Направления классификации, стандартизации и унификации документов. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Документы по личному составу предприятия. Систематизация, регистрация и хранение документов.
Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа. Деловое письмо - это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером.Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно обеспечить необходимые ресурсы, производственные мощности, распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. В нашей стране за последние годы появилась масса новых юридических лиц - организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации. Информация - важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов - за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов - за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).Для примера приведем сравнение процедур, связанных с «приказным» делопроизводством времен царя Алексея Михайловича1, и современного делопроизводства (табл. В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках; для наиболее важных изготавливались специальные футляры. Составление каждого нового документа подразумевало вознаграждение подьячего, а сколько и каких документов нужно - они же и определяли, зачастую, по критерию собственной выгоды. «Из центра» (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады.Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение - это не подлинник, а факсимильная копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно будет найти, проконтролировать его движение, установить место хранения. Если решение положительное, документ или его копии, сделанные для каждого исполнителя в канцелярии, направляются исполнителям решения руководителя «на исполнение».Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов: · знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. · стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;Документ - материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.4
План
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ
1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ
1.1 Значение документационного обеспечения управления
1.2 Из истории письменных коммуникации в России
1.3 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов
1.4 Этические аспекты письменных коммуникаций
2. НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству
2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии
2.3 Классификация документов
3. СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРАВИЛА ИХ КОРРЕКТИРОВКИ, СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ
3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003
3.2 Меры против мошенничества
3.3 Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежными деловыми партнерами
3.4 Этические нормы при составлении текста делового письма. Проблема определения формы вежливого обращения
3.5 Правила корректировки документов
3.6 Сроки исполнения документов
3.7 Стандарты при разработке научной документации, реферата, информационного обзора, бизнес-отчета
4. ПРИМЕРЫ СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5. Документы По Личному Составу Предприятия
5.1 Документы личного дела работника
5.2 Правила ведения и хранения трудовых книжек
5.3 Документы для трудоустройства
5.4 Деловое общение посредством визитной карточки
6. ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА И ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДОКУМЕНТООБОРОТ И АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
7.1 Систематизация документов на предприятии
7.2 Регистрация документов с помощью «Номенклатуры дел»
7.3 Документооборот на предприятии
7.4 Автоматизация документационных процессов
7.5 Особенности хранения документов
8. ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО СОГЛАШЕНИЯ
8.1 Сбор информации о деловом партнере
8.2 Структура ц содержание договора купли-продажи товаров
9. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ
9.1 Основные понятия. Обязанности и права обладателя информации
9.2 Режим коммерческой тайны
9.3 Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну
9.4 Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну
9.5 Защита персональных данных работника (глава 14 Трудового кодекса РФ, статьи 85-90; извлечения)
10. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ И РЕГИСТРАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Статья 11. Порядок учреждения общества
Статья 12. Учредительные документы общества
Статья 13. Государственная регистрация общества
11. ИССЛЕДОВАНИЯ И РАСЧЕТЫ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
13.1 Деловая игра: Организация деловой переписки и оформление документов по сделке в двух вариантах - путем составления и обмена деловыми письмами (оферта и акцепт) и путем разработки специального коммерческого соглашения
13.2 Деловая ситуация: Оформление на работу
13.3 Отдельные практические задания
13.4 Состав папки студента по итогам изучения делопроизводства
13.5 Вопросы по теории делопроизводства
ЛИТЕРАТУРА
Введение
Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того что оно «потребительское» и «постиндустриальное», еще характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации на современном этапе развития человечества. Уместно отметить, что темпы научно-технического прогресса, развитие компьютерных, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек; многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.
Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.
Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо - это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство - один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.
По определению, делопроизводство (документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами1.
В этой книге рассмотрены вопросы дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Государственного образовательного стандарта по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием», утвержденного Приказом министра образования РФ от 2 марта 2000 г. № 686: · документ и системы документации;
· управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов;
· составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения;
· организация документооборота;
· систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения;
· современные способы и техника создания документов;
· деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения;
· правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами;
· корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция;
· организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
Автор выражает благодарность сотрудникам Центрального государственного архива Санкт-Петербурга Валентине Анатольевне Вагановой и Ирине Николаевне Григорьевой за их бесценные советы, полученные автором в процессе написания этой книги.
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
