Документирование управленческой деятельности - Учебное пособие

Делопроизводство - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных зада,чт. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в сред6н0е%м рабочего времени. Разработка новых информационных технологий в управлен, иниовых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т. п.) Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: - документирования; В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Содержание

Стр. 1. Введение ……………………………………………………………………… 3 1.1. Предмет - делопроизводство ……………………………………………….. 3 1.2. Документ ……………………………………………………………………… 4 1.3. Нормативно-методическая основа делопроизводств…а …………………. 6 1.4. Служба документационного обеспечения управлени…я………………… 9 1.5. Электронный документ и электронный документообор…от…………….. 12 1.6. Юридическое значение документ…а ………………………………………. 15 2. Организация делопроизводства на предприятии…………………………... 18 2.1. Основные принципы работы с документам. ИДОКУМЕНТООБОРОТ ………… 18 2.2. Работа с входящими документам…и………………………………………. 20 2.3. Работа с исходящими документам…и ……………………………………… 23 2.4. Работа с внутренними документам…и…………………………………….. 25 2.5. Регистрация документов…………………………………………………….. 26 2.6. Контроль исполнения документо…в ……………………………………….. 30 2.7. Номенклатура дел……………………………………………………………. 32 2.8. Формирование и оформление де…л……………………………………….. 34 2.9. Оперативное хранение де…л ……………………………………………….. 35 2.10. Экспертиза ценности документов………………………………………….. 37 2.11. Подготовка дел к передаче в архи…в ……………………………………… 39 2.12. Работа с конфиденциальными документами………………………………. 40 3. Документирование деятельности на предприятии………………………… 44 3.1. Унифицированные системы документаци…и ……………………………... 44 3.2. Требования к оформлению документо…в …………………………………. 45 3.3. Язык служебных документо…в …………………………………………….. 52 3.4. Бланки документов………………………………………………………….. 54 3.5. Классификация документов…………………………………………………. 56 3.6. Организационно-распорядительные документы…………………………... 58 3.7. Устав ………………………………………………………………………….. 60 3.8. Положение ……………………………………………………………………. 61 3.9. Инструкция ………………………………………………………………….. 62 3.10. Должностная инструкция…………………………………………………… 63 3.11. Приказ ………………………………………………………………………… 65 3.12. Распоряжение ………………………………………………………………… 67 3.13. Решение ……………………………………………………………………….. 68

98

3.14. Протокол ……………………………………………………………………… 70 3.15. Акт …………………………………………………………………………….. 72 3.16. Письмо ……………………………………………………………………….. 73 3.17. Докладная и служебная записки……………………………………………. 75 3.18. Справка ………………………………………………………………………. 77 3.19. Понятие контракта…………………………………………………………… 78 3.20. Доверенность ………………………………………………………………… 80 3.21. Приказ по личному составу…………………………………………………. 82 3.22. Штатное расписание………………………………………………………… 83 3.23. Трудовой договор……………………………………………………………. 84 3.24. Личная карточка……………………………………………………………… 87 3.25. Обращения и жалобы граждан……………………………………………… 88 Основные термины и определения, используемые в документировании управленческой деятельности ……………………………….. 92 Список использованной и рекомендуемой литературы…………………………... 99

99

1.1. Предмет - делопроизводство

1.1.1. Понятие делопроизводства

Делопроизводство - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организаци(иот министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информац,ииее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных зада,чт. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в сред6н0е%м рабочего времени.

От организации делопроизводства зависят: - эффективность управления;

- экономичность; - оперативность;

- культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлен, иниовых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т. п.)

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: - документирования;

- организации работы с документами.

1.1.2. Документирование

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажным.ИЛЮБОЙ документ на бумажном носителе с

3 помощью сканера перевоплощается в электронн,ысйохраняя все свои реквизит.ы Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

1.1.3. Организация работы с документами

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность: - общеизвестных принципов обработки документов;

- приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов: - используемой нормативно-методической базы делопроизводства; - сложившихся национальных традиций работы с документами;

- установленных руководством предприятия(отрасли) правил работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

1.2.1. Значение документов в управлении

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Правильность принятого решения зависит: - от полноты представленной информации; - достоверности информации;

4

- своевременности ее представления. Информация может быть представлена: - в устной форме;

- в документированной форме.

