Электронный документооборот - Контрольная работа

В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения. Офисные автоматизированные технологии применяются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. После всего этого, хочется дать определения, что такое информационная система, документ, документооборот и электронный документооборот. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом.EDMS-системы - это клиент-серверные программы, которые построены по модульному принципу и имеют открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции либо расширять уже имеющиеся. EDMS-системы имеют двух-либо трехуровневую архитектуру, а их основное назначение заключается в обеспечении целостности документов и их четкой классификации для того, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, который содержит документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского Пользовательского Отдела, который обеспечивает доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, которая определяет систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов.Во-первых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, изза чего общее количество "рождаемых" организацией документов резко возрастает. Традиционная система управления документооборотом в банке осуществляет такие функции: 1) управление записями, контроль документов, которые хранятся в папках, на бумаге; К главным элементам политики управления электронным документооборотом банка входят: назначение-причина существования политики; цель-описание действий банка по осуществлению политики в жизнь; определения-применяемые термины и их значения; декларация масштабов-рамки, где действуют положения политики; правила проведения-базовые принципы, когда происходит основание методов управления документацией; полномочия-распределение полномочий в ходе проведения политики в жизнь; пересмотр и обновление-определение правомочности внесения изменений в политику и условий, когда ее нужно изменять. б) увеличение ответственности автора за созданный им документ на протяжении всего жизненного цикла управления документацией; б) вспомогательные, которые ориентированы на данные, дизайн, управление текстами, тексотовый запрос, администрирование, интеграцию системы, управление списками контроля доступа, обеспечение безопасности протоколов работы, управление системой рабочего процесса, управление внутри-и междокументационнными ссылками.В ходе выполнения контрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе от рутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, которые известные системы электронного документооборота , функции электронного документооборота; был вкратце рассмотрен электронный документооборот и архитектура электронного документооборота на примере работы банка . Информационные системы и информационные технологии применяются таможенными органами с целью обеспечения исполнения возложенных на них задач, в том числе обмена информацией с федеральными органами исполнительной власти, оказания государственных услуг населению, участникам внешнеэкономической деятельности по предоставлению информации в электронном виде.Продукт Производитель Информация Платформа Контроль версий документов Контроль исполнения документов Маршрутизация документов Удаленный доступ, Web-клиент Дополнительные функции DIRECTUM 2.1 DIRECTUM www.directum. ru Windows (через Web-браузер) электронная цифровая подпись, распределение прав пользователей, поддержка форматов САПР-систем, канцелярия DIS:class НТЦ ИРМ www.mdi.ru Windows, Lotus Notes 3 версии: Электронная канцелярия "Золушка", Enterprise, Business DOCS Open/ Fusion Hummingbird .com Windows (СУЬЕГ-DOCS) работа с факсовыми и почтовыми программами, ввод документов со сканеров, шифрование документов, управление технической и чертежной документацией БОСС-Референт АЙТИ www.it.

Содержание

Введение

1. Электронные и бумажные документы

2. Функции электронного документооборота

3. Цифровые документы

4. От АСКИД до EDMS

5. Особенности EDMS-системы

6. Проблемы выбора и внедрения

7. Бумажных документов не уменьшается

8. Архитектура электронного документооборота

Заключение

Список использованных источников

Приложение

Тема контрольной работы "Электронный документооборот". Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.

Офисные автоматизированные технологии применяются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они дают возможность повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют справляться с возрастающим объемом работ. Но это преимущество считается второстепенным по сравнению с возможностью применения автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение используемых менеджерами решений в итоге их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы. После всего этого, хочется дать определения, что такое информационная система, документ, документооборот и электронный документооборот.

Информационная система-это замкнутый информационный контур, который состоит из прямой и обратной связи, где на основе информационных технологий, циркулируют управленческие документы, а также другие сообщения как в бумажном, электронном, так и в другом виде. Однако, не вся информация может быть обрабатываться в системе управления при помощи компьютеров. Имеется такая информация, которую нельзя формализовать. Следовательно, информационная система любого предприятия состоит из двух частей: автоматизированной и неавтоматизированной.

