Документооборот организации - Курсовая работа

"Бумажный" документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведет к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия. Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота.В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда. Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния. Информационное обеспечение-это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели) [1, С.111].Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "нормативное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях - положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан [5, С. Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет); Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Содержание

Введение

1. Нормативная база организации как подсистема управления

1.1 Характеристика информационной подсистемы управления

1.2 Понятие и типология нормативных документов организации

2. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

2.1 Программа исследования документооборота ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

2.2 Анализ документооборота ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

3. Мероприятия по совершенствованию системы документооборота предприятия ООО "ЗКПД"

3.1 Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте

3.2 Обоснование предложения по внедрению на ООО "ЗКПД" электронного документооборота "ДЕЛО"

Заключение

Список использованных источников информационный управление документооборот электронный

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. "Бумажный" документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведет к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Этим объясняется актуальность темы работы.

Целью работы является выявление недостатков в системе документооборота организации и выработка рекомендаций по их устранению.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач: - рассмотреть нормативное обеспечение организации как подсистему управления;

- изучить основные типы нормативных документов в организации;

- разработать программу исследования нормативного обеспечения ООО "Завод крупнопанельного домостроения"

- провести анализ документов и контент-анализ на предприятии и подвести итоги исследования;

- разработать рекомендации по усовершенствованию системы нормативного обеспечения на ООО "ЗКПД";

- обосновать разработанные предложения.

Объектом работы является предприятие, а предметом - нормативное обеспечение управления на предприятии.

Работа состоит из введения, трех разделов, в каждом по два подраздела, заключения и списка использованных источников.

В первой главе рассматривается информационная подсистема управления, а также дается характеристика типов нормативных документов. Во второй главе проводится исследование нормативного обеспечения на ООО "ЗКПД". В третьей главе предлагаются мероприятия по усовершенствованию системы нормативного обеспечения на данном предприятии.