Изучение системы документооборота предприятия "Набаз", прохождение и порядок исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Описание рабочего места секретаря фирмы и его координационная деятельность. Прием посетителей и подготовка совещаний.
При низкой оригинальности работы "Документооборот и организационная деятельность секретаря на примере предприятия ООО "Набаз"", Вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100%
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.Значительное время при прохождении практики в ООО «Набаз» мне приходилось отвечать на телефонные звонки. Взяв трубку я представлялась: - «Добрый день, секретарь ООО «Набаз», у телефона Олеся Анатольевна, я Вас слушаю». Трубку поднимала левой рукой, потому - что в правой я держала ручку для возможной записи. В основном поступали звонки директору, и мне приходилось соединять абонента с руководителем. Но бывали случаи, когда его не было на месте и мне приходилось записывать в блокнот дату, время поступившего звонка, фамилию имя и отчество позвонившего, суть сообщения, и номер телефона, по которому можно будет перезвонить.Большинство совещаний проводятся в организации по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке. Совместно с директором мы оговаривали дату, время и место проведения совещания, его повестку и состав участников. Так как ООО «Набаз» является зоной таможенного контроля, посторонним вход строго воспрещен, в мои обязанности так же входило оформление пропусков. Когда я присутствовала на совещании, в мои обязанности входило ведение протокола. За несколько дней до совещания по факсу было получено приглашение на имя директора, о предстоящем событии, с указанием характера совещания, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемые вопросы, а так же инициалы и должность инициатора.И важную роль в этом процессе играет секретарь, именно он выступает посредником между руководителем и посетителями. Прежде всего на предприятии разработано и установлено время приема посетителей. Организация приема посетителей зависит от категории: - сотрудники по текущим вопросам; Запись на прием производилась мною предварительно, а данные о посетителях записывались в «регистрационный журнал приема посетителей»: - фамилия, имя, отчество; Для предварительной записи на прием по личным вопросам на предприятии разработана соответствующая форма, а так же все работники проинформированы о периодичности и времени приема.Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется предприятием и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. Частично познакомилась с документооборотом предприятия, порядком прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
План
Содержание
Введение
1. Документооборот предприятия ООО «Набаз»
1.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии
1.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии
1.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами
2. Координационная деятельность секретаря на предприятии ООО «Набаз»
2.1 Организация рабочего места секретаря на предприятии
2.2 Телефонное обслуживание
2.3 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок
2.4 Организация приема посетителей
Заключение
Список использованных источников
Введение
Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов фирмы. Основные функции секретаря: -прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;
-организация приема посетителей;
-прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;
-техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;
-телефонное обеспечение;
-стенографирование;
-ведение табеля рабочего времени.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Целью работы является - изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.
Задачи работы: -описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;
-описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
Для написания письменной экзаменационной работы мною было выбрано предприятие ООО «Набаз», являющееся складом временного хранения промышленных и продовольственных товаров ввозимых на территорию России из КНР.
Обязанности СВХ ООО «Набаз» заключаются в: -обеспечении размещении товаров и транспортных средств на территории, являющейся зоной таможенного контроля;
-обеспечении сохранности товаров и транспортных средств, находящихся на складе или территории таможенного контроля;
-обеспечить нахождение товара в неизменном состоянии до завершения процедуры таможенного оформления;
-исключить доступ посторонних лиц к товару до завершения процедуры оформления.
ООО «Набаз» имеет лицензию таможенного перевозчика.
Учредителем ООО «Набаз» является Ерош Сергей Геннадьевич.
Генеральный директор ООО «Набаз» Попов Олег Владленович.
Юридический адрес ООО «Набаз»: Приморский край, г. Уссурийск, ул. Лимичевская, 21А Телефон: 8(4234)350-341.
1. Документооборот предприятия ООО «Набаз»
Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.
Анализируя документооборот предприятия ООО «Набаз» за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот ООО «Набаз» включает в себя три потока документов: - входящие (поступающие);
- исходящие (отправляемые);
- внутренние.
1.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии ООО «Набаз»
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Набаз» осуществляется секретарем.
При первичной обработке корреспонденция мною проверялась, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно приходилось возвращать.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрывались, при этом проверялась правильность доставки. На полученном документе мною проставлялся регистрационный штамп (учетный номер и дата поступления) в правом нижнем углу документа с лицевой стороны. Документы с надписью «Лично» не вскрывая передавала адресату.
Отметку при поступлении документа я проставляла только на регистрируемых документах, в нее входили входящий номер документа и дату поступления. Регистрируемыми документами являются документы, которые требуют ответа и исполнения. Такие документы регистрируют на компьютере в специальной форме. В мои обязанности так же входило заполнение такой формы. Именно регистрируемые документы передаются руководителю. Документы, не требующие ответа и исполнения, создаваемые только для сведения не регистрируются. На предприятии ООО «Набаз» разработан список документов не подлежащий регистрации: -письма справочно - информационного характера;
-рекламные письма;
-поздравительные письма;
-печатные издания (брошюры, журналы);
-пакеты с пометкой «Лично»;
-информационный материал.
После первичной обработки нерегистрируемые документы отправляются к исполнителям. Эти документы руководителю не передаются.
Основными моими функциями в работе с входящими документами являлось: -первичная обработка и прием документов;
Обработка документов включала в себя: - сортировку;
- вложение в конверт (упаковку);
- адресование (отправку);
- сдачу в отделение связи.
На предприятии ООО «Набаз» исходящие документы оформлялись мною в двух экземплярах, кроме факса.
