Документооборот в отделе персонала организации - Дипломная работа

В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками отдела персонала. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в отделе персонала. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема управления персоналом находится в центре внимание не только специалистов по подбору персонала и специалистов по кадрам, но и всего административно - управленческого персонала в целом. В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как: - использование инновационных методов для анализа хода реализации стратегии управления персоналом; Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления персоналом на предприятиях в условиях повсеместной глобализации рынков и структуры промышленности, сдвигами в архитектуре рабочих мест и демографией рабочей силы, ориентацией на высокие доходы собственников, быстрыми и непрерывными организационными и технологическими изменениями на предприятиях.На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма №Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша) [7, 34 с.]. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление по почте. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.Под системой оплаты труда понимают способ исчисления размеров вознаграждения, подлежащего выплате работникам в соответствии с произведенными ими затратами труда или результатами труда. Разряды, присвоенные рабочим, а также конкретные должностные оклады, установленные работникам, указываются в контрактах, договорах или в приказах по организации. 2) Ежемесячно премируются работники, непосредственно осуществляющие техническое обслуживание производственного и торгового оборудования, в размере 15% от должностного оклада. 3) Устанавливаются следующие виды доплат: - за выполнение обязанной временно отсутствующих работников по причине болезни, ученических отпусков, беременности и родам, уходом за ребенком не менее10% от должностного оклада замещаемого; 4) Предприятие выплачивает ежемесячное вознаграждение за выслугу лет, в зависимости от продолжительности непрерывного стажа работы на предприятии: - 5% от3-5 лет, 10% от 5-10 лет, 15% от 10-15 лет, 20% от15 лет и вышеПроведенные исследования состояния ОАО «Хладокомбинат», а также разработанные цели и стратегия управления персоналом позволяют сделать следующие выводы: 1) анализ содержания функций отдела персонала показал, что переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом. 2) при проведении анализа деятельности отдела персонала удалось выяснить, что для создания новых перспектив управления персоналом - необходимо вывести этот тип управленческой деятельности далеко за рамки традиционных функций организации труда и заработной платы. Анализ системы ведения кадрового делопроизводства в отделе персонала показал, что действующая система документации соответствует современным представлениям о системе ведения кадрового делопроизводства, обеспечивает требуемую предприятием производительность и удовлетворяет самих работников. 4) при проведении исследования состояния делопроизводства в отделе персонала на примере ОАО «Хладокомбинат» была выявлена документационная точность в оформлении сотрудников на работу, полное соответствие нормам оформления документов. 5) при исследовании содержания функций управления персоналом в современной организации была выявлена необходимостькардинально изменить подход к подбору и управлению персоналом на комбинате.

персонал кадровый приказ документ

С каждым годом Россия все больше вливается в цивилизованную мировую экономику. Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии.

Актуальность темы обусловлена тем, что значение отдела персонала в организациях в наше время возросло.

В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы отдела персонала.

В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками отдела персонала.

Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы отдел персонала работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в отделе персонала.

Выбранная тема, является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой.

Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема управления персоналом находится в центре внимание не только специалистов по подбору персонала и специалистов по кадрам, но и всего административно - управленческого персонала в целом. Среди российских авторов следует выделить работы авторов Ермоленко В.В., Вялова Л.М., Шекшня С.В., Кибанова А.Я. В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как: - использование инновационных методов для анализа хода реализации стратегии управления персоналом;

- выявление причин низкого качества управленческих решений на предприятиях;

- роль контроллинга на всех этапах процесса управления персоналом на предприятиях.

Это и определило объект и предмет исследования, а также его цель и задачи.

Целью исследования является документооборот в отделе персонала.

Исходя из цели работы, необходимо выделить проблемы документооборота управления персоналом и предложить решение этих проблем.

1) Провести исследование содержаний функций отдела персонала.

2) Провести анализ документации отдела персонала и кадрового делопроизводства.

3) Проанализировать состав и содержание кадровой документации в отделе персонала.

4) Исследовать состояние делопроизводства в отделе персонала на примере ОАО «Хладокомбинат».

5) Разработать организационно-методический проект развития кадрового делопроизводства в отделе персонала.

