Факторы успеха в проведении делового совещания - Реферат

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Направление подготовки 081100.62 Государственное и муниципальное управление Кафедра Государственного и муниципального управленияКроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений. Чаще всего деловые совещания проводятся: - при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.Деловое общение - один из самых ответственных видов деятельности руководителя сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т. п. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято.До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Использование дискуссии в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. Задачи по отношению к проблеме: сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию в русло; собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.Четко сформулируйте, по какому поводу собирается совещание. Microsoft Outlook, как впрочем, и другие программы по составлению расписаний и планов имеет специальные страницы для совещаний. Выполнение этого пункта поможет Вам определить необходимость совещания как такового, а Вашим партнерам позволит узнать, что ожидать на совещании. Мы начинаем совещания с того, что организатор объявляет цель совещания, рассказывает, чего мы должны достичь, и рассматривает повестку. Если Вы принимаете приглашение на совещание и не можете прибыть вовремя, уведомите организатора заранее.· не соблюдается установленная продолжительность; · не ограничивается время на доклады и выступления; Например, оно должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

Содержание

Введение

1. Деловые совещания

2. Виды деловых совещаний

3. Основные правила ведения делового совещания

4. Два стиля проведения деловых совещаний

5. Факторы успеха в проведении делового совещания

6. Основные ошибки при проведении деловых совещаний

Заключение

Библиографический список деловой совещание руководитель планирование