Формы использования архивных документов - Курсовая работа

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что "пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом" . Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы". В подпрограмму выделена программа "Архивы России", которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации. Также в работе широко использовались такие нормативно-методические документы, как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР. Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются: - информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование). Особенность инициативной информационной работы архивов заключается также в опережающем удовлетворении спроса больших общественных групп потребителей: учреждений, организаций, граждан. Соответственно с этим строятся методы работы архивов с информацией и формы ее предоставления обществу. Этой цели в наибольшей мере соответствуют следующие формы: реклама, буклеты, выставки, различные информационные документы для средств массовой информации, обзоры фондов и документов, различные справочники о государственных архивах и их документах, другие формы вторичной информации архивов. Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др. Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов; Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе

Оглавление

Введение

1. Направления и цели использования архивных документов

2. Формы использования архивных документов

2.1 Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании

2.2 Исполнение запросов социально-правового характера

2.3 Использование документов в средствах массовой информации

3. Организация информационных мероприятий

3.1 Организация выставок документов

3.2 Организация встреч с общественностью

3.3 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование

3.4 Публикация документов

Заключение

Список использованных источников

Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач: 1. Определение направлений использования архивных документов;

2. Постановка целей использования архивных документов;

При написании работы использовались различные источники и литература.

Источники можно разделить на несколько групп: 1) нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления Правительства РФ);

2) нормативно-методические документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что "пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом" .

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. "Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами. Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы".

Постановление Правительства РФ "О федеральной целевой программе "Культура России (2001-2005 годы)" среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.

В подпрограмму выделена программа "Архивы России", которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

Предполагались следующие виды работ: 1)Осуществление комплекса работ по совершенствованию и модернизации системы использования государственными архивами документированной информации;

2) Создание и поддержание в работоспособном состоянии механизма преимущественно планового рассекречивания документов государственных архивов с прогнозируемым объемом в 2,5 млн. дел;

3) Информационное обеспечение подготовки поименных книг памяти российских (советских) воинов, погибших и пропавших без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;

4) Организация и проведение документальных выставок, в том числе международных, посвященных юбилейным датам, памятным событиям государственного и международного значения;

5) Оснащение выставочного зала федеральных государственных архивов современными техническими средствами;

6) Подготовка каталогов, путеводителей, сборников архивных документов (в том числе в электронной форме);

7) Совершенствование технологий, связанных с организацией процессов и работы читальных залов государственных архивов.

Также в работе широко использовались такие нормативно-методические документы, как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР.

Правила работы ведомственных архивов (стоит заметить, что они утратили силу) основными формами использования документов ведомственного архива указывают: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно - просветительная и агитационно - пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются: - информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что "использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа".

Правила содержат достаточно полную характеристику форм использования архивных документов.

Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ и Правила публикации исторических документов в СССР содержат сведения о порядке и правилах работы в читальных залах и особенностях и процедуре публикаций документов соответственно.

Использованная литература может быть разделена на две группы: 1) пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов "Организация использования документов ГАФ СССР" и учебное пособие коллектива авторов "Архивоведение" под редакцией В.П. Козлова.

2) Периодические издания, прежде всего журналы "Отечественные архивы" и "Вестник архивиста".

В "Организации использования документов ГАФ СССР" довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

"Архивоведение" - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

Статьи "Отечественных архивов" рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина считает, что "одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций".

В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева сообщается, что "…основными формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы".

"Вестник архивиста" дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам.

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура доклада.

Первая глава освещает направления использования архивных документов для того, чтобы дать общее представление о вопросе.

Вторая глава содержит характеристику целей использования документов Архивного фонда РФ.

В третьей главе дан подробный анализ форм использования документов: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании, исполнение запросов социально-правового характера, использование документов в СМИ, предоставление документов в читальный зал, организация информационных мероприятий, выдача подлинников документов и дел во временное пользование, организация публикаций документов.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

1.