Термин «документ» появился в России XВVIII в. и означал «способ доказательства».

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они: - отражают деятельность организации;

- на их основе принимаются управленческие решения; - являются главным аргументом в спорных ситуациях;

- являются гарантом прав на недвижимость, собственность. Документ обеспечивает: - закрепление информации; - сбор информации;

- обработку информации; - передачу информации;

- использование информации; - хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например: - учет - с написанием различных отчетов;

- планирование - с составлением планов;

- инструктирование - с разработкой методик, инструкций; - руководство - с изданием приказов, распоряжений.

1.2.2. Понятие документа

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.

Документ представляет собой результат отображения информации о, лицах предметах, фактах, событиях; явлениях и процессах.

Документ может быть: - носителем информации (в сфере информационных технологий);

- средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении); - способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

- источником фактов (в науке).

5

1.2.3. Функции документа

Документы многофункциональны. К основным функциям документов следует отнести: - информационную (документирование, хранение и предоставление информации); - управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);

- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

- научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

1.3. Нормативно-методическая основа делопроизводства

1.3.1. Понятие нормативно-методической основы делопроизводства Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актам, истандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: - правила оформления документов; - правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами; - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

1.3.2. Виды нормативных документо, врегулирующих вопросы делопроизводства

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: - законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами; - общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; - инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

6

Законы РФ: Федеральный закон от20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информаци»и - содержит базовые понятия информа,цидиокумента и устанавливает правовой режим созда,нихяранения, использования информаци,и порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подпис»и -устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ(Федеральный закон от30.11.94 № 52-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ(Федеральный закон от13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацие;ЙОСНОВЫ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от07.06.93 - определяют порядок формировани,я хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты: Государственная система документационного обеспечения управлени(ЯГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются: - упорядочение документооборота;

- сокращение количества документов; - повышение качества документов;

- нормативное закрепление измен,енийпроизошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

- совершенствование работы аппарата управления.

ГОСТ 6.38-2003 Унифицированные системы документац. ИИСИСТЕМА орг-а низационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает: - состав реквизитов;

- расположение реквизитов на листе бумаги; - требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от

7

27.02.98 № 28

Стандарт устанавливает современное толкование терминов: - по делопроизводству;

- по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами Р разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы: Общероссийский классификатор управленческой документац(ОИИКУД) -содержит коды унифицированных форм документ,овиспользуемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документ,амтриебования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документ,овобразующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

1.3.3. Инструкция по делопроизводству организации

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы: - общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; - контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами; - порядок работы с внутренними документами; - составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности trialентов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

8

1.4. Служба документационного обеспечения управления

1.4.1. Понятие службы ДОУ

Службой документационного обеспечения управлен(ИДЯОУ) - называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).

Основными задачами службы ДОУ являются: - организация делопроизводства;

- ведение делопроизводства;

- совершенствование делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровн организации и объема документов являются: - управление делами;

- управление делопроизводства; - канцелярия;

- отдел ДОУ;

- секретариат (дирекция);

- инспекция при руководителе.

1.4.2. Положение о службе ДОУ

Положение о службе ДОУ определяет ее струк,туфрункциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.

- Общие положения: - отдел документационного обеспечения(в дальнейшем - «отдел») является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору (заместителю директора) предприятия;

- отдел возглавляет начальник отде,ланазначаемый на должность приказом директора предприятия;

- в своей деятельности отдел руководствуется Уставом предприяти, янастоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по делопроизводству.

- Задачи: - обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприяти,я унификация форм документ,овсоздание образцов документов предприятия;

- регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия;

9

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами. - Структура: - структура и штаты отдела утверждаются генеральным директором предприятия с учетом специфики работы и объема документооборота;

- в состав отдела входят: группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) обработки исходящих докумен, товгруппа контрол, я экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат.

- Функции: - организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия;

- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия;

- прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающе,йотправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам;

- рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия;

- организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия;

- обеспечение соответствующего режима доступа к документа, мимеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них;

- составление сводной номенклатуры дел предприяти, яконтроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;

- участие в постановке зада, чразработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии;

- разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с докуме,нтабмлианков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия);

- участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством;

- оформление командировочных документ,оврегистрация командированных сотрудников.

