Електронні архіви - Реферат

Електронний архів, система електронного архіву - система структурованого зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії використання документа, швидкий і зручний пошук.Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. Зокрема, у 1998 р. у Великобританії консорціум "The Consortium of University Research Libraries" (Консорціум університетських дослідницьких бібліотек), за участі Національного архіву PRO (Public Records Office), розробили проект типового електронного архіву CEDARS (the CURL Examplars in Digital Archives). В Україні процес зберігання цифрової спадщини було розпочато прийняттям низки нормативно-правових документів у 2003 р., а саме: Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" (2003 р., № 851-IV), Закону України "Про електронний цифровий підпис" (2003 р., № 852-IV), "Порядку зберігання електронних документів в архівних установах" (наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р., № 627/10907), Закону України "Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" (2007 р., № 537-V).Він був розроблений після того, як Євросоюз із тривогою помітив, що в США розробки в області електронного документообігу активно підтримуються урядом. Документ обсягом в 134 сторінки використовує як американський, так і європейський досвід, і містить близько 400 вимог до керування електронними документами. Отже, до електронного архіву висуваються такі вимоги: · не допуск до зміни документа;Діяльність аудіовізуальних та електронних архівів розвивається в рамках інформаційного типу суспільних відносин. В якості головного організаційного завдання поширення відомостей, що мають соціально значуще зміст. Але в міру розвитку інформаційних технологій електронні архіви, які включають у себе програмні ресурси, бази даних та інші групи ресурсів, стали значущим обєктом законодавчого регулювання і навіть більшою мірою в сфері законотворчого управління.Впровадження такої системи перш за все починається з потреби структурувати електронну інформацію, незалежно від того, текстові чи це документи мультимедіа або графіка: підписані контракти, первинна фінансова, а також технічна та проектна документація. Електронний архів включає наступні базові функції: · управління документами та ієрархічною структурою архіву (check-in/checkout, безпека, - управління сервісами, призначення документами атрибутів); Залежно від різновиду системи архіву та її призначення, зявляються специфічні функції, наприклад: · для систем автоматизації архівного діловодства - формування та оформлення архівних справ, автоматичне формування номенклатури справ, облік і контроль використання справ;Допомагає формувати архівні справи, номенклатуру справ, вести облік, контролювати дати обовязкового зберігання і т. д. · Електронний архів фінансової (платіжної) документації забезпечує централізований облік і зберігання електронних образів первинних фінансово-економічних документів, договорів та інших документів, що мають відношення до фінансово-економічної діяльності підприємства. · Електронний архів проектної документації дозволяє проектним організаціям зберігати весь спектр документів, як то: креслення, кошториси, пояснювальні записки і багато іншого.Сканування здійснюється як правило в чорно-білому режимі при 300dpi і вище. Якщо є необхідність збереження ілюстрації і малюнків, то проводитися сканування в кольорі або в градаціях сірого. За допомогою спеціального програмного забезпечення проводиться розпізнавання структури документа і тексту. Варто зазначити що це програмне забезпечення має режим автоматичного визначення типу, розміру та структури фрагментів зображення (текст, таблиця, малюнок), але досвід показав, що необхідно обовязково перевіряти правильність визначення фрагментів і проводити їх коректування. Кількість помилок розпізнавання залежить від таких параметрів, як поліграфічна якість документа, розмір і контрастність тексту, складність взаємного розміщення елементів документа.· Висока якість, ефективність і практичність; · Розумне та прозоре ціноутворення;Сьогодні електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації, тому що обсяги документів збільшуються. Все частіше через складність доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. · оперативність у роботі з документами: електронний архів дозволяє вирішити проблему оперативного доступу до документів: пошук необхідного документа і його роздрук займають лічені секунди.

Зміст

Вступ

1. Впровадження електронних архівів у світі та в Україні

2. Система електронного архіву

3. Правові норми у сфері діяльності електронних архівів

4. Основні функції електронного архіву

5. Види електронного архіву

6. Етапи створення електронного архіву

6.1 Принципи діяльності організації електронного архіву

Висновок

Список використаних джерел

Сьогодні електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації, тому що обсяги документів збільшуються. Все частіше через складність доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. Найбільш ефективним рішенням даної проблеми є сканування документів, організація і створення електронного архіву.

Переваги електронного архіву є: · економічна доцільність: організація електронного архіву значно дешевше, ніж використання дорогих офісних площ під звичайний архів;

· безпека і конфіденційність: ваше електронне сховище буде надійно захищено від несанкціонованого доступу. Створення електронного архіву припускає введення принципово більш строгих і контрольованих заходів безпеки, ніж в паперовому архіві;

· оперативність у роботі з документами: електронний архів дозволяє вирішити проблему оперативного доступу до документів: пошук необхідного документа і його роздрук займають лічені секунди. Сканування документів з подальшим розпізнаванням дає можливість шукати не тільки у заголовках справ, але і по їх змісту;

· надійність: всі цифрові документи часом не руйнуються, не погіршують своїх користувальницьких якостей з часом і можуть зберігатися практично вічно;

· з одними і тими ж документами при будь-якій структурі і типі локальної мережі підприємства одночасно можуть працювати кілька користувачів, що абсолютно недоступно при використанні звичайного архіву, в якому в конкретний момент часу кожен документ доступний тільки одному співробітнику.

1. Ковтанюк Ю.С. XIII міжнародна конференція архівів "Електронна документація та представлення архівних матеріалів в інтернеті” із циклу Colloquia Jerzy Skowronek dedicata.// Архіви України. 2013. - Випуск 3 (285). - С. 223-234.

2. Про особливості роботи з електронними документами в Україні. Інтервю з директором Центрального державного електронного архіву України О.М. Ус // Секретар-референт. - 2013. - № 1. - С. 24-29.

3. Тихонов В. И. Проблемы сохранения цифрового культурного наследия // Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения. Статьи разных лет. - М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2009. - С. 272-278.

4. Тихонов В. И., Юшин И. Ф. Современные концепции электронных архивов // ОА. - 1999. - № 2. - С. 17-26.

5. Михайлов О. А. Электронные документы в архивах. Проблемы приема. Обеспечение сохранности и использование: аналит. обзор зарубеж. и отечеств. опыта. - 2-е изд. доп. - М., 2000.

Размещено на .ru