Исследование и разработка алгоритмов автоматизированной системы для онлайн-записи на прием к нотариусу и подготовки шаблонов документов - Статья

В данной работе рассматриваются алгоритмы автоматизации записи на прием к нотариусу и генерации шаблонов документов. Исходя из этого, разработка информационной системы для онлайн-записи на прием к нотариусу и подготовки шаблонов документов является актуальной. Для достижения поставленной цели необходимо решения следующих исследовательских задач: 1. провести анализ и исследование алгоритмов автоматизированной системы для онлайн записи на прием к нотариусу; 2. выполнить математическое описание автоматизированной системы для онлайн записи на прием к нотариусу; 3. разработать алгоритмы и программную реализацию автоматизированной системы для онлайн записи на прием к нотариусу;Разработанная автоматизированная система для онлайн записи на прием к нотариусу может использоваться нотариальных конторах и у частных нотариусов для автоматизации их деятельности.

В данной работе рассматриваются алгоритмы автоматизации записи на прием к нотариусу и генерации шаблонов документов.

Все больше предприятий малого бизнеса, к которым в том числе относятся нотариальные конторы, проявляют интерес к информационным системам, позволяющим автоматизировать процессы планирования и управления ресурсами предприятия.

Нотариат - институт правовой системы, который призван способствовать формированию демократического правового государства, в котором защищают права и законные интересы граждан и юридических лиц путем осуществления нотариальных действий. В результате таких действий частные документы, факты и события и приобретают официальный характер, что придает им повышенную доказательную и исполнительную силу [1, c.28].

Использование информационных систем в нотариате позволяет значительным образом поднять качество нотариальных услуг на более высокий уровень. С использованием данных систем становится возможным равномерно планировать нагрузку нотариальных контор, минимизировать ошибки при создании документов, а также минимизировать число посещений клиентами нотариальной конторы с помощью онлайн-записи и передачи документов в электронном виде [5, c.16].

Постановка проблемы

В настоящее время большинство нотариальных контор в РФ работают по устаревшим принципам, когда клиенты приходят в контору занимают живую очередь, ожидание в которой может составлять несколько часов и т.д. Исходя из этого, разработка информационной системы для онлайн-записи на прием к нотариусу и подготовки шаблонов документов является актуальной. Благодаря данной системе существенно экономится время клиентов и осуществляется равномерное распределение загрузки на нотариальную контору.

Целью данной работы является разработка автоматизированной информационной системы для онлайн-записи на прием к нотариусу и подготовки шаблонов документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решения следующих исследовательских задач: 1. провести анализ и исследование алгоритмов автоматизированной системы для онлайн записи на прием к нотариусу;

2. выполнить математическое описание автоматизированной системы для онлайн записи на прием к нотариусу;

3. разработать алгоритмы и программную реализацию автоматизированной системы для онлайн записи на прием к нотариусу;

4. провести оценку эффективности разработанной автоматизированной системы для онлайн записи на прием к нотариусу.

Обзор существующих систем онлайн-записи на прием

В настоящее время существует множество систем для бизнеса, которые ведут онлайн-запись на прием. Среди этих систем стоит выделить: Hesus, Yclients, Simplybook.me, Gbooking, «Мой кабинет» и другие. Эти системы предоставляют возможность ведения простого онлайн-расписания приема клиентов до практически полноценной CRM-системы.

Yclients автоматизация онлайн-записи и управление бизнесом в сфере услуг. Графический модуль записи, при помощи которого клиенты выбирают удобную дату и время, а также систему можно установить на сайте и в социальных сетях, его внешний вид можно редактировать.

При помощи личного кабинета Yclients, клиент управляет расписанием, базой клиентов и программой лояльности, к примеру, находить активных пользователей и строить систему скидок. Также в оказании услуг предлагается отследить статистику - какая из них более приоритетна или какой из сотрудников самый востребованный. Дается возможность автоматически рассылать напоминания клиентам. Сервис ведет автоматизацию внутренних процессов: финансовый и складской учет, позволяет управлять филиалами сетевых компаний и рассчитывает заработную плату [6].

Функционал системы онлайн-бронирования Hesus ограничивается сервисом предварительных записей, этот минус компенсируется универсальностью модуля, а так же его легко редактировать под задачи бизнеса. Пользователю дается возможность настраивать параметры бронирования: если не хватает критериев записи, используется выбор места, возможность регулирования по собственному желанию временных интервалов, добавление схемы размещения (например, банкетного зала, гостиницы). Онлайн-запись интегрируется с социальными сетями и сайтом [7].

Gbooking предоставляет систему онлайн-записи с «напоминалками» для клиентов по почте и sms. Программа может отслеживать активных клиентов, выявить популярные услуги, дает возможность настройки системы скидок. Также есть электронный журнал администратора, с помощью него можно минимизировать свободные окна в расписании [8].

Simplybook.me - это исландский сервис, который распространен по всему миру и русифицирован. После того как клиент прошел регистрацию, компания создает на сайте страницу клиента и графический модуль бронирования. В программе различный функционал настройки - от дополнительных полей до собственной CSS-доработки дизайна. Есть и аналитические возможности: финансовая отчетность, счетчик посетителей. Существует функция записи группы - отличное решение, которое подойдет для групповых занятий, разговорных клубов, или записи нескольких человек одновременно [9].

