Документообіг: сутність та вимоги до організації - Курсовая работа

Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень повязана безпосередньо з ними. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар організації, так як значна частина операцій з документами проходить на його робочому місці. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба). Комова приводить основні параметри потоків документів, такі як: напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення; обсяг потоку - визначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структура потоку - визначається різновидами документів, авторством; та режим потоку, який визначають періодичністю руху.Розглянути взаємодію учасників документообігу Перспективи розроблення даної теми: На сьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одно вона являє собою неабиякий інтерес для науковців.Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий - багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними. У роботі з документами неповинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, - це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям. За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії: 1 категорія - установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові: · Документообіг вхідних документів; · Інформаційно-довідкова робота;Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів. Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обовязкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обовязків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. Основу складають 100% документів. Друга група - це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів.№ 1153 визначає реєстрацію документа, як фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення реєстраційного позначення - реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз: вхідні документи - у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи - у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.Для забезпечення ефективного використання інформації при прийманні різного роду рішень, наданні в розпорядження спеціалістів всього масиву інформації з певного питання організація повинна мати раціональну пошукову систему. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна містити інформацію про всі документи, які знаходяться в організації. Основа побудови ІПС - реєстрація документів, так як одна з головних цілей реєстрації - створення банку даних про документи, запит до якого дозволяє оперативно дізнатися: у кого, де, на якій стадії розробки знаходиться документ; де, в якій справі знаходиться виконанний документ; в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання.Основна робота секретаря з вихідними документами пол

ЗМІСТ

ВСТУП

Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ

Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1 Документообіг вхідних документів

2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом

2.3 Інформаційно-довідкова робота

2.4 Документообіг вихідних документів

2.5 Документообіг внутрішніх документів

Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ

ВИСНОВКИ

ДОДАТКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