Предмет исследования - документооборот в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».

Объект исследования - кадровое делопроизводство в отделе персонала.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления персоналом на предприятиях в условиях повсеместной глобализации рынков и структуры промышленности, сдвигами в архитектуре рабочих мест и демографией рабочей силы, ориентацией на высокие доходы собственников, быстрыми и непрерывными организационными и технологическими изменениями на предприятиях.

Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.

Работа состоит из титульного листа, реферата, содержания, введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, таблицы, приложения.

Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников, а также таблицу и приложение.

В первом разделе проводится исследование сущности и содержание функций отдела персонала.

Во втором разделе анализируется кадровое делопроизводство и содержание кадровой документации в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».

В третьем разделе разрабатываются методы повышения эффективности системы управления персоналом ОАО «Хладокомбинат».

В заключении изложены основные выводы и перечислены результаты исследования.

1. Сущность, структура и содержание функций отдела персонала

Персонал - основной штатный состав работников организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно - хозяйственные функции.

Персонал - наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является «одушевленным», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределенна.

Практически любая организация испытывает потребность в персонале, на которую влияют различные факторы: рыночные, технологические, квалификационные, организационные, социальные и проч.

Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии. [1, с. 12]

Предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, что требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников. Опыт зарубежных фирм показывает, что успех сопутствует тем компаниям, которые ориентируются на перспективу инновационного управления трудом. Ведущие корпорации предлагают работникам взамен стабильности занятости, вознаграждения и жестких организационных структур создание условий для расширения знаний, повышения квалификации, непрерывного самосовершенствования, расширение полномочий работников в принятии хозяйственных решений. Это означает поворот менеджмента к формированию новых моральных ценностей, разделяемых всем персоналом фирмы.

Переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом.

Персонал является важнейшей частью предприятия и имеет сложную взаимосвязанную структуру.

1) Организационная структура персонала - состав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев управления.

В теории управления различают несколько видов организационных структур управления, к основным из которых относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная и матричная.

Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь он подчиняется только одному вышестоящему руководителю.

Функциональная структураоснована на разделении функций между структурными подразделении (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений. Она предусматривает подчинение одного работника сразу нескольким вышестоящим руководителям, реализующим свои функции.

Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними.

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов) стоящих пред предприятием, для выполнения которых выделяются специальные руководители.

2) Функциональная структура - отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Использование теории классификации позволяет обоснованно разделить управленческие процессы на отдельные элементы и выделить группообразующие признаки.

Функция управления - особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку.

Комплекс задач - часть функций управления, выделяемая по признаку основных функций управления.

Задача управления - совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических средств, результатом выполнения которых является принятие управленческого решения.

Операция управления - совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определенного набора технических средств.

3) Ролевая структура - характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуации.

Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе.

Поведенческие ролихарактеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе.

Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирования, наблюдения.

4) Социальная структура - характеризует трудовой коллектив по социальным показателям (пол, возраст, профессия).

Наиболее полной является социальная структура коллектива, сгруппированная по 12 признакам: пол, возраст, стаж работы, образование и так далее. Руководитель предприятия должен располагать по возможности полной социальной структурой коллектива для принятия стратегических решений по развитию предприятия, совершенствованию системы управления и эффективному управлению персоналом.

5) Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы [2, с. 52-72].

Принимая во внимание вышеперечисленное, мы можем сделать вывод, что каждое предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, а это требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников для нормального функционирования в современной рыночной экономике.

1.1 Анализ содержания функций персонала

Производственный коллектив, как первичная ячейка общества выполняет две взаимосвязанные функции: экономическую и социальную.

Экономическая функция заключается в том, что коллектив осуществляет совместную трудовую деятельность на предприятии, в результате которой создаются ценности. Экономическая функция является ведущей в деятельности персонала организации.

Социальная функция заключается в удовлетворении социальных потребностей членов коллектива, которые выражаются в возможности трудиться, получать материальное вознаграждение, общаться с членами коллектива, получать признание; участвовать в управлении, общественной деятельности и тому подобное.

