Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности - Курсовая работа

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения. За последние несколько десятилетий количество документированной информации, в различных организациях и на разных уровнях управления документами, возросло многократно. Но это не означает, что не следует брать во внимание те документы, которые уже находятся на постоянном хранении в архивах не только Томска и Томской области, но и в других уголках России.Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. В свою очередь, архив подразделяется на 3 вида или уровня архивов: 1) Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; 2) Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Федеральный закон устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;В соответствии, с вышедшими в 2002 году "Основными правилами работы архивов организаций", необходимость разработки которых была обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение. В то же время содержание таких разделов, как "Учет документов в архиве", "Научно-справочный аппарат к документам архива", "Использование документов архива", определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований "Основных правил работы архивов организаций" с "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации", также недавно вышедшими в свет. Данные Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы. Во введении к Правилам говорится о том, что в негосударственных организациях их применение обязательно в том случае, если в архиве этой организации хранятся документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ), т. е. документы предшествующей государственной организации, на базе которой образовалась новая негосударственная организация.В этом качестве архивы включают в себя: информацио

Содержание

Введение

1. Создание системы электронного архива

1.1 Архив организации: понятие, нормативная база

1.2 Система электронного архива: основные функции, виды и этапы создания

2. Передача электронных документов на хранение

2.1 Проблемы обеспечения сохранности деятельности

2.2 Система электронного архива в организации ООО «Ватерком»

Заключение

Список использованных источников

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

За последние несколько десятилетий количество документированной информации, в различных организациях и на разных уровнях управления документами, возросло многократно. Но это не означает, что не следует брать во внимание те документы, которые уже находятся на постоянном хранении в архивах не только Томска и Томской области, но и в других уголках России.

Также, следует отметить и тот факт, что за последнее двадцатилетие уровень компьютеризации и автоматизации возрос многократно. Теперь нам уже невозможно представить себе создание документа без использования компьютерных технологий.

Не замеченным нельзя оставить и тот факт, что использование электронного архива приобретает все большую популярность и необходимость среди организаций, а также в архивах городов Российской Федерации, что в свою очередь не уменьшает количество документов, которых необходимо переводить в электронный архивный фонд.

Актуальность данной работы заключается в том, чтобы дать определение архиву организации и показать в теории, что такое система электронного архива, а также сравнить это с электронным архивом на конкретном предприятии.

Целями данной работы являются: · освещение информации об архиве организации и электронном архиве

· раскрыть и осветить основные виды и функции электронного архива при непосредственной работе с ним.

Задачами данной работы можно считать разъяснение и подтверждение следующих пунктов: 1. Дать определение понятиям «Архива организации» и «Электронного архива» и ознакомление с нормативной базой.

2. Освещение основных видов и функций электронного архива и проблемы обеспечения сохранности деятельности при непосредственной работе с ним.