Формирование и оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях - Контрольная работа

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации? Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно.Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов. Документы формируются в дела по следующим признакам: 1. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией:"Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г.Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре. Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы). Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Так, например, в канцелярии организации может формироваться дело с подлинниками приказов (их срок хранения - "постоянно" или "10 лет"), а в структурных подразделениях номенклатурой дел предусматривается формирование дел с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по основной деятельности.Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса. В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Нередко в организациях данный принцип формирования дел нарушается, формируются дела с такими заголовками, как "Входящие документы" или "Исходящие документы". При этом не учитывается то, что в деле группируются и запросы, и копии исходящих ответов на эти запросы, так как все документы данного дела - по одному вопросу и одного срока хранения. При соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц).Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.) формируются в дела по видам и по хронологическому принципу с относящимися к ним приложениями. Так, если приказами были утверждены инструкции, положения, правила, они формируются в деле с приказами руководителя по основной деятельности вслед за этими приказами. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний. Заголовок такого дела может быть сформулирован следующим образом: "Приложения к протоколам заседания Совета директоров объединения". Плановые и отчетные документы формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от даты их составления или поступления.В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурн

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ

2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

2.1 Признаки заведения дел

2.2 Основные требования к формированию дел

2.3 Основные принципы расположения документов в деле

2.4 Систематизация в делах отдельных видов документов

2.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

2.6 Нумерация листов дела

2.7 Составление листа-заверителя дела

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