Расстановка персонала обеспечивает эффективное замещение рабочих мест исходя из результатов комплексной оценки, плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала. Научно обоснованная расстановка кадров предусматривает: Планирование служебной карьерыосуществляется исходя из результатов оценки потенциала и индивидуального вклада, возраста работников, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест.

Условия и оплата труда. Определяются в контракте размеры гарантированной оплаты и премиальные, оснащение рабочего места, социальные блага и гарантии.

Планомерное движение кадров. Повышение, перемещение, понижение и увольнение кадров производится в зависимости от результатов оценки работников и соответствия условий оплаты труда их жизненным интересам.

Исходными данными для расстановки персонала являются: 1) модели служебной карьеры;

2) философия предприятия;

3) Кодекс законов о труде;

4) материалы аттестационной комиссии;

5) трудовой договор сотрудника;

6) штатное расписание;

7) должностные инструкции;

8) личные дела сотрудников;

9) Положение об оплате труда;

10) Положение о расстановке кадров [3, с. 18].

Исходя из этих данных мы можем сделать вывод, что расстановка персонала является одним из важнейших этапов кадровой работы и включает в себя три взаимосвязанные задачи: - планирование служебной карьеры, исходя из оценки потенциала работника и его личных намерений;

- определение условий и оплаты труда работника и заключение с ним контракта;

- обеспечение движения кадров в системе управления (повышение, понижение, выбытие).

В итоге все вакантные рабочие места на предприятии должны быть заняты с учетом личных пожеланий работников и их плановой карьеры.

1.2 Основы деятельности отдела персонала

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение об отделе персонала должно состоять из следующих разделов: - общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими подразделениями;

- права;

- обязанности;

- ответственность [2, с. 88]

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы: - самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

- выполнение функций отдела персонала отдельным сотрудником организации;

- выполнение функций отдела персонала по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности отдела персонала заключаются в следующем: - разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

- учет личного состава;

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

- подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;

- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

- организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации отдел персонала получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из отдела персонала в подразделения направляются: - сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

- копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

- копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

- сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, отдел персонала представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. [4, с. 96].

Отдел персонала, как правило, наделен следующими полномочиями: - требовать от всех подразделений организации представления необходимых для его работы материалов;

- принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

- требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров [5, с. 112].

Таким образом, мы понимаем, что Положение об отделе персонала является необходимой составляющей работы отдела персонала, так как четко устанавливает ответственность начальника отдела персонала за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.3 Должностная инструкция начальника отдела персонала

Что касается должностной инструкции работника отдела персонала, то она, как и любая другая должностная инструкция, должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями начальника отдела персонала являются: - руководство работой отдела;

- обеспечение выполнения работ;

- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

- обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

- проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

- обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

- создание условий для повышения квалификации персонала;

- контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

- внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

- обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела персонала должен знать: - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

- нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

- основы экономики, организации труда и управления;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

В полноценном отделе персонала средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие [2, с. 153].

Принимая во внимание все эти данные, мы можем сделать следующий вывод, что начальник отдела персонала должен не просто соответствовать всем основным разделам должностной инструкции, но и окружить себя сильной командой профессионалов в своей сфере деятельности.

1.4 Учет и регистрация массивов кадровых документов

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием - запись - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

Необходимо отметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Локальные нормативные акты, связанные с управлением персонала - составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В ОКУД эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Таким образом, мы установили, что персонал это наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является «одушевленным», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределенна.

Переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом.

Расстановка персонала обеспечивает эффективное замещение рабочих мест исходя из результатов комплексной оценки, плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала. Научно обоснованная расстановка кадров предусматривает: Планирование служебной карьерыосуществляется исходя из результатов оценки потенциала и индивидуального вклада, возраста работников, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест.

В полноценном отделе персонала средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

Также необходимо заметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности [7, с. 115].

2. Кадровое делопроизводство в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат»

ОАО «Хладокомбинат» является открытым акционерным обществом.

Отдел персонала ОАО «Хладокомбинат» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно генеральному директору. Его работа регламентируется Положением об отделе персонала, а функции, права и обязанности специалистов по кадрам прописаны в должностных инструкциях.

В своей деятельности отдел руководствуется Уставом, Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.

Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела персонала ОАО «Хладокомбинат». Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся: - издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

- оформление, учет и хранение трудовых книжек;

- формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

- ведение учета представления ежегодных отпусков;

- подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;

- подготовка статистических отчетов;

- обеспечение руководства комбината необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

- ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в ОАО «Хладокомбинат»;

При осуществлении этих функций отдел персонала комбината взаимодействует с другими структурными подразделениями: - юридическим отделом;

- бухгалтерией;

- финансово-экономическим отделом;

- службой охраны;

- канцелярией.

К примеру, канцелярия занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями комбината (рассылка копий документов по подразделениям, передача информации и т.д.).

Секретарь на месте собирает необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультирует сотрудников по соответствующим вопросам, а так же отвечает на запросы отдела персонала.

В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии отдел персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, отдел персонала представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Таким образом, мы можем судить о полноценном развитии документооборота в отделе персонала, о четком выполнении специалистами структурных подразделений своих обязанностей.

2.1 Организационная структура персонала ОАО «Хладокомбинат»

ОАО «Хладокомбинат» имеет линейно-функциональную структуру персонала.

Во главе всего персонала находится - Генеральный директор. У него в подчинении находятся заместители, у заместителей в подчинении находятся начальники подразделений, специалисты и рабочий персонал данной организации. Таким образом, организационная структура персонала комбината основана на соблюдении единоначалия, линейно-функционального построения подразделений и распределения функций управления между ними.

Социальная структура персонала ОАО «Хладокомбинат». Как мы уже писали, социальная структура персонала представляет собой его классификацию по таким признакам как пол, возраст, профессия, стаж работы и так далее.

Рассмотрим организационную форму осуществления кадровой работы в ОАО «Хладокомбинат»: - самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением Генеральному директору;

- выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам отдела;

- ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на начальника отдела;

На данный момент на фабрике работают 250 человек, из них 140 женщин и 110 мужчин, каждый из них выполняет свою работу в соответствии сосвоей должностью и ставкой, которые регламентируются штатным расписанием.

Средний возраст работающего на комбинате персонала составляет 42 года, а средний стаж работников - 8 лет. Самому пожилому человеку, работающему на «Хладокомбинате», 69 лет, а самому молодому - 18 лет.

Все работники должны выполнять свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

С помощью этих данных перед нами возникает практически полная социальная структура персонала.

Таким образом, при управлении организационными процессами ОАО «Хладокомбинат» задействована линейно-функциональная структура, когда начальники структурных подразделений подчиняются генеральному директору, при этом четко распределяя функции управления и должностные обязанности между собой.

Штатная структура предприятия.

В структуре ОАО «Хладокомбинат» есть 14 подразделений - административно-управленческий персонал, отдел персонала, бухгалтерия, служба охраны, отдел снабжения, лаборатория, энергоучасток, технический участок, ремонтный участок, цех мороженого (фризеро-фасовочное подразделение, вафельный участок, аппаратный участок, вспомогательный участок, склад готовой продукции) и другие.

Размеры должностных тарифов определяются в соответствии с разрядом работника.

Таблица 1 - Должностные тарифы сотрудников ОАО «Хладокомбинат»

№ разряда тариф, руб./час 2013 г. тариф, руб./час 2012 г. упаковщик 4 разряда 61 руб. 14 коп. 48 руб. 74 коп. вафельщик 5 разряда 64 руб. 04 коп. 54 руб. 18 коп.

На основании этих данных мы можем сделать вывод, что тарифная сетка на комбинате ежегодно возрастает.

Ознакомившись со структурой ОАО «Хладокомбинат», мы можем сделать вывод, что предприятие имеет линейно-функциональную структуру персонала. Таким образом, организационная структура персонала комбината основана на соблюдении единоначалия, линейно-функционального построения подразделений и распределения функций управления между ними.

2.2 Номенклатура дел отдела персонала

Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела персонала составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1.». «т. 2» и т.д. [3, 54 с.].

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ОАО «Хладокомбинат» включает в себя следующие разделы: 1) Основания к приказам по личному составу.

2) Положение об отделе персонала.

3) Должностные инструкции сотрудников

4) Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.

