Формирование дел, обложка дел, заведение дел в начале календарного года - Реферат

Целью моей работы является рассмотреть процесс формирования дел, выполняя следующие задачи: 1. Рассмотреть правила формирования различных категорий документов в дела; Рассмотреть оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя; Раскрыть принципы систематизации документов внутри дел. · Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ист.В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии - заверительной надписи, служебных отметок. В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от ... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: · наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранятся и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения; согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения. · заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подписывают название этого учреждения (структурное подразделения). Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса. · Основной принцип систематизации документов - хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. · Кроме того, используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу формировать в дела в соответствии с определенным действием, например: о приеме на работу, о командировании, о премировании, о предоставлении отпуска, об увольнении. Протоколы размещают в хронологическом порядке и по номерам документы к заседаниям формируют в дело в соответствии с номером того протокола, к которому они относятся.В завершении всего выше изложенного можно сделать следующие выводы: Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Формирование дел основывается на следующих принципах: в дело помещаются исполненные документы; дело формируется за один календарный год за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного срока хранения помещаются в разные дела; документы помещаются в дела вместе с их приложениями; планы, сметы, отчеты помещаются в дела того года, к которому они относятся, перспективные планы относят к году их утверждения; в нутрии документы располагаются в хронологическом, нумерационном или алфавитном порядке; толщина дела 30-45 мм (250 листов). При большем количестве листов появляется второй том дела, листы которого нумеруются отдельно; если дело хранится до 10 лет, то оно проходит частичную подготовку, если больше, то - полную. Полная подготовка дела состоит из следующих пунктов: 1. подшивка правильности отнесения документов к делу; 5. если дело хранится больше 10 лет, то оформляется и прикрепляется на внутреннюю обложку дела внутренняя опись его документов.

Содержание

Введение

1. Понятие "формирование дел, и основные требования к этой работе

2. Правила формирования различных категорий документов в дела

3. Оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя.

4. Принципы систематизации документов внутри дел

Заключение

Список литературы

Делопроизводство сейчас на многих предприятиях не представляет собой эффективно настроенного механизма. Зачастую отдельные подразделения по своему усмотрению (как им удобно) определяют порядок работы и систематизацию хранения документов.

Но в этой ситуации следует помнить, что на организацию как на юридическое лицо возложена обязанность по хранению своего документационного фонда.

Если на предприятии не разработана номенклатура дел, формирование дел происходит стихийно и сдача дел в архив может не состояться или будет проблематичной.

Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.

Целью моей работы является рассмотреть процесс формирования дел, выполняя следующие задачи: 1. Определить понятие "формирование дел" и рассмотреть основные требования к этой работе;

2. Рассмотреть правила формирования различных категорий документов в дела;

3. Рассмотреть оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя;

4. Раскрыть принципы систематизации документов внутри дел.

1. Понятие "формирование дел, и основные требования к этой работе

· Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ист. № 1).

Дело (первичный комплекс) - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе ДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.

· Формирование дел должно обеспечить: - оперативность поиска документов;

- надежность документационного обслуживания управления;

- сохранность документов.

· Формирование дел осуществляется: - службой ДОУ (секретарем) - при централизованной форме ведения делопроизводства;

- структурными подразделениями - при децентрализованной форме ведения делопроизводства (лицами, ответственными за делопроизводство).

· Работа по формированию дел состоит из следующих операций

- распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) и подшивка документов;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление обложек дел.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.

Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

· Почему дела должны формироваться в соответствии с нормативами?

Формирование дел в соответствии с нормативно-закрепленными правилами позволяет: 1) значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку;

2) облегчить проведение экспертизы ценности дел, отбор дел для дальнейшего хранения или уничтожения;

3) обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;

4) создать организационную защиту информации, предупреждает несанкционированный доступ, как к конфиденциальной, так и к иной управленческой информации;

5) осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.

Независимо от принципа организации делопроизводства (централизованное, децентрализованное), не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.

Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме, разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел (ист. № 2, с 195-198).

В завершении всего выше изложенного можно сделать следующие выводы: Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Формирование дел основывается на следующих принципах: в дело помещаются исполненные документы; дело формируется за один календарный год за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного срока хранения помещаются в разные дела; документы помещаются в дела вместе с их приложениями; планы, сметы, отчеты помещаются в дела того года, к которому они относятся, перспективные планы относят к году их утверждения; в нутрии документы располагаются в хронологическом, нумерационном или алфавитном порядке; толщина дела 30-45 мм (250 листов). При большем количестве листов появляется второй том дела, листы которого нумеруются отдельно; если дело хранится до 10 лет, то оно проходит частичную подготовку, если больше, то - полную.

Полная подготовка дела состоит из следующих пунктов: 1. подшивка правильности отнесения документов к делу;

2. удаление металлических частей;

3. нумерация страниц дела;

4. составляется заверительная надпись;

5. если дело хранится больше 10 лет, то оформляется и прикрепляется на внутреннюю обложку дела внутренняя опись его документов. Листы описи дела нумеруются отдельно;

6. оформляется обложка дела;

7. в течение делопроизводственного года документы для информационной работы могут быть выданы из дела, на их место оформляется лист-заменитель;

8. после окончания делопроизводственного года выдача документов из дела запрещается. Дело выдается целиком. А на его место оформляется карта-заместитель;

9. после окончания делопроизводственного года дело еще год хранится в структурном подразделении. Но срок их хранения исчисляется с 1.01. года следующего за годом окончания делопроизводства.

Частичная подготовка дела включает в себя следующие из выше указанных пунктов: п. 1, п. 3, п. 6. документ дело обложка систематизация

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. С. 3

2. Ватолина М.В. Организация работы с документами \ Серия "Высшее образование". - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.

3. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений \ Л.А. Ленкевич. - М. : Издательский центр "Академия", 2007. - 214 с.

4. М.В. Кирсанова "Современное делопроизводство" 2001

Размещено на .ru