Документооборот в бухгалтерии - Контрольная работа

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами, но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем). Цель работы: дать определение понятию «документ», охарактеризовать основные виды документов, кратко рассмотреть документооборот в бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике, но они должны содержать следующие обязательные реквизиты: 1) наименование документа; 2) дату составления документа; 3) наименование организации, от имени которой составлен документ; 4) содержание хозяйственной операции; 5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 7) личные подписи указанных лиц. Понятие документооборота включает в себя такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета (рис.Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Процесс документооборота состоит из следующих стадий: поступления документов со стороны и выписки их в организации; исправления и определенной доработки первичных документов; поступление первичных документов в бухгалтерию; обработка документов в бухгалтерии; передачи документов на хранение в архив организации, а затем в государственные органы; обеспечения текущего хранения документов. Обработка документов в бухгалтерии, а свою очередь состоит из следующих этапов: проверки документов по форме, арифметически, по существу; оценки в денежной форме каждой операции, отраженной в документах (таксировка или калькуляция); записи на документах бухгалтерских проводок (монтировка); включения документов в учетные регистры. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами, но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем).

Цель работы: дать определение понятию «документ», охарактеризовать основные виды документов, кратко рассмотреть документооборот в бухгалтерии.

1. Состав документов бухгалтерского учета

Документ - это письменное доказательство, свидетельствующее о совершении хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности. Поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица.

Документы классифицируются по: назначению (организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерские); степени обобщения (первичные и вторичные); способу охвата фактов хозяйственной жизни (разовые и накопительные); месту составления (внутренние и внешние); характеру фактов хозяйственной жизни (кассовые, банковские, материальные, расчетные); количеству учетных позиций (однострочные и многострочные) и т.д.

В составе документов бухгалтерского учета различают: первичные документы; учетные регистры; отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике, но они должны содержать следующие обязательные реквизиты: 1) наименование документа; 2) дату составления документа; 3) наименование организации, от имени которой составлен документ; 4) содержание хозяйственной операции; 5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 7) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Все первичные документы унифицированные, т.е. имеют типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия. Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию. По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т.п. Позднее, для того, чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетические, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета - платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность - это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма №1) и отчет о прибылях и убытках (форма №2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя: отчет об изменении капитала (форма №3); отчет о движении денежных средств (форма №4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5); пояснительную записку к отчету.

Итак, документы выступают как инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Работа с документами требует специального обеспечения, представляющую собой систему документооборота.

Под управлением бухгалтерской документацией предприятия понимается комплекс мероприятий, охватывающих: - организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

- контроль исполнения бухгалтерских документов;

- оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение архив, а также последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

Ключевые этапы документооборота в бухгалтерии рассмотрим в следующей главе.

2. Документооборот в бухгалтерии

2.1 Организация документооборота

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Понятие документооборота включает в себя такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета (рис. 1).

Рисунок 1 - Этапы документооборота

Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом: разрабатывается положение о бухгалтерской службе организации, составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и других служб организации, имеющих отношение к учету; составляется график документооборота; создаются технологии обработки учетной информации; разрабатывается номенклатура дел и порядок текущего хранения документов; проводится экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами. Принципы документооборота: - четкая организация движения документов, т.е. поток документов является прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;

- однократное пребывание в одном подразделении или исполнителя;

- оперативность обработки документов;

- согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

2.2 Номенклатура дел бухгалтерии

Одним из основных видов работ, обеспечивающими правильную организацию документов, являются составление номенклатур дел.

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции). Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел представлены на рис. 2.

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерской службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 3.

Рисунок 2 - Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел

Рисунок 3 - Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы

Эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.

2.3 График документооборота документооборот бухгалтерский график первичный

График документооборота - это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации. Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия и своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность. Утверждается график документооборота приказом руководителя предприятия. В графике документооборота заранее разрабатывается маршрут следования каждого документа и каждого его экземпляра. Этот маршрут заносится в инструкцию, где указываются сроки следования и прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов: - составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

- передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

- проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

- обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в 3 этапа: таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников; группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей); котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

- сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Документооборот, организованный по графику: - позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом всего пути - от оформления и проверки до обработки;

- способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

- повышает производительность труда счетных работников;

- способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

- способствует повышению уровня автоматизации учетных работ;

- повышает эффективность всей учетной работы организации.

