Информационные технологии в делопроизводстве - Реферат

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как автоматизированные информационные систем электронного документооборота это залог успеха любой организации в управленческой деятельности, огромная помощь по ведению документов, контроль за исполнением приказов, а также организация коммуникационных процессов как внутри офиса, так и с внешней средой. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи: обработка данных об операциях, производимых фирмой;Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.Структура видов обеспечения информационных технологий представлена на рис. Алгоритмическое обеспечение - это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов. Аппаратное обеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования.В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access). За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто. Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту.Информационные технологии организуют свою деятельность так, что используются в качестве инструмента для решения проблем. Используясь совместно, коммуникации, обеспечивают автоматизацию управленческого труда. Это необходимо для быстрого и правильного выполнения поставленных задач, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Они обеспечивают определенные преимущества, перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Содержание

Введение

1. Автоматизация офиса

2. Виды автоматизированных информационных технологий

3. Виды обеспечения информационных технологий

4. Информационные технологии в офисе

Заключение

Список литературы

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как автоматизированные информационные систем электронного документооборота это залог успеха любой организации в управленческой деятельности, огромная помощь по ведению документов, контроль за исполнением приказов, а также организация коммуникационных процессов как внутри офиса, так и с внешней средой.

Автоматизированные информационные технологии управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Она может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи: обработка данных об операциях, производимых фирмой;

создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме; контрольный отчет автоматизированный офис получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от других: выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. В любой фирме должна быть ИС обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

выполнение стандартных процедур обработки;

выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный характер, допускающий проведение ревизий;

акцент на хронологию событий;

требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции: классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей (при расчете заработной платы каждая запись включает в себя код работника, код подразделения в котором он работает и т.д.);

сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а, также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Исходя из вышеизложенного нами были определены следующие параметры работы: Объект: информационные технологии.

Предмет: использование информационных технологий в ДОУ.

Цель: определить значимость использования информационных технологий в делопроизводстве.

Задачи

Изучить специальную и методическую литературу по данному вопросу.

Охарактеризовать состояние работы по использованию информационных технологий в ЗАГСЕ г. Александровск-Сахалинский.

Разработать рекомендации по использованию информационных технологий для электронного ведения документации.

Гипотеза: мы предполагаем, что использование информационных технологий в работе секретаря будет способствовать сокращению временных затрат на процесс обработки документов и положительно скажется на исполнении управленческого решения.

Наша работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. В заключении сделаны выводы по теме исследования. Список литературы составлен по алфавиту и состоит из 15 наименований.

Информационные технологии организуют свою деятельность так, что используются в качестве инструмента для решения проблем. Автоматизация офиса призвана для оснащения коммуникации персонала. Используясь совместно, коммуникации, обеспечивают автоматизацию управленческого труда. Это необходимо для быстрого и правильного выполнения поставленных задач, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Они обеспечивают определенные преимущества, перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества проявляются в поддержке операционного контроля, управленческого контроля и в стратегическом планировании.

Также информационные технологии улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

Таким образом, использование автоматизированных информационных технологий - залог успешной управленческой деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности.

1. http://www.3domen.com

2. Бройдо В.Л., Крылова В.С. Научные основы организации управления и построении. М.: Высшая школа, 2001. 247 с.

3. Гохберг Г.С., Зафиевский А.В., Короткин А.А. Информационные технологии. М.: Издательский центр «Академия», 2009. 208 с.

4. Информатика. Учебник, под ред. Макаровой Н.В. М.: Финансы статистика, 2003. 768 с.

5. Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004. 928 с.

6. Максимов Н.В., Партыка Т.Л., Попов И.И. Современные информационные технологии. М.: ФОРУМ, 2013. 512 с.

7. Пещерская Н.Н., Козлов Н.В. Правильно оформляем документы на компьютере. СПБ.: Наука и техника, 2010. 224 с.

8. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. М.: Высшая школа, 2002. 346 с.

9. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Издательский центр «Академия», 2012. 224 с.

10. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютерное делопроизводство. М.: Издательский центр «Академия», 2009. 288 с.

11. Суханов А.П. Информация и прогресс. Новосибирск: Наука, 1999.

12. Справочная система Microsoft Office.

13. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 2000. 400 с.

14. Федорова Г.Н. Информационные системы. М.: Издательский центр «Академия», 2010. 208 с.

15. Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word. СПБ: Питер, 2000. 725 с.

Размещено на .ru