Информационно-справочная документация - Курсовая работа

За последние годы профессия секретарь претерпела существенные изменения. И совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя». Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечать на телефонные звонки, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами. Упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска, хранения и пересылки адресату. В Соединенных Штатах Америки существует закон, чтобы каждая фирма, организация, учреждение и т.д. должны иметь секретаря компании.В состав информационно-справочных документов, как правило, включают: · Докладная записка; Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управленческие решения, позволяют тот или иной способ действий. Третья группа, как выше было сказано, состоит из документов: различные письма, докладные записки, акты, протоколы и т.п. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которые относятся к информационно-справочным документам. Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов: · в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; Внутренняя докладная записка - это основной вид документа, который используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), для переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками. Обычно докладной запиской информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 Трудового Кодекса Российской Федерации) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам: - материально-технического обеспечения; Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Но служебная записка не должна заменять докладную записку, поскольку докладная записка направляется вышестоящему должностному лицу.Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях. По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы: - объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений; В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины.Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. В деятельности кадровых служб часто используется такая разновидность этого документа, как справка о движении кадров. В него включают ссылки на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также на документы, послужившие основанием для составления справки. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.Письмо - распространенный способ обмена информацией, оно объединяет группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письмо используют в случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (беседа, телефонный разговор). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Информационно-справочная документация. Правила составления и оформления документов данной группы

1.1 Общие правила составления и оформления информационно-справочной документации

1.2 Докладная записка

1.3 Служебная записка

1.4 Объяснительная записка

1.5 Справка

1.6 Письмо

1.7 Телеграмма

1.8 Телефонограмма

1.9 Акт

1.10 Протокол

2. Технические средства для подготовки работы с информационно-справочной документацией

2.1 Офисная техника

2.2 Средства административно-управленческой связи

3. Безопасные условия труда

Заключение

Список литературы