Потоки документации, служба документационного обеспечения управления. Предварительное рассмотрение документов. Обработка и передача документов исполнителям, подшивка исполненных документов в дела вместе с копиями ответов. Документы внутри организации.
При низкой оригинальности работы "Документооборот, его организация и порядок работы с документами", Вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100%
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
План
План работ по совершенствованию делопроизводства
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т.к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану: 1. Документирование
1.1 Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
1.2 Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
1.3 Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.
1.4 Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).
1.5 Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.
1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
2. Организация работы с документами
2.1 Изучение и анализ технологии работы с документами.
2.2 Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.
2.3 Составление номенклатуры дел.
2.4 Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
2.5 Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.
2.6 Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.
2.7 Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т.п.).
2.8 Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
2.9 Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.
Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.
Секретарю необходимо: знать основные направления работы руководителя и фирмы;
знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;
предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;
выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.
Размещено на .ru
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