- Права: - проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер;

10

- требовать от руководителей структурных подразделений справ,окдокументов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства;

- возвращать в структурные подразделения на доработку , документы подготовленные с нарушением установленных инструкцией по делопроизводству правил оформления.

- Ответственность: - всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела;

- степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

- Служебные контакты (служебное взаимодействие): - с руководителями структурных подразделений предприяти- япо вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству предприятия докум,ентов использования служебной информации;

- с юридическим отделом- по вопросам подготовки проектов прик,азов распоряжений, инструкций, положений, контрактов и других документов;

- с отделом кадров- по вопросам подбор,априема, увольнения, повышения квалификации и расстановки работников отдела;

- со службой материально-технического обеспечения- по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- с отделом информатизации- по вопросам проектировани,яэксплуатации и внедрения автоматизированных информационных систем;

- в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

1.5. Электронный документ и электронный документооборот

1.5.1. Понятие электронного документа

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: - создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

11

- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия. Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: - на экране дисплея;

- на бумажном носителе;

- на ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном нос,итезлае исключением случ, аевпредусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

1.5.2. Преимущества и недостатки электронного документа Преимущества использования электронных документов: - компьютерная обработка электронных документов(например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

- ускоряется и упрощается сб, оробработка, систематизация и поиск любой информации;

- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;

- технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);

- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества: - прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа;

- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим. К недостаткам электронных документов можно отнести: - недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами; - необходимость наличия технических средств для прочтения;

- возможность внесения несанкционированных изменени(йпри отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

12

1.5.3. Электронный документооборот

Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документ-а участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документ-а участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами(информационный посредник) -юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП.

Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦ, Ппредоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП.

Подлинность электронного документа считается подтверж,дененсолйи в результате выполнения получателем электронного документа , проце предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

Электронный документооборот регулируется нормативными актами: - государственными;

- межотраслевыми; - отраслевыми;

- локальными (предприятия).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено: - на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

- обеспечение безопасности и защиты информации при ее создан, иоибработке, хранении, передаче и приеме;

- обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

13

- правовое обеспечение технологии создани, яобработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

Работа с электронными документа, мпиосылаемыми по электронной по,чте проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран ,ПККОТОРЫЙ при необходимости можно перенести на бумажный носитель.

С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.

Электронный документооборот постоянно возрас,таеотсобенно в связи с развитием Интернет-торговли.

Срок хранения электронных документов такой ж, екак и у бумажных(например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрат,епоэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном архиве должн обеспечиваться: - защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

- возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;

- возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;

- возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документо, вчто предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.

14

1.6. Юридическое значение документа

1.6.1. Понятие юридического значения документа

Юридическое значение - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательство, м компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформлени. ЯОТСУТСТВИЕ необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом.

1.6.2. Юридически значимые реквизиты документа

Обязательными реквизита,ми обеспечивающими юридическое значение документов, являются: - наименование организации (должностного лица) - автора документа; - наименование вида докуtrial;

- дата документа;

- регистрационный номер;

- гриф утверждения документа; - текст;

- подпись; - печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого докум. ЕНДТОАЛЖНОСТНОЕ лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: - за достоверность документа;

- все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: - в уставе предприятия;

- в положении о предприятии (о структурном подразделении); - в инструкции по делопроизводству;

- в должностной инструкции работника;

- в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместите.ЛИДОКУМЕНТЫ структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие рабо, тнниакпиример ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других

15 экземплярах, например при заключении контракта.

Дата документа - один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует: - о подлинности документа;

- принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой: - какие-либо правовые последст,виянапример создани, е реорганизацию предприятия;

- материальные последстви,я например передачу материальных ценно,стей удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

Гриф утверждения- некоторые документы приобретают юридическое значение только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения - это реквизит официального докум, енптаридающий нормативный или правовой характер его содержани. ЮОБЯЗАТЕЛЬНОМУ утверждению подлежат: - уставы, положения о предприятиях (филиалах); - штатные расписания;

- акты проверок, акты приема-передачи; - должностные инструкции;

- сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о то,мчто документ прошел все стадии обработ,ки зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

trial. Юридическое значение электронного документа

Для придания юридического значения электронному документу используется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только п положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись(ЭЦП) - реквизит электронного докумен,та предназначенный для защиты данного электронного документа от , подделки полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа под, пиаси также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

16

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий: - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электрон ном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведен,иями указанными в сертификате ключа подписи.

