Формирование баз данных по учёту планов и остатков сырья в цехе (FoxPro) - Дипломная работа

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей большое значение имеет организация снабжения на предприятиях, состояние складского учета материалов. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, поэтому каждому материалу в местах его хранения присваивается ярлык. Для реализации задач, связанных с учетом материалов, необходимо иметь номенклатуру - ценник, представляющий систематизированный перечень наименования материалов; установить четкую систему ведения документации и документооборота; проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов; шире внедрять современные средства автоматизации учета. Фактическая себестоимость ежемесячно рассчитывается бухгалтерией предприятия на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных средств на провозную плату (железнодорожный тариф), фактически произведенных расходов на содержание заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли. Информация о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов и других ценностей за текущий месяц выбирается из счета 10 «Материалы» и субсчета 10-1 «Сырье и материалы».В результате решения задачи формируются базы данных RSC, PORP, содержащие информацию о потребности в сырье, остатках сырья на складах и в цехе. При вводе определяются дата расчета и база данных за предыдущий месяц стирается, а информация за расчетный месяц записывается. Накопитель на жестком диске (винчестер, HDD) предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с компьютером: программ операционной системы, часто используемые пакеты прикладных программ, редакторов документов, трансляторов с языков программирования и т.д. Интегрированные системы отладки программ - программы, помогающие программисту создавать, отлаживать и компилировать новые программы. Учитывая возможности описанного языка программирования СУБД FOXPRO, экономический характер задачи дипломного проекта, а также традиции Представительства МРОГС в Веневском районе, работающего с использованием СУБД FOXPRO для создания программных продуктов, в качестве языка программирования для решения задачи «Формирование баз данных по учету планов и остатков сырья в цехе» был выбран язык программирования FOXPRO.

План PLAN 6

Одной из основных задач бухгалтерского учета является правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей, а также выявление и отражение расчета фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей большое значение имеет организация снабжения на предприятиях, состояние складского учета материалов. С этой целью каждому складу присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, поэтому каждому материалу в местах его хранения присваивается ярлык.

За правильное и своевременное приемку и отпуск материалов а также за сохранность вверенных материальных ценностей устанавливается список должностных лиц, ответственных за эти операции. С должностными лицами заключается договор о материальной ответственности. Все службы предприятия имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов.

Для реализации задач, связанных с учетом материалов, необходимо иметь номенклатуру - ценник, представляющий систематизированный перечень наименования материалов; установить четкую систему ведения документации и документооборота; проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов; шире внедрять современные средства автоматизации учета.

В настоящее время оценка материалов производится по свободным рыночным или государственным оптовым ценам или по номенклатурным ценам. Номенклатурные цены могут быть представлены плановой себестоимостью приобретенных материалов, средне - покупной ценой и т.д.

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленное для автоматизированной обработки информации. От характера предприятия устанавливается количество выписываемых документов и их документооборот.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные и хозяйственные нужды. Приходные ордера отражают поступившие материальные ценности. Они оформляются в день поступления материалов.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета является оперативно-бухгалтерский учет, который предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов.

Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей.

Немаловажное значение в учете материалов имеет оценка материалов, которая может быть оптовой, договорной, плановой и фактической.

Оптовые цены утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен при расчетах между предприятием-поставщиком и предприятием-покупателем.

Договорные цены устанавливаются при заключении договоров-поставок.

Плановая себестоимость разрабатывается предприятием. Плановая цена включает в себя оптовую цену или договорную.

Фактическая себестоимость ежемесячно рассчитывается бухгалтерией предприятия на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных средств на провозную плату (железнодорожный тариф), фактически произведенных расходов на содержание заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли.

Для упрощения планирования и учета материалов в денежном выражении все расходы, включаемые в их себестоимость, делят на две статьи: стоимость материалов по оптовым ценам и транспортно-заготовительные расходы. Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости. Движение же материалов происходит ежедневно, поэтому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемыми учетными. Учетные цены могут быть оптовыми или плановыми.

При использовании в текущем учете оптовых цен рассчитывается сумма и процент транспортно-заготовительных расходов для доведения их по фактической себестоимости.

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитывается сумма и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход). Этот показатель предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. Транспортно-заготовительные расходы или отклонения от плановых цен рассчитываются не по каждому номенклатурному номеру материала, а по группам материалов. За основу расчета берутся остатки материалов на начало месяца, их поступление на начало месяца и их поступление за отчетный период.

Учет и контроль за движением материала - это одна из наиболее важных задач. В настоящее время в условиях рыночной экономики определяющее значение имеют своевременно полученные качественные показатели. Этого можно достичь с использованием вычислительной техники для учета движения материалов. Для реализации задач учета материалов используется комплекс программ автоматизированного рабочего места «Бухгалтер». Одной из задач, входящих в данный комплекс, является задача расчета средней цены заготовления сырья, которая предусматривает различные режимы работы.

В данном дипломном проекте рассматривается режим «Формирование баз данных планов и остатков сырья в цехе».

1. Организационно-экономическая сущность задачи

Задача «Формирование баз данных по учету планов и остатков сырья в цехе» является одним из режимов программы расчета средней цены заготовки сырья, входящей в автоматизированный комплекс задач по учету материальных ценностей.