Документ считается главным способом представления информации на любом предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное применение накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

Прямая и обратная связи в системе управления предприятия происходит в форме документооборота.

Документооборот-это движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта, в том числе и из внешней среды.

Документооборот очень строго регламентируется на основании указания места обработки документов, момента их получения либо передачи на другое место, либо сдачи в архив. Существуют два вида документооборота: обычный (бумажный) и электронный.

Электронный документ-это бумажный документ, который введен в память компьютера согласно установленным правилам либо получен по каналам передачи данных из внешней среды. Далее будут рассмотрены функции систем документооборота и системы управления документооборотом.

Цель работы - рассмотреть формы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, а также систем управления документооборота.

В ходе выполнения контрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе от рутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, которые известные системы электронного документооборота , функции электронного документооборота; был вкратце рассмотрен электронный документооборот и архитектура электронного документооборота на примере работы банка .

В конце также хочется сказать о том, что не только в банках применяются Информационные технологии и Информационные системы. Они используются во многих структурах, включая таможенные органы.

Информационные системы и информационные технологии применяются таможенными органами с целью обеспечения исполнения возложенных на них задач, в том числе обмена информацией с федеральными органами исполнительной власти, оказания государственных услуг населению, участникам внешнеэкономической деятельности по предоставлению информации в электронном виде.

Создаются информационные системы, информационные технологии и средства их обеспечения на основании заказа таможенных органов, согласно законодательству Российской Федерации.

Устанавливается порядок применения информационных систем в таможенном деле федеральным органом исполнительной власти, который уполномочен в области таможенного дела, согласно с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации.

Как было сказано выше, документ- информация, которая зафиксирована на материальном носителе с атрибутами, которые позволяют ее идентифицировать.

Бумажный документ - это информация, которая зафиксирована на бумажном носителе и обладает определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху информационных технологий, когда документы создаются (либо переводятся в электронный вид), управление ими производится электронным способом. Электронный документ считается единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри информационной системы предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, которые определяют все особенности электронного документооборота. Причем эти правила обязаны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом "Об электронных документах и электронном документообороте", например, в Украине либо Законами об "Электронном документообороте" и "Электронной цифровой подписи" в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе дорогу в "жизнь".

Отсутствие атрибутов, которые аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП используется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается применение ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, нужно наличие органа, который будет идентифицировать владельца ЭЦП и удостоверять его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, создающиеся по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливающие и возобновляющие действие сертификатов ключей подписей, ведущие реестр сертификатов.

Как было сказано выше, под электронным документом понимается бумажный документ, который введен в память компьютера на основании установленных правил либо получен по каналам передачи данных из внешней среды.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.

2. Функции системы электронного документооборота

В функцию систем электронного документооборота входят: 1. Хранение электронных документов в архиве. Носители электронных документов имеют характер двух параметров: стоимость хранения 1 мегабайта информации; скорость доступа к информации. Задача заключается в том, чтобы выбрать оптимальный носитель.

2. Организация поиска документов. Имеются два типа поиска документов: -атрибутивный поиск, где каждому документу присваивается набор индентифицирующих его атрибутов. Поиск документов происходит на основе сравнения значений таких атрибутов со значениями в документах, которые находятся в архиве. В роли атрибутов могут выступать: код поставщика; код либо фамилия служащего; время создания документа и многое другое;

-полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, которые входят в сам документ.

Для поиска известного документа применяется атрибутивный поиск, а для неизвестного- полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Любой документ обязан иметь список пользователей, которые имеют право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов. Документы подразделяются по типам носителей информации. Имеются три типа носителей: а) бумага;

б) микрофиши ( с точки зрения поиска они немного отличаются от бумаги, однако занимают мало места);

в) электронные носители- жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски.

