Функції документа - Курсовая работа

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше повязана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запамятовує, накопичує і використовує інформацію. Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Адже документ є матеріальним носієм інформації, саме в документах закріплюється, зберігається, поширюється і зберігається інформація.В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Сьогодні документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності. Документ - це матеріальний обєкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.[6, с.35-40] Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється. Вивчення функцій документа має суттєве значення для зясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому[9, с.У документній комунікації у якості засобу комунікації виступає документ-матеріальний (речовий) обєкт, у якому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати у часі і просторі разом з матеріальним носієм. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів - сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили. Поняття «документний потік» введено у практику інформаційної діяльності у 1960-ті роки і довгий час означало сукупність документів, що надходять на вхід будь-якої системи комунікацій (автоматизованої інформаційно-пошукової системи, бібліотеки, книжкового магазину і т.д.). Таким чином, систематизуючи документи за змістом, фахівець одночасно класифікує і оцінює процеси соціальної діяльності.Документознавство як наука про документ, його історію, теорію і практику, від моменту становлення визнало важливість для дисципліни розроблення класифікації документів. Від того часу популярність теми не зменшувалася, а, навпаки, зростала, що призвело до зарахування класифікації документів до найголовніших тем загального документознавства [15, с.45]. Класифікація здобула нові позиції у документознавстві як метод пізнання документів, що робить можливим зображення непростого, суперечливого досвіду розкриття їх ознак і властивостей. Швецова-Водка виходить за їх межі, вдаючись у першому випадку до розлогих коментарів загального документознавчого характеру, наприклад, щодо походження терміна «документ», історії емпіричних уявлень про документ, сучасних термінологічних розяснень центрального поняття наук документально-комунікаційного циклу, теорії інформаційної комунікації, структури соціальної комунікації, функційного визначення документа у різних галузях знань і сферах практичної діяльності[18, 25].Відзначаючи поліфункційність документа і множинність значень, особливу увагу науковець приділила термінологічному визначенню документа, вживаному в діловодстві, архівній справі, бібліотекознавстві та інформатиці - будь-який запис інформації. Ставлячись до класифікації, як процедури розподілу певних обєктів на класи (види, роди, типи, жанри) відповідно до найсуттєвіших ознак, властивих документові, дослідниця слушно вказує на основну її вимогу: необхідність виділення класів у процесі диференціації за однією обставиною [18, с.38].За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи. u Рукописний - це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки. До рукописів відносять також документи, оформлені засобами машинопису (за допомогою пишучої машинки ) або ЕОМ (за допомогою принтера). До рукописних документів відносять: звіт про НДР і ДКР, депонуючий рукопис, дисертацію і ін. u Друкарський - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальною технікою, засобами друку ЕОМ і ін.)[6, с.47]. Такі документи часто називають творами друку або виданнями. u Механічний

Зміст

Вступ

Розділ 1. Загальні ознаки та властивості документа

1.1 Поняття управлінського документа, його значення та функції

1.2 Особливості документного потоку

1.3 Наукові підходи щодо класифікації функцій документа

Розділ 2. Практичний аналіз функцій різних видів документів

2.1 Способи документування документів та їх види

2.2 Класифікація документів за різними ознаками

Розділ 3. Функціонування документа у сучасному світі

3.1 Роль документа в житті людини та суспільства

3.2 Основні вимоги до організації сучасного діловодства

Висновки

Список джерел та літератури

Додатки

Додаток А