Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле - Курсовая работа

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня: Персональные системы (однопользовательские). Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных.Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя. Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках. Малое время доступа по методу произвольной выборки (менее 1 сек) и большая скорость обмена данными с диском (250000 бит/сек) дают существенные преимущества гибкого диска по сравнению с любыми ленточными магнитными носителями информации. К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов: o наименование организации - создателя документа o местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес o дата изготовления документа o код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ. Такими актами являются Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 ибня №149-ФЗ 2006г.. и Гражданский кодекс Российской Федерации 1995г., соответствующие статьи которых используются в ведомственных нормативных актах Центрального Банка России, Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, Государственные стандарты (например, ГОСТ Р 34.10-94 “Информационные технологии.Всю совокупность реально существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы: - документы, для которых электронная форма существования будет является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка); документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов. Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему). Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота - как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота.«В ГА РФ сложилась разветвленная система научно-справочного аппарата, дающая информацию о содержании документов, хранящихся в архиве на трех основных уровнях: фонд. дело, документ». Именно опись, являясь одновременно и учетным документом, закрепляет место каждого дела в определенном фонде, и этот «архивный адрес» сопровождает дело во всех его ипостасях, служит основой для сост

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

1.1 Характеристика типов носителей электронного документа

1.2 Электронные технологии в делопроизводстве

1.3 Электронный документооборот в организации

ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В ОБЛАСТИ АРХИВА

2.1 Автоматизированное НСА в архиве (описи)

2.2 Электронный архив Госбанка

2.3 Принципы архивного хранения электронных документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