От момента первой записи до их сдачи в архив документы проходят разные преобразования.

Документы могут находиться одновременно в нескольких видах, при этом переходя из одного вида в другой. В каком виде может храниться документ, зависит от ограничений, которые накладываются пользователем на стоимость и время поиска документа, в том числе от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.

Одна из главных функций системы документооборота состоит в маршрутизации контроле исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота-это построение схемы на основе которой они передаются с одного рабочего места на другой.

Существуют 4-ре системы маршрутизации: -Свободная маршрутизация- последовательная либо параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит путь от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

-Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем имеется ввиду: а) контроль доставки документа;

б) контроль исполнения (выдача извещения о том, что задание исполнено);

в) мониторинг задания ( кто и что сейчас делает с заданием).

- Маршрутизация по ранее определенным маршрутам с контролем исполнения и Система электронной почты.

3. Цифровые аргументы

На основании данных журнала ASAP, ежегодно в мире появляется около 6 млрд. новых документов. Так, лишь в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,5 трлн. разных документов. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 году лишь около 30% корпоративной информации осталось в бумажном виде, а 70% информации стало храниться в электронном виде. По данным Siemens Business Services: - 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;

- 6% документов безвозвратно теряются;

- каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

- при применении электронного документооборота производительность труда персонала повысилась на 20-25%;

- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.

Секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени.

4. От АСКИД по EDMS

Специалисты по вычислительной технике помнят то, как в 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, так как они "натыкались" на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Однако самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.

А в это время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, называющиеся Electronic Document Management Systems (EDMS). Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (document and content technologies).

Последние 5-6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства организаций, которые имеют информационные системы.

Применение же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, которые осуществляются через документы, то есть электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронного документооборота - не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать такие системы управления: корпоративные инструментальные средства управления документооборотом (Enterprise-centre);

информационные системы управления документами, которые ориентированы на обеспечение бизнес-процессов (системы управления потоками работ-Workflow Management);

инструментальные средства доставки информации ( порталы) ( Information Management).

В обеспечение корпоративных инструментальных средств управления документами входит полный жизненный цикл работы с ними: регистрация; хранение; передача и маршрутизация; контроль исполнительской деятельности; поиск по атрибутам и полнотекстовый поиск; интеграция с внешними системами; защита индентификации пользователей.

В работу системы доставки информации входит ведение сквозного управления бизнес-процессами, которые связывают их в единую цепочку, где каждое звено индентифицируется управленческим документом (документами). Использование этой системы дает возможность повысить степень контроля процессов в организации на основе закрепления за каждым из них перечня документов и маршрутов их следования.

Системы доставки информации внедряются лишь тогда, когда возникает потребность в поиске информации в сети Интернет через порталы.электронный документ офисный автоматизированный

1. Гасаров Д.В. "Интеллетальные информационные системы". - М.: Высшей школы, 2006 год.

2. Гелшов В.М. Введение в АСУ. - Киев: Техника, 2007.

3. Меньов А.В. "Теоретические основы автоматизированного управления": Учебное пособие. - М.: МГУП, 2008 год

5. Острейовский В.А. "Автоматизированные информационные системы в экономике": Учебное пособие. - Ср т: СРГУ, 2009 год.

6. Острейовский В.А. " Современные информационные технологии экономистам": Учебное пособие. Часть 1. Введение в автоматизированные информационные технологии. - Ср т: СРГУ, 2009 год.

7. Федеральный закон № 311-ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации"

8. Комплекс общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР. - М.: Статистика, 2010.

9. " Информационные системы в экономике": Учебное пособие / Под редакцией профессора А.Н. Романова, профессора Б.Е. Одинцова - М. : Вузовский учебник, 2010 год.

10. "Информационные системы и технологии в экономике и управлении": учебник / учебник / под редакцией профессора В.В. Трофимова. - 2-ое издание, переработанный и дополненный - М.: Высшее образование, 2007 год.