Благодаря этой технологии получается электронный документ: - имеющий юридическое значение;

- подтверждающий авторство документа;

- подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

1.6.4. Заверение копий документов

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном по.РЯСДКЕ этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии», который содержит: - заверительную надпись «Верно»;

- должность лица, заверившего копию; - его подпись;

- дату заверения;

- печать (для наиболее важных или внешних документов).

Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять: - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу; - копии документов для решения социальных проблем работников.

На предприятии копии заверяются: - руководителем организации;

- должностным лицом (начальником отдела кадров).

17

2. Организация делопроизводства на предприятии

2.1. Основные принципы работы с докум. ентами Документооборот

2.1.1. Организация работы с документами

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется: - оперативностью перемещения документов внутри организации; - качеством и своевременностью исполнения документов;

- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

2.1.2. Документооборот

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.

Объем документооборота зависит: - от значимости организации;

- ее функций и уровня решаемых задач; - связей с внешними организациями.

2.1.3. Основные группы документов

В документационном обеспечении существуют три группы документов. - входящие (поступающие в организацию документы);

- исходящие (отправляемые из организации документы);

- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и про.хождения Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции: - первичную обработку;

- предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

18

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции: - рассмотрение документов руководителем(подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);

- регистрация документов;

- передача документов исполнителям; - контроль исполнения документов;

- исполнение документов;

- подшивка исполненных документов в дела;

- использование документов в справочно-информационных целях;

- подготовка документов к передаче и передача в а(рихлив уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

2.1.4. Принципы работы с документами Основными принципами работы с документами являются: - единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприя,тия исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операци(йкаждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предпри, яотипяравдана конкретной целью);

- умелое сочетание документациопного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случа,екогда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены: - инструкция по делопроизводству предприятия;

- образцы правильно оформленных документо,вустановленных на компьютерах работников;

- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

- должностные инструкции работни,ковустанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

- техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;

- методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в

19 структурных подразделениях предприятия;

- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

2.2. Работа с входящими документами

2.2.1. Понятие входящих документов

Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: - по почте; - курьером; - по факсу;

- электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

2.2.2. Этапы обработки входящих документов Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: - первичную обработку;

- предварительное рассмотрение (разметку); - регистрацию;

- рассмотрение документов руководством; - направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

2.2.3. Порядок работы с входящими документами При первичной обработке осуществляют: - проверку правильности доставки (адресования);

- проверку количества листов поступившего документа; - проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

При отсутствии листов документа или приложения:

20

- ставится в известность отправитель;

- делается отметка на самом документе;

- делается отметка в журнале регистрации входящих докуме(нвтовграфе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечит,аеомб этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдат конституционное право граждан на тайну переписки.

Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма: - имеющие пометку «Лично» («Private»);

- имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: - на регистрируемые;

- нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: - руководителю предприятия;

- заместителям руководителя предприятия;

- в структурные подразделения; конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит: - входящий номер документа; - дату поступления;

- время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых докуме,нтнаах приложениях к документ; уна проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т.д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделени, яв правом верхнем

21 углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения.

Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения; фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется вал(пооварядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: - определить исполнителя;

- дать конкретные указания по исполнению документа; - указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом докум. ЕСНВТЕДЕНИЯ, взятые из резолюции(исполнитель, срок исполнени)я, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизи«тотметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2002 г. по вопросам ... (входящие)».

22

2.3. Работа с исходящими документами

2.3.1. Понятие исходящих документов

Исходящие документы - это официальные докумен, тыотправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены: - по почте;

- курьером; - по факсу;

- электронной почтой.

2.3.2. Этапы обработки исходящих документов Основные этапы обработки исходящих документов: - составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); - регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

2.3.3. Порядок работы с исходящими документами

Проект исходя