Информатизация архивного дела - Курсовая работа

Достижение последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стеллажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стеллаже находиться запрашиваемый документ. Компьютерные программы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива. Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас, когда вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны программы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение их в архив.Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного и муниципального архивов и архива организации (ведомственного) относятся: 1) комплектование архива и экспертиза ценности документов; 4) комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива); 5) учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов; 7) информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений организации (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах: 1) преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов; 2) преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии; 3) системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: архивные автоматизированные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных; Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов: 1) Период с конца XIX в. до 1950-х гг. - на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый государственный и муниципальный архивы и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях сем

Содержание

1. Понятие архивного дела и информатизации

1.1 Объекты и цели информатизации

1.2 Принципы и направления информатизации

2. История информатизации

3. Организация внедрения информационных технологий в архивах

4. Базы данных в архивном деле

5. Архивные документы на нетрадиционных носителях

5.1 Электронный документооборот и его особенности применения в архиве

6. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений

Достижение последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходиться без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стеллажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стеллаже находиться запрашиваемый документ. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас, когда вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны программы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение их в архив.

Объектом курсовой работы является архивное дело.

Предмет курсовой работы - информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.

Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

Задачами моей курсовой работы являются: 1) Работа с документальными источниками, с нормативно-методической литературой, с периодическими изданиями( журналами, газетами, сайтами Интернета)

2) Овладение новыками и умением работать с архивной документацией, подготовка в профессиональной деятельности в архиве.

3) Совершенствование методов работы в документами.

4) Теоретическая подготовка по методике работы с архивными документами.

Значимым элементом существования современного мира являются информационные технологии, проникнувшие практически во все сферы социальной деятельности, в том числе и в архивное дело. Поэтому практическая значимость данной курсовой работы в том, что она поможет проследить этапы информатизации архивного дела и изучить применения новых информационных технологий в архивном деле.