После регистрации и присвоения номера документу, я проставляла его номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах.
Письма отправлялись в конвертах установленного образца. Бандероли, упаковывались в специальную упаковку, обеспечивающую сохранность вложения. Заказные письма, и письма направляемые более чем четырем адресатам отправлялись только после того как составлялся расчет рассылки.
Документы, подготовленные к отправке в течении дня, подлежали сортировке: часть из них отправлялись мною обычным способом, через узел связи, а более важные и срочные направлялись адресатам с курьером.
Передача за пределы предприятия информации, в виде факсограмм и электронных сообщений, осуществлялась мною с помощью факса и персонального компьютера.
Документы, поступившие секретарю для обработки, отправлялись адресатам в тот же день, второй экземпляр подшивался в папку с «исходящими документами
(Приложение Б).
1.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами на предприятии ООО «Набаз»
Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов: - составление проекта документа исполнителем;
- согласование;
- проверка правильности оформления;
- подписание руководителем;
- регистрация в журнале.
Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.
После регистрации документа в папке с «внутренними документами» я производила размножение в нужном количестве (по числу исполнителей). Копии документа заверялись передавались на исполнение ответственным исполнителям. Оригинал документа я подшивала в дело.
Документы внутри организации передавались исполнителям под расписку.
Секретарем систематически ведется учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, то есть учитывается объем документооборота. Сведения о количестве документов вносятся в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретарем.
2. Координационная деятельность секретаря на предприятии ООО «Набаз»
Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией.
В бездокументарные функции секретаря на предприятии ООО «Набаз» входит: - прием телефонных звонков, факса;
- организация приема посетителей;
- подготовка и организация заседаний, деловых встреч;
- подготовка деловых поездок, командировок.
Помощником руководителя является - секретарь. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Через секретаря осуществляется связь руководителя с внешним миром и подчиненными. Секретарь всегда тщательно и продуманно одет, опрятен, спокойно, быстро и с достоинством решает вопросы в рамках своей компетенции, что немаловажно при работе с посетителями и гостями.
2.1 Организация рабочего места секретаря на предприятии ООО «Набаз»
Рабочее место секретаря на предприятии ООО «Набаз» оснащено современными техническими средствами. Программное обеспечение поддерживается на высшем уровне, что позволяет секретарю с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей.
Приемная - это центр работы предприятия. Общая площадь приемной составляет - 18 кв. м., достаточно просторная, с хорошо организованным интерьером. Визуально, приемная, разделена на две зоны: - рабочая зона секретаря;
- зона для посетителей.
В рабочую зону входит: - рабочая мебель;
- рабочая организационная техника секретаря.
В зону для посетителей входит: - кресло для ожидания;
- журнальный столик;
- вешалка.
Рабочее место секретаря расположено рядом с кабинетом директора. Стол секретаря имеет угловую форму, что позволяет разместить на рабочей поверхности используемое оборудование: - персональный компьютер;
- факс;
- телефон.
Множество выдвижных ящиков в столе позволяет разместить необходимые в работе документы, чистую бумагу, папки, файлы, справочники.
Рабочая поверхность делится на две части. С правой стороны расположен компьютер, факс, телефон, блокнот - органайзер. На выдвижной полке находится клавиатура и мышь с ковриком. Так же с права расположены системные блоки, сканер, МФУ (много - функциональное устройство), урна.
Слева рабочая поверхность свободна. Здесь складываются папки с документами для срочного рассмотрения руководителем, почта для отправки.
Рабочий стул секретаря очень удобный. Поворотно - откидная конструкция позволяет занять рабочую позу без какого - либо напряжения, так как основную часть времени секретарь проводит в сидячем положении, а конструкция стула позволяет изменять позу для снижения напряжения мышц шеи и спины. Так же в кабинете есть специальный шкаф для хранения папок с документами. Он тоже расположен в рабочей зоне секретаря. Сейф для хранения ценных документов, печатей расположен в углу, у окна. Окно в кабинете большое, пластиковое, обеспечивает хорошую шумоизоляцию. Жалюзи спасают от палящего солнца. Так же в кабинете есть живые цветы.
Так как окно расположено позади секретаря, монитор развернут таким образом, чтобы скрыть конфиденциальную информацию от неожиданных посетителей.
Зона для посетителей расположена в противоположной стороне приемной, что позволяет секретарю ООО «Набаз» хорошо просматривать входящих. В данной зоне расположено уютное и удобное кресло и журнальный столик.
Гардеробная находится рядом с приемной. Отделка кабинета создает домашнюю обстановку. Уборка и проветривание кабинета проводится два раза в день.
Вывод
Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется предприятием и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. Частично познакомилась с документооборотом предприятия, порядком прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Так же ознакомилась с бездокументарной деятельностью.
Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.
Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлено на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТАМ, кабинет оснащен необходимыми техническими средствами, созданы все условия для работы. Все поставленные цели, и задачи выполнила. Работа с документами давалась очень легко и была интересной благодаря хорошей поддержке руководителя и очень сплоченному коллективу. секретарь координация документ прием посетитель
Список литературы
1. «Управление документацией и новые информационные технологии» М. В. Ларин, г. Москва, 2008 г.
2. Журнал «Секретарское дело» №3,- Москва, 2008 г.
3. «Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря» Г. Ю. Касьянова, г. Москва, 2011 г.
4. «Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)» Т. В. г. Москва, 2010 г.
5. «Офис - мастер». Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера» г. Москва, 2008 г.
6. Государственная система документационного обеспечения. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Г. Москва, 2008 г.
Размещено на
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
