Информация в делопроизводстве, ее свойства и особенности - Курсовая работа

Современное общество пользуясь интернетом привыкло принимать информацию уже преобразованную, на конечном этапе ее обработке. И большинство не задумывается, как же эта информация была внесена, обработана и подана пользователю. Терминология, используемая при работе с информацией, закреплена в документах, закреплена в целом ряде нормативных правовых актов и содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представлениях. Объектом исследования стала своевременное обеспечение информацией.Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации. Информация может быть организована одним из двух основных способов: *структурированная информация; Формат - это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.Информация - это сведения об объектах и явлениях окружающего мира, уменьшающие степень неопределенности знаний об этих объектах или явлениях. Но лишь для человека информация, получаемая из внешнего мира, может становиться сведениями, являющимися объектом осознанного хранения, обмена и преобразования. Они передают друг другу просьбы, приказы, отчеты о проделанной работе, публикуют рекламные объявления и научные статьи, хранят старые письма, долго размышляют над полученными известиями или немедленно кидаются выполнять указания начальства. Большое значение для сохранения и развития культуры имеет передача из поколения в поколение сказок, традиций, легенд, создание произведений живописи и т. д. Информация для человека - это знания, которые он получает из различных источников.Поскольку информация не материальна, ее обработка заключается в различных преобразованиях. Информация предназначенная для обработки называется данными. Основным видом обработки первичной информации, полученной различными приборами, является преобразование в форму, обеспечивающую ее восприятие органами чувств человека. Процесс обработки информации не всегда связан с получением каких-то новых сведений. В информатике организация данных по какому-либо правилу, связывающему ее в единое целое, называется структурированием, Важнейшим видом обработки семантической информации является определение смысла (содержания), заключающегося в некотором сообщении.Распространение информации между людьми происходит в процессе ее передачи. Передача может происходить при непосредственном разговоре между людьми, через переписку, с помощью технических средств связи: телефона, радио, телевидения, компьютерной сети. Источник передает (отправляет) информацию, а приемник ее получает (воспринимает). Каждому человеку постоянно приходится переходить от роли источника к роли приемника информации. В процессе передачи информация может искажаться или теряться, если информационные каналы имеют плохое качество или на линии связи действуют помехи (шумы).Люди хранят информацию либо в собственной памяти (иногда говорят - «в уме»), либо на каких-то внешних носителях. Тогда информацию, сохраненную на внешних носителях (в записных книжках, справочниках, энциклопедиях, магнитных записях), можно назвать нашей внешней памятью. Информация на внешних носителях хранится дольше, надежнее. Кроме них в таких системах используются средства поиска информации (поисковая система), средства получения справок (информационно-справочные системы) и средства отображения информации (устройство вывода). Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга - библиотека, картина - музей, фотография - альбом).Сегодня в век информатизации, особое место в науке делопроизводства отводиться уже даже не столько привычным бумажным документам, сколько документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информацией и т.п. В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SOFTSOLUTIONS). В современных ОС есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам. Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД).ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ - система ведения документации, при

Содержание

Введение

Глава 1. Свойства информации

1.1 Методы систематизации информации в делопроизводстве

Глава 2. Информация в работе

2.1 Источники информации

2.2 Обработка информации

2.3 Передача информации

2.4 Хранение информации

Глава 3. Информация в делопроизводстве

3.1 Автоматизация работы с документами

3.2 Электронный документооборот

Заключение

Список использованных источников

Современное общество пользуясь интернетом привыкло принимать информацию уже преобразованную, на конечном этапе ее обработке. И большинство не задумывается, как же эта информация была внесена, обработана и подана пользователю. Информация является так же неотъемлемой частью информационного обеспечения управления.

Терминология, используемая при работе с информацией, закреплена в документах, закреплена в целом ряде нормативных правовых актов и содержит ряд понятий в области создания документов.

Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представлениях. Термины «документированная информация» и «документ» в законах и в действующих стандартах рассматриваются как синонимы.

Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. (Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов, которые являются частью процесса каждой организации.

Важнейшим носителем информации, особенно деловой сферы, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений не обходится без документирования, с ним связанна деятельность всех сотрудников от исполнителей до руководителей звеньев.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом является исследование информации в делопроизводстве.

Объектом исследования стала своевременное обеспечение информацией.

Целью данной курсовой работы является применение информации в делопроизводстве.

Задачами курсовой работы являются;

- изучить свойства информации.

- рассмотреть методы систематизации информации в делопроизводстве.

- описать цикл работы с информацией

- предложить усовершенствования отдельных направлений делопроизводства.

При написании курсовой работы применялись следующие методы: сравнительный, логический анализ, исследование, конкретизация, классификация, синтез, обобщение.

При написании курсовой работы использовались литературные источники как отечественных, так и зарубежные авторы.

1. Свойства информации

Слово «информация» происходит от латинского слова «informatio», что в переводе обозначает сведение, разъяснение, ознакомление. Понятие информации рассматривалось еще античными философами.

До начала промышленной революции, определение сути информации оставалось прерогативой преимущественно философов. Далее рассматривать вопросы теории информации стала новая на то время наука кибернетика.

Основные свойства информации: Качество

Качество информации - степень ее соответствия потребностям потребителей. Свойства информации являются относительными, так как зависят от потребностей потребителя информации.

Объективность

Объективность информации характеризует ее независимость от чьего-либо мнения или сознания, а также от методов получения. Более объективна та информация, в которую методы получения и обработки вносят меньший элемент субъективности.

Полнота

Информацию можно считать полной, когда она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор показателей. Как неполная, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых на основании информации решений.

Достоверность

Достоверность - верность информации, не вызывающая сомнений. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Причинами недостоверности могут быть: преднамеренное искажение (дезинформация); непреднамеренное искажение субъективного свойства; искажение в результате воздействия помех; ошибки фиксации информации. В общем случае достоверность информации достигается: указанием времени свершения событий, сведения о которых передаются; сопоставлением данных, полученных из различных источников; своевременным вскрытием дезинформации; исключением искаженной информации и др.

Адекватность

Адекватность - степень соответствия смысла реально полученной информации и ее ожидаемого содержимого. Например задан вопрос - "Сколько у человека пальцев на руке?" "На руке у человека пять пальцев" - ответ достоверный и адекватный, "У человека две руки" - ответ достоверный но неадекватный.

Доступность

Доступность информации - мера возможности получить ту или иную информацию.

Актуальность

Актуальность информации - это степень соответствия информации текущему моменту времени.

Эмоциональность

Эмоциональность - свойство информации вызывать различные эмоции у людей. Это свойство информации используют производители медиаинформации. Чем сильнее вызываемые эмоции, тем больше вероятности обращения внимания и запоминания информации.

Релевантность релевантность - способность информации соответствовать нуждам (запросам) потребителя;

Защищенность защищенность - свойство, характеризующее невозможность несанкционированного использования или изменения информации;

Эргономичность эргономичность - свойство, характеризующее удобство формы или объема информации с точки зрения данного потребителя.

Информацию следует считать особым видом ресурса, при этом имеется в виду толкование "ресурса" как запаса неких знаний материальных предметов или энергетических, структурных или каких-либо других характеристик предмета. В отличие от ресурсов, связанных с материальными предметами, информационные ресурсы являются неистощимыми и предполагают существенно иные методы воспроизведения и обновления, чем материальные ресурсы.