Электронный документооборот и управление контентом - Контрольная работа

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом.По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. 6% документов безвозвратно теряются; Секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени. А в это то же время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, которые называют Electronic Document Management Systems (EDMS). Использование же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, осуществляемые через документы, т. е. электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления.Как правило, EDMS-системы - это клиент-серверные программы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции или расширять уже имеющиеся. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспечивающего доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.На сегодняшний день существует множество EDMS-систем, наиболее распространенные из которых представлены в табл. Скорее всего, нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степени соответствуют отечественной бизнес-практике. Большинству отечественных предприятий впервые придется внедрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлением наших людей. А чтобы быть в курсе всех событий, связанных с электронным документооборотом, посещайте, например, популярный Web-pecypc (low-,ru), который посвящен этой тематике. Продукт Производитель Информация Платформа Контроль версий документов Контроль исполнения документов Маршрутизация документов Удаленный доступ, Web-клиент Дополнительные функцииСистемы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможность анализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ЕСМ), а реализующие ее системы - Content Management Systems (CMS). На русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят как «управление корпоративным содержанием», хотя есть и другие предложения перевода, например, «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией». Чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения, например MS Word.В процессе выполнения контрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе от рутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, известными системами электронного документооборота и управлением контентом.

Содержание

Введение

1. Электронные и бумажные документы

2. Цифровые аргументы

3. От АСКИД по EDMS

4. Особенности EDMS-систем

5. Проблемы выбора и внедрения

6. Бумажных документов не уменьшается

7. Управление контентом

Заключение

Литература

Тема контрольной работы «Электронный документооборот и управление контентом».

Документ является основным способом представления информации на любом предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

Цель работы - рассмотреть формы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, а также управление контентом.

В процессе выполнения контрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе от рутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, известными системами электронного документооборота и управлением контентом.

Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху ИТ, когда документы создаются (или переводятся в электронный вид), управление ими осуществляется электронным способом. Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри ИС предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особенности электронного документооборота. Причем эти правила должны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине или Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе «жизнь».

Отсутствие атрибутов, аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, которые создают по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведут реестр сертификатов.

Что дает электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.1. Волова В.Н. Основы теории систем и системного анализа. В.Н. Волова, А.А. Денисов. - СПБ.: СПБГТУ, 1997. - 510 с.

2. Волова В.Н. Методы формализованного представления систем / В.Н. Волова, А.А. Денисов, Ф.Е. Темнигов. - СПБ.: СПБГТУ, 1993. - 108 с.

3. Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. - М.: Высш. шк., 2003. - 431 с.

4. Гелшов В.М. Введение в АСУ. - Киев: Техника, 1974.

5. Корячов В.П. Теоретические основы САПР: Учеб. для вузов / В.П. Корячо, В.М. Крейчи, И.П. Норенов. - М.: Энергоатомиздат, 1987. - 400 с.

6. Мамионов А.Г. Основы построения АСУ: Учеб. для вузов. - М.: Высш. шк., 1981. - 248 с.

7. Меньов А.В. Теоретические основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. - М.: МГУП, 2002. - 176 с.

8. Острейовский В.А. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учеб. пособие. - Ср т: СРГУ, 2000. - 165 с.

9. Острейовский В.А. Современные информационные технологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1. Введение в автоматизированные информационные технологии. - Ср т: СРГУ, 2000. - 72 с.

10. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.- 400 с.

11. АСУ на промышленном предприятии: Методы создания: Справочник / С.Б. Михалев, Р.С. Седенов, А.С. Гринбер и др. - М.: Энергоатомиздат, 1989. - 400 с.

12. Комплекс общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР. - М.: Статистика, 1980.