Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарем.Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации - например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера (рис.1). Дата и номер документа Откуда Резолюция Отметка о возврате док-та Док-т подшит в дело № Можно предложить форму РКК на формате А5 (148?210) или А6 (105 148) (рис. Дата получения __________ Входящий №___________ Дата документа № документаВ контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов: • у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; • в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором). Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: · наличие подписи; · наличие адресата, если документ предназначен разовому корреспонденту; При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшаются.
План
Содержание
1. Понятие регистрации и правила регистрации документов
2. Формы регистрации
3. Контроль за исполнением документов
4. Информационно-справочная работа
5. Отправка документов
Список используемой литературы
1. Понятие регистрации и правила регистрации документов
Список литературы
1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА- М, 2008.- 268 с.- (Высшее образование).