При этом на начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливаются: - перечень первичных документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);

- перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов; кто несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;

- рабочая схема действующих отделов организации;

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и бухгалтерской отчетности;

- порядок движения каждого документа между отделами и срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

- типовые технологии обработки документов.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. Движение документов по заданному маршруту необходимо постоянно контролировать.

График документооборота позволяет улучшить контроль стороны бухгалтерии за всей работой организации, что повышает эффективность всей учетной работы организации. Анализ составленных схем документооборота на отдельных участках учетной работы позволяет выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка документооборота и задержка документов на любом из этапов прохождения приводят к отставанию регистрации хозяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением. Контролю подлежит также правильность отражения операций: на счетах бухгалтерского учета, для этого устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухал терского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

2.4 Порядок хранения документов

Составной частью документооборота в бухгалтерии является организация бухгалтерского архива. Поэтому все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения решает руководство предприятия. Обычно первые 2-3 года первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся непосредственно в бухгалтерии.

Порядок оформления и сроки сдачи в архив устанавливается в графике документооборота. В соответствии с НК РФ за сохранность, оформление и передачу документации в архив отвечает главный бухгалтер, а за организацию ее хранения - руководитель компании.

Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. По документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие - с платежными документами, третьи - складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров. Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру (журналу-ордеру, ведомости и т.п.), комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных документов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможных злоупотреблений.

По некоторым видам первичной документации нормативные положения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета-фактуры. полученные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить в специальных журналах учета продаж и приобретения. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Ответственность за это несут лица, уполномоченные главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержден Росархивом. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить принятые к бухгалтерскому учету первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Так, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии - 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы - 3 года, годовые - 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет и т.д.

Таким образом, документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документооборота в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям, всегда уделяется большое внимание.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

Процесс документооборота состоит из следующих стадий: поступления документов со стороны и выписки их в организации; исправления и определенной доработки первичных документов; поступление первичных документов в бухгалтерию; обработка документов в бухгалтерии; передачи документов на хранение в архив организации, а затем в государственные органы; обеспечения текущего хранения документов.

Обработка документов в бухгалтерии, а свою очередь состоит из следующих этапов: проверки документов по форме, арифметически, по существу; оценки в денежной форме каждой операции, отраженной в документах (таксировка или калькуляция); записи на документах бухгалтерских проводок (монтировка); включения документов в учетные регистры.

Движение документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, повышает эффективность всей учетной работы. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указание их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования: первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией должны иметь все обязательные реквизиты; при приеме документов должна проверяться правильное арифметических вычислений; документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов; все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления; по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым документом весь путь от оформления и проверки до обработки, равномерно распределить учетную работу в течение всего рабочего времени; повысить производительность труда счетных работников, усилить контрольные функции бухгалтерского учета; повысить уровень механизации и автоматизации учетных работ.

1. Федеральный Закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 28.11.2011).

2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983. №105.

3. Квеско С.Б Документоведение и делопроизводство, учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Кириенко. - Томск: ТГПУ, 2005. - С. 79-97.

4. Маренков Н.Л. Бухгалтерское дело / Н.Л. Маренков, Т.Н. Веселова. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. - 544 с. С. 81-108.

5. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб-практ. пособие / Н.В. Пошерстник. - М.: ТК Велби, 2007. - 552 с. С. 85-100.

6. Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии / М.Ю. Рогожин. - М.: ГРОССМЕДИА, 2009. - 173 с. С. 24-36.

7. Швецкая В.М. Бухгалтерское дело: Учебник / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: «Дашков и Ко», 2010. - 304 с. С. 86-95.

Размещено на