5) Личные дела сотрудников.

6) Заявления о приеме на работу по совместительству.

7) Графики отпусков, заявления на отпуск.

8) Трудовые книжки сотрудников.

9) Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

10) Документы для служебного пользования.

11) Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.

12) Описи на дела, сданные в архив.

13) Акты об уничтожении дел.

А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел ОАО «Хладокомбинат», можно сделать вывод о деятельности отдела персонала в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются специалистами по кадрам, но и непосредственно являются основой их работы. Сотрудники отдела персонала занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Для упрощения работы с документами на комбинате используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в программе 1С: 8.2 ЗУП. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела персонала способствует система под названием «Перечень». Эта система позволяет ускорить процесс сдачи специализированных отчетов в пенсионный фонд России по спискам льготных профессий и упорядочивает хранение данных.

Система 1С предоставляет работникам отдела персонала следующие возможности: - оперативный доступ к информации о кадровом составе;

- получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека;

- подготовка и издание приказов;

- изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях;

- подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов;

- все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Эта современная автоматизированная система обеспечивает эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом.

Изучив основные положения номенклатуры дел ОАО «Хладокомбинат», можно сделать вывод о деятельности отдела персонала в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются специалистами по кадрам, но и непосредственно являются основой их работы. Сотрудники отдела персонала занимаются разработкой и ведением вопросов

Проведенные исследования состояния ОАО «Хладокомбинат», а также разработанные цели и стратегия управления персоналом позволяют сделать следующие выводы: 1) анализ содержания функций отдела персонала показал, что переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом. Благодаря этим изменениям к персоналу стали относится какк более сложному объекту управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства он является «одушевленным», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределенна;

2) при проведении анализа деятельности отдела персонала удалось выяснить, что для создания новых перспектив управления персоналом - необходимо вывести этот тип управленческой деятельности далеко за рамки традиционных функций организации труда и заработной платы. Кадровую функцию из регистрационно - контрольной постепенно выводить на более расширенный уровень, включающий в себя поиск и подбор работников, планирование карьерного роста, оценку работников управленческого аппарата и повышение квалификации сотрудников;

3) проанализировав состав и содержание кадровой документации в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат», была выявлена ее экономическая и социальная эффективность. Анализ системы ведения кадрового делопроизводства в отделе персонала показал, что действующая система документации соответствует современным представлениям о системе ведения кадрового делопроизводства, обеспечивает требуемую предприятием производительность и удовлетворяет самих работников.

Технология проведения исследования документооборота включает изучение в полном объеме кадрового документооборота в отделе персонала и изучение самой организации. Исследования должны проводиться постоянно, а не от случая к случаю и носить всеобъемлющий характер;

4) при проведении исследования состояния делопроизводства в отделе персонала на примере ОАО «Хладокомбинат» была выявлена документационная точность в оформлении сотрудников на работу, полное соответствие нормам оформления документов. Тем боле, что анализ исследования показал успешное применение при создании документов автоматизированной системы 1С: 8, что существенно облегчает поиск и хранение документов в компьютерной базе данных предприятия, и в случае корректировкидокумента или его потери отпадает необходимость создавать документ заново. Также несомненным положительным качеством использования этой программы является доступ к документу одновременно нескольких специалистов из разных отделов, что, естественно, ведет к ускорению процесса распространения кадровой документации внутри предприятия;

5) при исследовании содержания функций управления персоналом в современной организации была выявлена необходимостькардинально изменить подход к подбору и управлению персоналом на комбинате. Кроме того, необходимо развивать функции мотивации сотрудников, настраивать их на дальнейшее развитие карьеры, планирование профессионального роста и обучения, вводить новые методы контроля дисциплины на производстве.

Предлагаемая стратегия адаптации персонала сформулирована следующим образом: внедрение форм наставничества на производстве, внедрение обязательной для всех стажировки на рабочем месте;

6) дальнейшее развитие кадрового делопроизводства и управления персоналом в отделе персонала возможно только при условии благожелательного отношения и содействия к нему руководства предприятия. Эффективная коммуникация управления и бизнеса находится в процессе разработки. Это сдерживает процесс экономического развития предприятия. Дальнейшее развитие предприятия могло бы способствовать решению части социальных проблем персонала, а именно: создание новых рабочих мест, решение проблем проживания для иногородних, увеличение объема прибыли. Развитие таких предприятий положительно скажется на развитии всего региона.