Сервис «Мой кабинет» позволяет вести запись через сайт, мобильное приложение «Моего кабинета», социальную сеть «ВКОНТАКТЕ». Клиентам можно напоминать о записи, причем он сам сможет настроить время, когда придет напоминание. В личном кабинете администратора можно отследить нагрузку персонала и распределить записи. В расширенном порфиле предусматриваются возможности записей на ранее заявленное время. В процессе разработки - интеграция с CRM-системами. Сервис «Мой кабинет» предоставляет партнерскую программу, которая находит новых пользователей: приведете нового клиента, будете каждый месяц получать проценты от его платежей.

Сервис «По записи» по визуальной части уступает конкурентам, но взамен предоставляет обширный функционал. Кроме онлайн-записи, ведения базы клиентов и уведомлений, есть возможность предоплаты через «Яндекс.Деньги», также система отслеживает недобросовестных клиентов (можно занести в черный список, потребовать обязательную предоплату или наложить штраф). Система работает с сайтом, «ВКОНТАКТЕ» и Google-календарем. Присутствует бесплатный режим, в котором возможности минимальны, но доступ к нему выдается по усмотрению владельцев сервиса - каждая заявка.

Описание алгоритма онлайн-записи на прием и подготовки шаблонов документов

Деятельность нотариальной конторы регулируется законодательством РФ и внутренним уставом.

Основными действующими лицами являются клиенты и помощник нотариуса (секретарь)

При онлайн-записи в нотариальную контору клиенты предоставляют дату и время посещения, на основании которой создается электронный график посещений. Помимо этого клиенты при необходимости предоставляют личную информацию о себе (ФИО, паспорт и т.д.), которая может быть необходима для шаблонов нотариальных документов. Помощник нотариуса имеет возможность просматривать график посещений клиентов.

Электронный график посещений позволяет равномерно распределить загрузку нотариальной конторы.

Программная реализация алгоритмов автоматизированной системы для онлайн-записи на прием к нотариусу и подготовки шаблонов документов автоматизированная система запись онлайн

Модель системы, представленная в виде функциональной схемы прецедентов, показана на рисунке 1.

Рисунок 1. Диаграмма вариантов использования системы

В системе предусмотрены следующие прецеденты: · просмотр записанных клиентов;

· генерация шаблонов документов для клиентов;

· запись на прием;

· ввод личных данных для документов;

· получение шаблонов документов

Входные данные - личные данные клиентов и время их прихода.

Выходные данные - шаблоны документов с данными клиентов и расписание прихода клиентов в нотариальную контору.

Список пользователей: · помощник нотариуса - просматривает списки записанных клиентов, генерирует шаблоны отчетов клиентам;

· клиент - записывается на прием, вводит личные данные, получает готовые шаблоны документов.

Окно системы с онлайн-записью на прием представлено на рисунке 2.

Рисунок 2. Окно системы с онлайн-записью на прием

Разработанная система имеет классическую трехзвездную архитектуру: · уровень клиента (веб-браузер с возможность онлайн записи на прием, просмотр шаблонов документов);

· уровень сервера (обрабатывает события поступающие из клиентской части;

· уровень данных (БД содержащая расписание прихода клиентов и шаблоны нотариальных документов).

Тестирование информационной системы в нормальных, экстремальных, исключительных условиях показало, что программа работает верно, выдает ожидаемые результаты для характерных совокупностей данных.

Разработанная автоматизированная система для онлайн записи на прием к нотариусу может использоваться нотариальных конторах и у частных нотариусов для автоматизации их деятельности.

В разработанной системе реализован функционал позволяющий клиентам выполнять запись на прием к нотариусу удаленно, а также получать на почту шаблоны документов. Сотрудники нотариата с помощью данной системы видят в онлайн-режиме постоянно формирующееся расписание посещений нотариальной конторы, могут формировать шаблоны документов под конкретных клиентов и при необходимости отправлять клиентам уведомления о необходимости предоставления недостающих данных.

Таким образом, практическое использование автоматизированной системы для онлайн-записи на прием к нотариусу и подготовки шаблонов документов, позволит распределить равномерно загрузку нотариальной конторы, минимизирует число посещений клиентами нотариальной конторы (за счет электронных документов), а также уменьшит число ошибок, которые делают сотрудники нотариата при подготовке документов.

1. Долгов, М. А. Институт нотариата в Российском государстве: Дис. канд. юрид. наук: 12.00.01. Москва: ПРОСОФТ-М, 2015.

2. Федосеев Ю.Н. Методы анализа систем массового обслуживания. М.: Изд. МИФИ, 2012.

3. Петров А.В., Алексеев В.Е., Ваулин А.С. и др. Создание алгоритмов для систем автоматизации. Учеб. для техн. вузов. Под ред. Петрова А.В. // М.: Высш.шк., 2013.

4. Рыбанов А.А., Усмонов М.С.О., Попов Ф.А., Ануфриева Н.Ю., Бубарева О.А. Информационные системы и технологии/Научный ред. И. А. Рудакова/Центр научной мысли (г. Таганрог). Москва, 2013. Том Часть 4. -90 с.

5. Смоленский, М.Б. Проблемы деятельности нотариальных контор / М.Б.Смоленский. Ростов-на. Дону, 2012.

6. YCLIENTS - онлайн-запись, автоматизация и управление бизнесом в сфере услуг // URL: https://www.yclients.com/ (дата обращения: 19.01.2017).

7. Модули онлайн бронирования и онлайн-записи для сайта // URL: https://hesus.ru/ (дата обращения: 19.01.2017).

8. GBOOKING - система онлайн-записи на прием и оптимизации ресурсов // URL: http://www.gbooking.biz/ (дата обращения: 19.01.2017).

9. Simplybook - автоматизация онлайн-записи к специалистам // URL: https://simplybook.me/ (дата обращения: 19.01.2017).

Размещено на .ru