Изучение основных требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления документов - Курсовая работа

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов. Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст - выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий. Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и материалов переписки.Наиболее часто употребляемые глаголы: выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить, предоставить, уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить). При изложении текстов документов следует избегать слов, обладающих эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометий и т. п., образных слов и выражений, слов и выражений с двойственным (неявным) смыслом, слов, не вносящих ничего нового в существо управленческого документа, архаизмов (устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных диалектов, слов-паразитов, а также иностранных слов, имеющих русскоязычный аналог. Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ. документ текст оформление распорядительный Оформление документов компании производится на персональных компьютерах, технические характеристики которых поддерживают использование стандартных возможностей текстового редактора типа Word и программных средств многофункционального устройства (МФУ), обеспечивающего сканирование, печать и копирование (тиражирование) документов. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;Делая вывод по данной курсовой работе можно выделить следующее, вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Содержание проекта оперативно корректируется…

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документа.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТАМИ и стандартами.

Все названные вопросы требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях «документ», «управленческий документ».

Основные задачи курсовой работы: На основании выше изложенного сформулирована тема курсовой работы;

«Общие требования к подготовке документов»

Объект исследования данной курсовой работы: документ.

Предмет изучения данной курсовой работы: требования к подготовке документов.

Цель курсовой работы: состоит в углубленном изучении основных требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления документов.

Задачи курсовой работы: Изучить требования к содержанию документов;

Изучить требования к структуре документов;

Изучить требования к стилю изложения документов;

Раскрыть основные требования к оформлению документов;

1. Требования к содержанию документов

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст - выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться: сведения об авторе документа;

сведения об адресате;

сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового;

сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;

сведения вспомогательного характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке. В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем.

Связный текст - это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам.

Анкетная форма представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект.

Табличная форма представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам характеризуются, два и более вопросов одновременно.

Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или сложной структурой.

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять: унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;

текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);

текстовые образцы.

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию основываться на фактах и увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки. Кроме того, содержание документа должно соответствовать законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности ее направления, отдельного вопроса, освещаемого в документе. Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко. И конечно, в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.

2. Требования к структуре документов

Под структурой документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании. Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты.

В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда - всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части. Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины или цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и так далее.

Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста. Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, - согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже.

3. Требования к стилю изложения документов

Под стилем изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Уточним, что тексты документов компании излагаются деловым (официально-деловым) стилем, который, в частности, характеризуется: сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;

активным применением речевых клише;

широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований;

сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;

распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;

внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;

повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

преобладанием предложений с прямым порядком слов;

подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.

При составлении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают: выбор оптимальной формы изложения документа;

выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п.;

использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений).

Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов: 1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий: В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа: Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи изза отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения: Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация уведомляет Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…

4. Устойчивые распорядительные обороты: Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб: Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (отдельных фактов): Безопасность гарантируется…

Документация выслана в Ваш адрес нарочным…

Принимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Делая вывод по данной курсовой работе можно выделить следующее, вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов.

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.

2. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информации и защите информации» (с изм. от 10 января 2003 г.).

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.

6. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учебное пособие/М.И. Басаков. - М.: КНОРУС, 2013.-216. - (Начальное и среднее профессиональное образование).

7. Делопроизводство/Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.В.Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ФОРУМ, 2011. - 256.

8. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие/И.Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. И доп. - М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К», 2011. - 460.

9. Соколов В.С. Документоционное обеспечение управления: учебник/В.С. Соколов. - 3-е изд., перераб. И доп. - М.: ФОРУМ, 2010. - 176 с. - (Профессиональное образование).

10. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. Учреждений сред. Проф. Образования/Людмила Андреевна Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005.-224.

Размещено на .ru