Основные требования к формированию дел в учреждениях, организациях и на предприятиях. Оформление дел: нумерация листов дела, составление заверительной надписи и внутренней описи документов, оформление обложек дел постоянного и временного хранения.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: «Формирование и оформление дел»Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив. дело нумерация заверительный опись Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения.Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов. Документы формируются в дела по следующим признакам: 1. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией: "Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г.Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре. Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы). Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату. Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса.Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности. Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой. Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе. В деле подшито (вложено) и пронумеровано Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела.Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения. Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.). На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение.Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и у
План
Содержание
Введение
Глава 1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
1.1 Признаки заведения дел
1.2 Основные требования к формированию дел
Глава 2. Оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
2.1 Нумерация листов дела
2.2 Составление заверительной надписи и внутренней описи документов
2.3 Оформление обложек дел постоянного и временного хранения
Заключение
Список используемой литературы
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
