Эмуляция системы электронного документооборота - Курсовая работа

Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в организовано управление документооборотом. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия до 30% времени.Требуется спроектировать в выбранной интегрированной среде разработки информационную систему для работы с базой данных по конкретной предметной области.В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: u средств групповой;Интерфейс программы представлен на рис. Программа 1С: Документооборот 8 позволяет реализовывать: · работу с системой через веб-браузер; · упорядоченную работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; · повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. Интерфейс программы представлен на рис.2.Проанализируем поставленную задачу с учетом всех требований, предъявляемых к работе: 1. Интерфейс разрабатываемого программного средства не должен быть излишне перегружен в целях повышения удобства использования.ER-диаграмма (entity-relationshipdiagram) - или диаграмма сущность-связь - позволяет описывать концептуальные модели структур данных. Построение диаграммы осуществляется при помощи графических примитивов: блоков для описания сущностей и соединительных линий для описания связей.В качестве среды для создания базы данных компьютеров, программного обеспечения и периферийного оборудования был выбран MS Access 2010. Вместе с последними версиями MS Windows устанавливается и драйвер для доступа к базам этого типа.Такой выбор был сделан ввиду большой распространенности пакета MSOFFICE, с которым поставляется Access, простоты проектирования баз данных при сохранении широты возможностей. Для написания приложения была выбрана среда BORLANDDELPHI 7, так как она имеет большое количество инструментов для работы с базами данных.Основным действием в программе является отправка документа на утверждение, которая производится в окнах показанном ниже. В таблице Documents создается запись информации о документе, а в таблице DOCUSERS заполняется информация о том кому этот документ отсылается на утверждение. Код выполняющийся при нажатии на кнопку "Создать": s: =EXTRACTFILEPATH (paramstr (0)); Documents. add; Делаем двойной щелчок по полю с информацией о принятом документе, в появившемся окне предоставляется возможности: § Открыть документ для просмотраВ данной программе реализовано разграничение прав на два типа пользователей: § Руководитель При выборе типа пользователя и вводе соответствующего пароля открываются различные окна: Рис.11.Отладка и верификация программы представляют собой очень важную часть процесса разработки программы. Отладка заключается в устранении ошибок программирования, ошибок перевода алгоритма на язык программирования. Отладка - это деятельность, направленная на обнаружение и исправление ошибок в программе с использованием процессов выполнения его программ. Таким образом, отладку можно представить в виде многократного повторения трех процессов: тестирования, в результате которого может быть констатировано наличие в ПС ошибки, поиска места ошибки в программах и документации ПС и редактирования программ и документации с целью устранения обнаруженной ошибки. Верификация - это доказательство того, что программа работает "правильно", дает правильный результат.Сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально

Содержание

Введение

1. Постановка задачи

2. Описание и анализ предметной области

2.1 Описание предметной области

2.2 Анализ существующего информационного обеспечения

2.3 Формирование и анализ требований

3. Построение концептуальной модели

4. Проектирование логической структуры БД

5. Программная реализация

5.1 Выбор программного средства

5.2 Организация редактирования данных

5.3 Разграничение прав пользователей

6. Тестирование и отладка программного средства

Заключение

Список литературы

Приложения

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия до 30% времени.

Следует отметить, что потоки корпоративной бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления.

Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином электронный документ в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.