Экспертиза ценности документов в делопроизводстве на примере ООО "Оборудование-Люкс" - Дипломная работа

Актуальность темы исследования объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике. Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков. В процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Во многих работах исследователи подробно рассматривается процесс хранения документов, характеризуется экспертизу ценности документов и т.д..ООО «Оборудование-ЛЮКС» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими законодательными и правовыми актами Российской Федерации. ООО «Оборудование-ЛЮКС» внесено в Единый государственный реестр юридических лиц Межрайонной инспекцией МНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Белгородской области 14 октября 2002 года за основным государственным регистрационным номером 1023601542887. В настоящий момент численность всего персонала составляет 18 человек, в том числе: - правление АО - 2 человека; Политика ООО «Оборудование-ЛЮКС» в области обеспечения качества отражает основные направления, которые могут пробудить в человеке интерес к труду, дающему наилучшие результаты, заботу о качестве своего труда, престиже предприятия на мировом рынке. Повышение удовлетворенности потребителей достигается путем обеспечения качества посредством рационального применения материальных, финансовых и людских ресурсов; управления качеством посредством сертифицированной системы менеджмента качества предприятия; улучшения качества посредством разработки и производства новых видов продукции, совершенствования технологических процессов и методов контроля, применения нового оборудования и прогрессивных форм управления, повышения квалификации персонала.Общество может выступать учредителем, самостоятельно и совместно с другими юридическими и физическими лицами, хозяйственных товариществ и обществ, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским Кодексом РФ и другими законами. Общество может иметь дочерние и зависимые хозяйственные общества с правами юридического лица на территории Российской Федерации, созданные в соответствии с действующим законодательством РФ, а за пределами территории Российской Федерации - в соответствии с законодательством иностранного государства по месту нахождения дочернего или зависимого обществ, если иное не предусмотрено международным договором. Главными задачами Совета директоров являются: формирование эффективной организационной структуры и системы управления Обществом; обеспечение его устойчивого финансового положения; определение перспективных и приоритетных направлений деятельности Общества; разработка и реализация тактических и стратегических задач, стоящих перед Обществом; достижение и сохранение конкурентоспособности Общества. При подготовке заседания Совета директоров Председатель Совета директоров: 1) Определяет дату, время и место проведения заседания, форму проведения заседания (совместное присутствие на заседании или заочное голосование), утверждает повестку дня заседания, список информации, подлежащей представлению членам Совета директоров при подготовке к заседанию, а также порядок ознакомления членов Совета директоров с указанными материалами. Уведомление о проведении заседания Совета директоров, проводимого путем совместного их присутствия на заседании, направляется членам Совета директоров не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания, а уведомление о проведении заседания Совета директоров путем заочного голосования направляется членам Совета директоров не позднее чем за 10 дней до окончания срока приема бюллетеней для голосования (опросных листов).обеспечивает передачу на государственное хранение документов ,имеющих научно-историческое значение, в архивы по месту нахождения Общества, хранит и использует в уст

Актуальность темы исследования объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации

В процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов документоведов.

Степень изученности темы теоретическую и методологическую базу исследования составили публикации, монографии, учебники, раскрывающие сущность современного делопроизводства, а так же особое внимание было обращено на публикации, которые освещают вопросы экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве.

В работах О.В. Мосягина, Н.Н. Кушнаренко разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан. Приведены образцы основных документов, которые используются при документировании управленческой деятельности, а также перечни документов, создаваемых организацией, с указанием сроков хранения.

В исследовании В.Д. Банасюкевич обосновывается концепция организации эффективного делопроизводства, указывается, что чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее и удачнее бизнес в целом; систематизирована информация о различных деловых документах, принципах документооборота, рассказано об организации делопроизводства. Кроме того, даны методики действительно эффективного делопроизводства - с помощью различных программ и утилит. Приведены также практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.

В монографии Н.М. Березина показана организация делопроизводства на предприятиях и в организациях на современном этапе, включая последние изменения в законодательной и нормативной базе по экспертизе ценности документов. В работе так же были использованы законодательные и нормативные источники по обеспечению процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют организацию экспертизы ценностей документов.

В работах В.И. Андреевой дается системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства и вопросам хранения документов.

Также были изучены работы других авторов, которые подробно анализирующие организацию документооборота в организации, а также перспективы развития делопроизводства в российских учреждениях и предприятиях. В работах описано ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности, рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТОВ, характеризуется процесс проведении экспертизы ценности документов и др.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело» и «Делопроизводство», где рассматриваются многие проблемы, связанные с документированием информации, организацией документооборота на предприятиях и организациях, также отдельные статьи посвящаются правильному оформлению и хранению документации.

Во многих работах исследователи подробно рассматривается процесс хранения документов, характеризуется экспертизу ценности документов и т.д..

Объект исследования - система документационного обеспечения управления хранения документов.

Предмет исследования - экспертиза ценности документов.

Целью исследования является рассмотрение процесса экспертизы ценности хранения документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс».

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - рассмотреть историю создания, основные направления деятельности организации;

- изучить организационно-правовой статус;

- охарактеризовать задачи, функции и организационную структуру;

- рассмотреть назначение экспертизы ценности документов;

- определить критерии экспертизы ценности документов;

- охарактеризовать методическое обеспечение отбора документов;

- рассмотреть организацию и проведение экспертизы ценности документов ООО «Оборудование Люкс».

Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральным законом «Об архивном деле» регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

«Основные правила работы архивов организаций» - являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» представляет собой список документов, образующихся в процессе документирования управленческой деятельности и функций, выполняемых организациями. Перечень предназначен для подготовки номенклатуры дел, формирования дел, разработки схем классификации документов, определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.

Методы исследования: изучение документов организации, наблюдение, опрос, сравнение.

Практическая значимость исследования заключается в том что, результаты работы позволят оптимизировать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве ООО «Оборудование Люкс».

Структура работы состоит из введения, трех глав и заключения, библиографического списка и приложений. В первой главе дипломной работы дается общая характеристика объекта исследования ООО «Оборудование Люкс», рассматриваются история создания, организационно-правовой статус, а также организация деятельности. Во второй главе характеризуется процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве. В третьей главе рассматривается организация и проведение экспертизы ценности документов ООО «Оборудование Люкс». В заключении подводятся итоги дипломной работы.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «Оборудование Люкс»