Для внедрения инновационных технологий управления персоналом необходимо кардинально поменять организационные структуры управления по предприятию в целом. Ведь правильно подобранное руководство и рабочая группа являются основной составляющей частью успеха. Именно от людей, составляющих организацию, зависит, будет ли предприятие процветать или закроется, не просуществовав и года. Для процветания данного предприятия необходимо затратить огромное количество сил. Только люди, обладающие большим запасом энергии, желающие добиться высоких результатов, сделать карьеру и иметь достойный уровень жизни, а также имеющие современный взгляд на поставленные цели, обладающие умением предвидеть ситуацию способны сделать предприятие удачным и надежным.

Так же работа комбината была бы невозможна без распорядительных документов. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения генерального директора. С их помощью генеральный директор осуществляет полномочия по управлению комбинатом, предусмотренные уставом.

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность комбината в целом, к работе отдела персонала они относятся только косвенно. Вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). В нее входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудниковкомбината. Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. К таким документам относятся: - трудовая книжка, - трудовой договор, - справка о трудовой деятельности, - копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение, как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки [6, 142 с.].

Информационно-расчетные документы ведутся отделом персонала для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся: - личная карточка работника;

- штатное расписание;

- табель учета рабочего времени;

- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет на имягенерального директора представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами комбината и руководством [6, 164 с.].

Важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»: Отдел персонала в ОАО «Хладокомбинат» ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица: - №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (приложение 1);

- №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

- №Т-2 «Личная карточка работника»;

- №Т-3 «Штатное расписание»;

- №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

- №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

- №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

- №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (приложение 3);

- №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

- №Т-7 «График отпусков»;

- №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (приложение 2);

- №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

- №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

- №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

- №Т-10 «Командировочное удостоверение»;

- №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку»;

- №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

- №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например: Журналы учета и контроля. Регистрационные журналы (книги) ведутся на комбинате для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации оснований к личным приказам;

- журнал регистрации личных приказов;

- журнал регистрации оснований к приказам о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);

- журнал регистрации приказов о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);

- журнал регистрации приказов о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных удостоверений;

- журнал регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок по личному составу;

- журнал учета больничных листов;

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой больницей.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой больницей по своему усмотрению.

Исходя из вышеперечисленного мы можем сделать следующие выводы: - вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам больницы гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом;

- максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений: - важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

- для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.

2.4 Приказы по личному составу порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ - это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов главного врача по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в учреждении.

К документации по личному составу относятся в частности: 1) трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;

2) приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки формы №Т-2;

5) личные дела;

6) лицевые счета по заработной плате.

Приказами по личному составу документально оформляются: - прием, перевод на другую работу, увольнение;

- изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

- установление размеров оплаты труда;

- предоставление отпусков;

- командирование сотрудников;

- наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя учреждения), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются резолюция главного врача и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности учреждения. Кадровые приказы начинаются со слов: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить отпуск и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу…», «О переводе на другую работу…», «О поощрении…» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ: - при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

- при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

- при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

- при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

- при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

- при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются (согласовано) юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках. Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс: «л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л», для приказов о переводе - «кл», для приказов по командировкам - «к», для приказов о предоставлении отпуска - «о».

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Согласно решению Коллегии Росархива, приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу. В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у генерального директора комбината время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются: - изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;

- изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;

- изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;

- изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;

- изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.

Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т.е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.

Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения: - о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, - его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);

- об основании для отмены соответствующего приказа - с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;

- об указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;

- о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу. Необходимость в издании приказов о внесении каких либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают: - изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;

- изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;

- изменения в обстоятельствах времени, места и т.д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).

- иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом мы можем сделать вывод, что функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается: - в документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);

- в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.

- вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

- если требуется - мера по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: - заявления от работника;

- трудового договора (контракта);

- приказа о приеме на работу;

- личной карточки (форма №Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

2.5 Правила оформления личной карточки сотрудников ОАО «Хладокомбинат»

Специалист отдела персонала на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ и личную карточку: для отдела кадров по форме Т-2.

Специалист отдела персонала на основании «Приказа о приеме» делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.

Далее, на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, перекладывает ее из раздела оформляемых в основную картотеку и расставляет по алфавитному порядку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего - ЛКР (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке ЛКР и картотеке вспомогательных алфавитных карточек, необходимых для быстрейшего отыскания в картотеке ЛКР нужных карточек.

Личная карточка работающего /по форме Т-2/ заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.

Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в основные разделы: - раздел I - общие сведения;

-·раздел II - сведения о воинском учете;

- раздел III - прием на работу и перевод на другую работу;

- раздел IV - аттестация;

- раздел V - повышение квалификации;

- раздел VI - профессиональная переподготовка;

- раздел VII - поощрения и награды;

- раздел VIII - социальные льготы

- раздел IX - дополнительные требования;

- раздел X - основание увольнения.

Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.

В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами: 1) Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.

При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

ОКАТО - «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;

ОКИН - «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;

ОКСО - «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».

2) Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

3) Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими: - гражданин Российской Федерации - 1;

- гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);

- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;

- лицо без гражданства - 4.

4) Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН - 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН - 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН - 1).

Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.

5) В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом: - начальное (общее) образование - 02; основное общее образование - 03;

- среднее (полное) общее образование - 07;

- начальное профессиональное образование - 10;

- среднее профессиональное образование - 11;

- неполное высшее образование - 15;

- высшее образование - 18;

- послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

6) Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).

По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.

7) Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».

8) По строке 8: а) «Общий стаж работы» - дата начала трудовой деятельности - указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж. б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;

в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».

9) Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН: - никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;

- состоит в зарегистрированном браке - 2;

- состоит в незарегистрированном браке - 3;

- вдовец (вдова) - 4;

- разведен (разведена) - 5;

- разошелся (разошлась) - 6.

10) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.

Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).

11) Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.

12) Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое - со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.

13) Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются: - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе: - пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

- пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);

- пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

- пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»: - в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом): строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу заполняются следующие пункты: - пункт 1 «Категория запаса», - пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

- пункт 3 «Состав (профиль)», - пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

- пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.

- В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату ее заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).

14) Раздел III - прием на работу и переводы на другую работу: При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись: - графа 1 - дата приема (перевода) на предприятии;

- графа 2 - структурное подразделение;

- графа 3 - профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;

- графа 4 - оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;

- графа 5 - основание приема (перевода) - № приказа о приеме;

- графа 6 - подпись владельца трудовой книжки.

В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.

Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).

Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

Раздел IV - аттестация: Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае - аттестации.

Разделы V-VI: Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.

Раздел VII - поощрения и награды: При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.

В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.

Раздел VIII - отпуск: В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.

Раздел ІХ - социальные льготы: В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.

В разделе «Дополнительные сведения» свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее - МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).1 Иохим Хентце. Теория управления кадрами в рыночной экономике. - М.: Международные отношения, 2005, 275 с.

2 Шекшня С.В. Управление персоналом современной фирмы. - М.: Интел-Синтез, 2006, 320 с.

3 Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования - М.: Издательский дом «Академия», 2007, 210 с.

4 Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: Эксмо, 2007. - 304 с.

5 Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005, 241 с.

6 Постановление Минтруда России от 9 февраля 2004 г. №9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

7 Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. - М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006, 280 с.

8 Омаров A.M. Предприимчивость руководителя. - М.: АОН, 2008. 154 с.

9 Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Формирование системы управления персоналом. - М.: ГАУ, 2007. - 320 с.

10 Ермоленко В.В. Интеллектуальный человеческий капитал в обеспечении принятия уникальных управленческих решений в корпорации: теория, методология и инструменты: монография / В.В. Ермоленко. - Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2012. - 364 с.

11 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ.

12 Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. - М.: Эксмо, 2007. 272 с.

13 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».

14 Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299. Ред. от 27.12.2007.

15 Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 №69. 154 с.

16 Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Луценко Е.В. Особенности российского пути в экономике знани