Функциональные требования к системам электронного документооборота - Курсовая работа

В настоящее время на большинстве российских предприятий информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД). Актуальность темы объясняется проблемой выбора СЭД из множества существующих на сегодняшний день на рынке систем. В данной курсовой работе рассматриваются различные классификации и разновидности СЭД, а также основные процессы работы с документами, которые должна обеспечивать современная СЭД.Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Можно выделить еще одно оптимальное определение электронного документооборота: "электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства". Одним из основных определений является трактовка СЭД как организационно-технической системы, обеспечивающей процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, а также обеспечивающей контроль над потоками документов в организации (имеется в виду система, обеспечивающая деятельность в конкретной организации и имеющая набор функциональности, который нужен этой организации). СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях. Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.п.В стандарте ИСО 15489 выделяются следующие процессы управления документами: ? включение документов в систему; Принимается решение о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены; определяется, кто может иметь доступ к этим документам, сроки их хранения. Цели включения документов в систему: установление связи между документом, его создателем и управленческим контекстом, в котором документ был создан; К документам могут быть отнесены как оригиналы, так и копии документов, поскольку копия документа может служить отдельной управленческой цели и храниться в другой системе. Обеспечивает доказательство существования документа (факт его создания или включения в систему), а также упрощает его поиск.Оценка сложных систем проводится для разных целей: для оптимизации - выбора наилучшего алгоритма из нескольких, реализующих один закон функционирования системы; Всем исследуемым свойствам систем присваивается определенное значение на шкалах. Тип шкал интервалов содержит шкалы, единственные с точностью до множества положительных линейных допустимых преобразований. Шкала характеризуется соотношениями эквивалентности, порядка, суммирования интервалов различных проявлений свойства. Шкалы отношений отражают отношения свойств объектов, т.е. во сколько раз свойство одного объекта превосходит это же свойство другого объекта.Появляется множество новых систем, обладающих различными характеристиками. Перед любой организацией, которая решила перейти на электронный документооборот, несомненно встает вопрос выбора именно той системы, которая будет наиболее эффективно использоваться в данной организации.

Содержание

Введение

1. Понятие, назначение и классификация СЭД

2. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД

3. Количественные измерения требований к СЭД

Заключение

В настоящее время на большинстве российских предприятий информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).

На рынке существуют множество СЭД, различных по своим характеристикам и стоимости. Возникает проблема выбора именно той системы, которая подходила бы конкретной организации.

Актуальность темы объясняется проблемой выбора СЭД из множества существующих на сегодняшний день на рынке систем.

В данной курсовой работе рассматриваются различные классификации и разновидности СЭД, а также основные процессы работы с документами, которые должна обеспечивать современная СЭД.

С учетом недостаточной разработанности темы, при написании данной курсовой работы были использованы всего лишь три источника: 1. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения. Содержит основные термины в области электронного документооборота.

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования. Описывает основные процессы работы с документами.

3. МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения. Содержит описание качественных и количественных шкал, которые могут быть использованы для измерения характеристик и параметров СЭД.

Кроме того, были изучены труды Ларина М.В., Рыскова О.И., Острогорского М.Ю., посвященных электронным документам и системам электронного документооборота; Анфилатова В.С., Емельянова А.А., Кукушкина А.А., описывающих применение различных шкал измерения.

Также были использованы статьи различных авторов, посвященные проблемам электронного документооборота и СЭД.

Цель исследования - анализ и сравнение существующих СЭД.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1. Рассмотреть существующие определения СЭД.

2. Выделить оптимальное определение СЭД.

3. Рассмотреть различные классификации СЭД.

4. Изучить основные процессы работы с документами в СЭД.

5. Проанализировать основные методы оценки СЭД.

Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам и состоит из следующих глав: 1. Понятие, назначение и классификация СЭД.

2. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД.

3. Количественные измерения требований к СЭД.

Рынок электронного документооборота развивается очень динамично. Появляется множество новых систем, обладающих различными характеристиками. Перед любой организацией, которая решила перейти на электронный документооборот, несомненно встает вопрос выбора именно той системы, которая будет наиболее эффективно использоваться в данной организации.

В данной курсовой работе описаны возможные методы оценки параметров и свойств СЭД. Состав параметров и свойств, подлежащих оцениванию, определяется самой организацией в зависимости от специфики и потребностей.

Но нужно помнить, что при выборе СЭД следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики конкретной организации.

1. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. Управление документами. Общие требования.

3. МИ 2365-96. ГСИ. Шкалы измерений. Основные положения. Термины и определения.

4. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. М.: ИПО "У Никитинских ворот", 2008.

5. Анфилатов В.С., Емельянов А.А., Кукушкин А.А. Системный анализ в управлении: Учебное пособие. М.: Финансы и статистика, 2002.

6. Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы.

7. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // Википедия - свободная энциклопедия. URL: http://ru. wikipedia.org/wiki/СЭД.

8. А. Колесов. Понятия СЭД и ECM [Электронный ресурс] // PC Week. Корпоративные информационные технологии и решения. URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail. php? ID=125346.

9. Федорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания "Электронные офисные системы". URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail. php? ID=8657&SECTION_ID=765.

10. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http://ecm-journal.ru/special/1649468. aspx.

11. Злобин Е.В. Системы электронного документооборота - особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты [Электронный ресурс] // Российский государственный гуманитарный университет. Историко-архивный институт. Факультет технотронных архивов и документов. URL: http://ftad.ru/library/ftad10/37. shtml.

12. А. Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // ITEAM.ru - технологии корпоративного управления. URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/.

13. Истомина Е. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД [Электронный ресурс] // ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. URL: http://ecm-journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-vnedrenija-SEHD. aspx.

Размещено на .ru