Документирование управленческой деятельности и процессы, относящиеся к фиксации на различных носителях в организации, необходимой для осуществления управленческих действий. Понятия: "копия", "подлинник", "дубликат". Назначение кадровой документации.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, его обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.Документы классифицируются по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными: по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по форме-индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или замены его другим документом. В ОКУД документы по кадрам включены в ряд унифицированных систем документации: система организационно-распорядительной документации; система первичной учетной документации; система отчетно-статистической документации; система документации по труду и др.Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп): - локальные нормативные акты, - распорядительные документы, - документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, - информационно-расчетные документы, - официальная внутренняя переписка, - журналы (книги) учета и регистрации документов. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью: - личная карточка работника, - штатное расписание, - график отпусков, - табель учета рабочего времени, - график сменности, - личные дела.Есть кадровые документы, наличие которых обязательно для всех организаций и документы, наличие которых становится обязательным при определенных условиях. Обязательный состав кадровой документации: - штатное расписание; основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры); документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска;1 Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. 2 Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя Статьи 189, 190 ТК РФ 4 Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ 18 Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) Статья 193 ТК РФ 26 Документы работников, требуемые законодательством (копии): - документы удостоверяющие личность; - трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.); - документ об образовании; - справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.
План
Содержание
Введение
1. Классификация документов организации
2. Виды и назначение кадровой документации
3. Состав кадровой документации
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, его обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.
Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.
Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.
Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Документ - это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами.
Список литературы
- положение о коммерческой тайне, если вы собираетесь заключать договора о соблюдении коммерческой тайны. По законодательству, чтобы требовать от работников соблюдения этой тайны, необходимо поставить их в известность, какая конкретно информация является коммерческой тайной, определить круг лиц, которые имеют доступ к этой информации и принять меры по охране этой информации;
- положение о премировании, если собираетесь выплачивать премии, т.к. необходимо установить критерии и порядок премирования;
- должностные инструкции, если эта информация не прописана в трудовых договорах;
- положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (приказ об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист), если собираетесь проводить аттестацию работников;
- график сменности - при наличии сменной работы;
- коллективный договор, если одна из сторон (работник или работодатель) изъявили желание его заключить. В нем обычно прописываются дополнительные гарантии и компенсации работникам.
Большинство кадровых документов должны храниться в течение 75 лет.
В Приложении 1 приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.
Заключение
Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (прием, перемещение, увольнение и прочее).
Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.
К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.
Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приеме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.
При приеме нового работника он, как правило, пишет заявление о приеме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подает в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.
В процессе трудовой деятельности работник может быть переведен на другую должность, награжден денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов, он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.
Список использованной литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). - М.: Гросс-Медиа, 2007. - 192 с.
2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения/ сост М.П. Жакова. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008. - 152с.
3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2009. - 544 с.
4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.-2-е изд.-М.: Вузовский учебник, 2006.- 272с.
5. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2007. - 314 с.
