи розвитку КД в Україні

РОЗДІЛ 3: ОСНОВНІ РЕЄСТРАЦІЙНІ ФОРМИ

3.1 Книга обліку надходження та вибуття документів

3.2 Список фондів

3.3 Описи справ

3.4 Номенклатура справ

3.5 Паспорт архіву підприємства

3.6 Справа фонду

РОЗДІЛ 4. СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ РІЗНИХ ВИДІВ ОПИСІВ СПРАВ

4.1 Річний розділ опису справ постійного зберігання

4.2 Закінчений опис справ постійного зберігання

4.3 Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

4.4 Складання і оформлення річного розділу опису справ з особового складу

4.5 Довідковий апарат до документів архіву

ВИСНОВКИ

СПОСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