Эта задача решается на любом промышленном предприятии.

Целью решения данной задачи является создание баз данных, содержащих информацию, используемую для расчета средней цены заготовки поступившего сырья на предприятие в текущем месяце. Задача решается для каждого цеха.

Целесообразность автоматизации решения данной задачи заключается в том, что при использовании вычислительной техники улучшается и упрощается процесс обработки информации, сокращается время обработки, исключается возможность допуска ошибок, автоматизируется процесс расчета, уменьшается бумажный документооборот. Вследствие этого сокращаются до минимума ручные операции обработки документов, повышается производительность административно-управленческого аппарата предприятия.

Данная задача решается один раз в месяц до первого числа следующего месяца.

В результате решения данной задачи создаются оперативные базы данных RSC.dbf и PORP.dbf. База данных RSC содержит информацию, используемую для расчета средней цены за текущий месяц. База данных PORP содержит информацию о плановом сырье и остатках сырья по каждому наименованию для каждого цеха в текущем расчетном месяце. Базы данных хранятся на магнитных носителях.

Для контроля ввода информации созданные базы данных распечатываются в форме документов «Данные для расчета средней цены заготовления» и «Плановые, расчетные потребности и остатки сырья в цехе».

Информация созданных баз данных используется в дальнейшем при расчете средней цены заготовления поступившего сырья на склад предприятия в текущем месяце.

Входной информацией для решаемой задачи являются данные, вводимые из счета 10 «Сырье и материалы», который фиксирует информацию о плане, остатках и потребностях сырья каждым цехом за расчетный месяц. Этот документ заполняется в бухгалтерии предприятия на основании первичных документов, отражающих движение материала по предприятию. Базы данных создаются на основе информации о движении материала за предыдущий месяц.

Формирование баз данных является частью задачи «Расчет средней цены заготовления сырья» и имеет связь с другими программными режимами этой задачи.

2. Описание входной информации

В качестве входной информации для решения задачи «Формирование баз данных по учету планов и остатков сырья в цехе» используются оперативные базы данных RSC и PORP, содержащие информацию для расчета средней цены заготовки сырья и информацию о планах, остатках, и потребностях сырья за предыдущий месяц для каждого цеха по каждому наименованию.

База данных - это совокупность взаимосвязанной информации, организованной определенным образом и расположенной на внешнем носителе. Структура баз данных RSC и PORP описана в таблице 1 и дана в приложении 1.

Информация о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов и других ценностей за текущий месяц выбирается из счета 10 «Материалы» и субсчета 10-1 «Сырье и материалы».

Каждая группа материалов учитывается на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. Фактическая себестоимость приобретения материалов складывается из стоимости по ценам приобретения и расходов по заготовке и доставке этих ценностей на предприятие.

К счету 10 «Материалы» относится субсчет 10-1 «Сырье и материалы», который учитывает фактическую себестоимость израсходованных материалов, их окончательный расход и их остатки на конец месяца по группам материалов. Эти счета характеризуют состав хозяйственных средств предприятия. Учет материалов ведется в денежном выражении с обязательной проверкой их наличия по местам хранения.

Остатки и приход ведется по дебету счетов, а расход, отпуск - по кредиту в суммах фактической себестоимости.

Таблица 1. Сводное описание входной информации

Имя БД Имя файла Наименование поля Идентификатор Тип, максимальная длина поля Примечание символьная дата числовая целая дробная

RSC RSC.dbf Месяц расчета MES 8

Группа GR 2

Наименование сырья NSR 19

Единицы измерения ISM 2

Потребность POTR 8 1

Остаток в цехе OSTC 12 3

Цена остатка цеха CENC 12 2

Остаток склада OSTSKL 10 3

Цена остатка склада CENSKL 15 2

Сумма на складе SUM 10

PORP PORP.dbf Месяц расчета MES 8

Группа GR 2

Код KOD 3

Наименование цеха NCEX 12

Наименование сырья NSR 19

Единицы измерения ISM 2

Натура NATUR 4 1

Условная стоимость USLST 3

Автоматизированное рабочее место в системе управления предприятием. Сборник научных трудов, - Ленинград, 1989.

В.В. Шураков. Автоматизированное рабочее место для статической обработки данных, 1990.

Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных. - Харьков: Издательство «Фолио», 2001

Данилевский Ю.Г., Петухов ИА., Шибанов B.C. Информационная технология в промышленности. Л.: Машиностроение, 1988, 284 с.

Информационные системы в экономике. Под ред. профессора В.В. Дипа, М.: Финансы и статистика, 1996, 270 с.

Козлова Е.П., Парашутин КВ., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет - М.: Финансы и статистика, 1996, 276 с.

П.И. Камышанов. Практическое пособие по бухгалтерскому учету: - Издание третье, дополненное и переработанное - Москва: ООО «МЕДПРЕСС»; - Элиста: АПП «Джангар», 1998. - 528 с.

Попов А.А. Программирование в среде СУБД FOXPRO 2.0. Построение систем обработки данных. - М.: Издательство Март, 1996